10 fois moins de factures en attente de validation grâce à la dématérialisation

Opérant 17 sites répartis en France et en Europe, le Groupe STACI, leader européen de la logistique de détail BtoB et publi-promotionnelle, compte plus de 300 clients grands comptes, 1 500 fournisseurs, 500 000 références, et gère environ 20 millions de lignes de commandes par an.

Depuis la création de l’entreprise, les équipes géraient manuellement le traitement mensuel des 1 500 factures fournisseurs et des 3 800 factures clients, un travail très chronophage et fastidieux !

Le Groupe STACI a alors repensé toute son organisation en dématérialisant le traitement de ses factures fournisseurs dans un premier temps. Un réel succès qui a motivé l’équipe Finance à poursuivre sa démarche de modernisation en dématérialisant également les factures clients.

La dématérialisation des factures fournisseurs et des factures clients : un double enjeu de performance interne et de satisfaction client

A ce jour, le métier facturation est opéré en interne par 20 personnes réparties sur 4 pôles décentralisés. Et grâce à la dématérialisation, le Groupe STACI a gagné en productivité et permis à ses équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en répondant aux attentes de leurs grands donneurs d’ordres qui ont lancé des démarches de dématérialisation de leurs factures entrantes, un résultat gagnant-gagnant pour toutes les parties prenantes !

« Nos processus de facturation sont sur-mesure car ils s’adaptent aux spécificités et aux attentes de clients de plus en plus exigeants. Nous estimons que les processus à optimiser grâce à ce projet représentent environ une journée de travail par mois par personne. » Brigitte Andreolis-Clavier

Le Groupe STACI peut en effet adapter le format d’envoi des factures en fonction des souhaits de chaque client (papier, électronique, EDI) et ainsi réduire les délais d’encaissement grâce à l’envoi des factures “au fil de l’eau” et la gestion plus fluide des litiges éventuels.

« En externalisant et en dématérialisant nos flux, nous ciblons certes un gain de productivité, mais surtout le renforcement de notre expertise facturation tout en contribuant à la démarche environnementale par une réduction de notre consommation de papier. »  Brigitte Andreolis-Clavier

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Un ROI de 8 mois pour la dématérialisation des factures fournisseurs

En dématérialisant ses factures fournisseurs, le Groupe STACI a observé de nombreux bénéfices parmi lesquels :

  • Des gains de productivité allant jusqu’à 1,6 ETP pour les équipes (comptables et administratives),
  • L’amélioration de la traçabilité des factures tout au long du cycle de validation,
  • Une réduction des coûts de consommables liés à l’impression et aux photocopies des factures,
  • Un temps de validation des factures fournisseurs divisé par trois et une division par 10 du nombre de factures en attente de validation,
  • L’amélioration de l’archivage et de la recherche des factures,
  • Une diminution de l’impact environnemental en réduisant au maximum l’émission de papier.

En savoir plus sur STACI : STACI est le logisticien de détail BtoB, BtoC spécialisé dans la gestion des imprimés, des supports publi-promotionnels, et des achats hors production et du e-commerce. Avec plus de 230 000 m2 d’entrepôts de dernière génération répartis sur 17 sites en Europe pour 300 grands clients internationaux, STACI gère en permanence plus de 500 000 références et prépare environ 20 millions de lignes de commandes par an. Le Groupe STACI a réalisé un chiffre d’affaires 2012 de 173,9 M€ pour un effectif de 1 000 collaborateurs.

Alizée Hannequart est en charge de la promotion de la marque et des solutions Esker auprès des clients de la filiale France.