La dématérialisation, dans sa définition la plus simple, consiste à transformer un document papier en fichier numérique.
A la différence de la simple numérisation, la dématérialisation permet à l’entreprise d’agir sur les informations contenues dans le document comme le fait de lire et d’extraire des données afin qu’elles puissent être intégrées automatiquement dans les processus de gestion de l’entreprise.
Parmi les documents les plus souvent dématérialisés par les entreprises, ce sont avant tout les factures (clients et fournisseurs) mais aussi les bons de commande, les bons de livraison, les notes de frais ou encore les bulletins de paie… autant dire que tous les départements de l’entreprise sont concernés (comptabilité, finance, achats, ressources humaines, supply chain…).
La dématérialisation pour quoi faire ?
Se lancer dans un projet de dématérialisation n’a rien d’anodin. Eliminer la gestion manuelle et papier des documents implique souvent de revoir tout ou partie d’un processus et donc la manière même dont fonctionnent les services et les collaborateurs entre eux. Un projet de dématérialisation nécessite un réel investissement humain souvent accompagné d’un changement dans l’organisation des équipes, mais cela en vaut-il vraiment la peine ?
Des avantages métiers et humains
Si les articles sur le sujet regorgent d’arguments économiques et financiers en faveur de la dématérialisation, les bénéfices humains et fonctionnels liés à la transition numérique des métiers font souvent défaut.
Passons ici en revue 3 avantages métiers et humains de la démat’ :
- La réduction (voire la suppression) du papier
Quand on sait qu’en moyenne 5 exemplaires d’un même bon de commande circulent dans l’entreprise, on imagine facilement comment la dématérialisation peut aider à réduire, voire supprimer ce volume inutile de papier et par la même supprimer les coûts associés !
Moins de papier consommé, moins de courriers envoyés et moins d’encre utilisée, c’est aussi l’environnement qui y trouve son compte. La dématérialisation s’inscrit en effet pleinement dans une démarche de responsabilité de l’entreprise et de ses parties prenantes.
- L’amélioration du service
Qui dit dématérialisation, dit standardisation des échanges, suppression des tâches manuelles et fluidité des processus. A la clé : des données de meilleure qualité, une centralisation des informations accessibles à tous et un nombre d’erreurs en baisse.
La validation des documents est aussi directement impactée : fini les parafeurs papier qui font le tour des bureaux, désormais toutes les factures ou bons de commandes sont disponibles n’importe où en temps réel et peuvent être validés d’un simple clic depuis un smartphone.
- La valorisation des ressources
Les projets de dématérialisation engendrent des bénéfices aussi bien sur le plan métier qu’humain. En supprimant les tâches administratives et manuelles, les équipes retrouvent un travail plus valorisant, avec des outils modernes qui leur permettent d’être plus efficaces et performantes au quotidien. La communication et les échanges deviennent plus fluides et entraine une meilleure collaboration, que ce soit entre les équipes qu’à l’extérieur de l’entreprise.
Couplé à la réduction des coûts, ces avantages font de la dématérialisation un cercle vertueux pour l’entreprise en interne mais également pour son écosystème car elle permet d’améliorer la relation de l’entreprise avec ses clients et ses fournisseurs grâce à un meilleur respect des délais de paiement et une optimisation de la trésorerie lorsqu’elle est appliquée aux factures et commandes.
Aurélie Entrena occupe le poste de Responsable Marketing et Communication pour la filiale France d’Esker.