Amélioration du résultat Net, rapide retour sur investissement, meilleure visibilité… sont autant d’arguments qui font briller les yeux des chefs d’entreprises quand on leur parle de dématérialisation. Mais qu’en est-il des utilisateurs finaux ? Qu’est ce qui explique que les services financiers, achat ou relation client soient si friands de dématérialisation ?
Cet engouement n’a pas toujours été le cas. Les collaborateurs ont craint pendant longtemps que la transition numérique menace leur travail. Mais une fois mise en place, tous réalisent que la dématérialisation leur permet d’éviter les tâches manuelles, redondantes et sans aucune valeur ajoutée pour se concentrer sur leur cœur de métier.
Voici les 3 raisons pour lesquelles les collaborateurs disent stop aux processus manuels :
- Saisir les données à la main
Existe-t-il une tâche plus chronophage, et aussi peu valorisante que celle d’imprimer chaque e-mail, de trier chaque fax reçus pour ensuite saisir son contenu, ligne par ligne, à la main dans le système de gestion de l’entreprise ? En plus d’être une totale perte de temps, l’efficacité de la manœuvre laisse également à désirer. Après tout l’erreur ne peut être qu’humaine !
- Archiver et surtout retrouver un document
Dans un monde idéal, les entreprises possèderaient un système de classement et d’archivage standardisé et suivi à la lettre par tous les collaborateurs. Mais nous ne vivons pas dans un monde idéal et non seulement les collaborateurs perdent un temps considérable à organiser et archiver manuellement leurs documents de gestion mais ils doivent également se dépêtrer du système de classement de leur collègue lorsqu’il faut retrouver un document qui ne leur appartient pas.
Il n’y a pas pire que l’archivage physique pour perdre ou endommager de manière définitive des documents essentiels pour l’entreprise.
- Gérer, suivre et analyser une commande, un litige ou une facture
Sans système centralisé, il est impossible pour une personne d’assurer un suivi réactif et efficace des requêtes clients ou fournisseurs. Mauvaise communication, réponse tardive, ou piste d’audit incomplète sont autant de désagréments entraînés par un processus manuel et qui, sur le long terme, peuvent nuire à l’image de l’entreprise.
En dématérialisant chaque étape du processus, il n’y a plus à se soucier de l’impression, de la saisie et ou l’archivage des documents.Mais automatiser un processus documentaire manuel permet d’aller beaucoup plus loin que les 3 problèmes cités ci-dessus.
Chaque commande et chaque facture, qu’elle soit reçue par fax, email ou EDI est prise en compte par la solution, de son arrivée à son paiement, en passant par sa validation.
Quel que soit le bénéfice retiré par les collaborateurs, dites-vous qu’il sera encore plus important pour l’entreprise, son management et finalement toutes ses partie-prenantes internes et externes.
Depuis août 2014, Thomas Honegger est Directeur de la filiale France d’Esker. Sa mission consiste à développer toutes les activités commerciales, marketing et consulting de cette entité.