Un projet de dématérialisation engage l’ensemble des parties prenantes d’une entreprise. Cela demande à chacun de revoir ses méthodes de travail, son organisation et la manière d’interagir avec ses collègues, clients, fournisseurs. Mais in fine, c’est tout l’écosystème de l’entreprise qui y gagne, et nous en voulons pour preuve l’exemple de l’entreprise Parts Town qui, en automatisant son processus de comptabilité client, a obtenu le prix du meilleur service Order-to-Cash de l’année, remis par l’IOFM (Institute of Finance and Management).
Parts Town est un fournisseur américain de pièces de rechange pour les appareils professionnels de cuisson destinés à l’industrie de la restauration.
Avec près de 2 000 commandes clients reçues quotidiennement et un taux de croissance annuel de 40%, le besoin de rationaliser le traitement de ses commandes et factures clients est rapidement devenu une obligation pour l’entreprise.
Objectif : le service client
Grâce à la dématérialisation de ses commandes et factures clients, Parts Town a pu éliminer chaque mois toutes les tâches manuelles associées aux 30 000 factures et autres documents de gestion.
“Avec la dématérialisation, tout est devenu plus rapide et plus efficace, nous traitons chaque jour 60% de nos commandes avant 15h, ainsi nous n’avons jamais de commandes en retard pour le lendemain et nous nous rapprochons de notre objectif chaque semaine.” Amy Argentine, Directrice du service Satisfaction Clients.
Parmi les résultats de l’automatisation du processus de gestion des commandes clients de Parts Town, le plus inattendu et positif a été l’impact sur son centre de distribution. Le fait d’avoir donné plus de visibilité et de contrôle au centre de distribution de Parts Town a en effet permis de changer entièrement la dynamique de la société.
“Nos équipes travaillant au centre de distribution ont maintenant une visibilité sur les commandes en attente et utilisent ces données pour allouer les ressources ainsi que pour prévoir la gestion de la supply chain et des recrutements“ a expliqué Amy Argentine. “Nous avions l’habitude d’avoir des employés qui faisaient des heures supplémentaires car l’équipe Service Client avait des commandes en retard. Maintenant, les employés du centre de distribution peuvent rentrer chez eux voir leur famille. Ça a été une grande amélioration dans notre façon de gérer cette opération.”
La mise en place de la dématérialisation a permis à Parts Town d’améliorer à la fois la qualité de son service client et l’efficacité de ses processus internes (comptable, supply chain …) tout en réduisant son Délai Moyen de Paiement des clients (DSO).
En guise de récompense, l’entreprise s’est vu remettre en août dernier le prix du meilleur service Order-to-Cash de l’année, par l’IOFM (Institute of Finance and Management) lors de ses trophées annuels « Accounts Receivable & Order-to-Cash Spotlight ».
“Le cycle order-to-cash est crucial pour la réussite d’une entreprise. Il impacte à la fois la satisfaction des clients et le résultat financier de la société. Nous avons eu le plaisir de récompenser Parts Town pour son engagement en faveur de l’expérience client qui lui a permis de soutenir sa croissance tout en développant sa notoriété. » Brian Cuthbert, Directeur General de l’Institute des Finances et du Management.
- En savoir plus sur le prix IOFM Account Receivable & Order to Cash Spotlight : Le TARN, réseaux regroupant les professionnels de la comptabilité client aux Etats-Unis a remis, pour la première fois en 2016, un prix dédié à la comptabilité client et au cycle order-to-cash à l’occasion des trophées de l’Institute of Finance and Management (IOFM). http://www.iofm.com/ar-conference/iofms-accounts-receivable-network-announces-first-annual-ar-o2c-spotlight-awards/
- En savoir plus sur Parts Town : Depuis plus de 20 ans, Parts Town s’est axé sur des prestations de service de très haute qualité dans la commercialisation des pièces de rechange pour le matériel alimentaire et les accessoires de cuisine pour les professionnels. Grâce au recrutement, à la conservation des talents dans l’industrie et à ses valeurs, Parts Town a su réaliser la combinaison unique de proposer des équipements les plus complets du marché, avec un ensemble de fonctionnalités à fortes valeurs ajoutées, tout en fournissant un service client enthousiaste et expert. Parts Town a été nommé dans le classement ‘‘Crain’s Fast 50’’, récompensant les sociétés de la région de Chicago avec la plus forte croissance sur 5 années consécutives, mais aussi dans le classement ‘‘Inc 5000’’ listant les entreprises privées en Amérique de Nord avec la plus forte croissance sur 6 années consécutives. www.partstown.com
Alizée Hannequart est en charge de la promotion de la marque et des solutions Esker auprès des clients de la filiale France.