L’externalisation, une première étape pour passer progressivement à la dématérialisation : l’exemple de Touax Solutions Modulaires

Moderniser la gestion de ses factures clients et gagner de l’espace pour faire face à une réduction de la surface de ses locaux : tel était l’objectif de Touax Solutions Modulaires, filiale de la société familiale Touax fondée il y a plus de 150 ans.

Le besoin est né d’un constat simple : le service comptabilité de Touax Solutions Modulaires France consacrait chaque mois environ 4 jours/homme pour la gestion manuelle des factures clients de ses 7 agences françaises, une perte de temps importante sur des tâches à faible valeur ajoutée sans compter l’espace consacré à cette activité.

Dans un premier temps, Touax Solutions Modulaires a donc fait le choix de l’externalisation pour ne plus avoir à gérer manuellement l’envoi de ses factures clients et ainsi supprimer une salle entière qui regroupait l’ensemble des imprimantes et machines d’affranchissement à la fois volumineuses et bruyantes.

Une première étape de modernisation qui permettra à Touax Solutions Modulaires d’aller encore plus loin dans sa transformation digitale et d’améliorer la satisfaction de ses clients, notamment les administrations publiques.

 

Gains de productivité et d’espace

 

Mise en place en seulement quelques mois, l’externalisation a apporté à Touax Solutions Modulaires de nombreux bénéfices :

  • Coût: économie de 20 à 30% avec la suppression des machines, des consommables, de l’affranchissement et du temps passé.
  • Qualité de travail: un nouvel environnement de travail plus gratifiant, moins administratif et plus agréable pour les équipes avec la suppression des machines bruyantes à proximité des bureaux.
  • Performance: les factures sont envoyées plus rapidement et avec moins d’erreurs. Les pièces-jointes, comme les bons de commandes, bons de livraisons et les CGV, sont ajoutées automatiquement à la facture en fonction de règles prédéfinies.
  • Collaboratif: les factures sont disponibles en ligne à tout moment pour toutes les agences régionales grâce à l’archivage numérique.
  • Administrations publiques: la facturation électronique des administrations publiques est également rendue possible en envoyant automatiquement les factures PDF sur la plateforme Chorus.

 

Des équipes qui « ne reviendraient pour rien au monde en arrière »

 

La dématérialisation n’est pas uniquement une réponse technique, c’est un véritable outil de modernisation qui a permis de fédérer nos équipes et les rendre plus performantes dans leur cœur de métier – Jean-Michel Erault – Credit Manager chez Touax Solutions Modulaires.

L’externalisation a rapidement été adoptée par les équipes de Touax Solutions Modulaires et a permis à la société de préparer ses clients au passage progressif à la dématérialisation. La dématérialisation fiscale avec l’envoi de factures signées électroniquement est actuellement en cours de déploiement. L’entreprise espère pouvoir convertir 30% de ses clients privés d’ici 1 an.

En savoir plus sur Touax Solutions Modulaires : Touax est un groupe familial français, fondé en 1853, qui s’est développé autour de 4 divisions : containers maritimes, wagons de fret, barges fluviales et solutions modulaires.  Avec 2 usines, 3 centres de Recherche & Développement, 50 agences commerciales et 650 employés, Touax Solutions Modulaires conçoit, produit et distribue une gamme complète de solutions modulaires pour des bâtiments industriels ou administratifs personnalisés, esthétiques, évolutifs et répondant aux normes les plus exigeantes (sécurité, construction et environnement).

Alizée Hannequart est en charge de la promotion de la marque et des solutions Esker auprès des clients de la filiale France.