La réglementation autour de la gestion, la dématérialisation et l’ archivage des factures évolue sans cesse et il n’est pas toujours aisé de s’y retrouver. Aujourd’hui je vous propose de faire un point suite à la sortie, le 30 mars 2017, du dernier arrêt en matière d’archivage électronique des factures.

Contexte légal autour de la dématérialisation et de l’ archivage des factures fournisseurs

Tout d’abord revenons sur les bases de l’archivage des factures en entreprise. Il est régi par 2 codes : le Code des Impôts qui impose aux entreprises de conserver leurs documents comptables au moins 6 ans et le Code du Commerce qui, quant à lui, exige un archivage pendant 10 ans.

Jusqu’à présent, les factures émises ou reçues devaient être conservées sous leur format d’origine, interdiction absolue donc de scanner ses factures et d’en jeter les originaux papier (exception faite pour les factures clients qui avaient récemment profité d’un élargissement de la législation, permettant aux entreprises de les archiver de manière électronique tant que la piste d’audit fiable pouvait être certifiée).

Cette réglementation répondait certes à de véritables besoins en matière de contrôle de la fiscalité des entreprises mais s’avérait de plus en plus contraignante en termes de ressource, d’espace, de temps passé et de coût pour les entreprises.

C’est donc avec beaucoup d’attente et un peu d’appréhension, que les entreprises ont été confrontées, le 30 mars dernier, à la sortie de l’article 16 de la loi de finance rectificative de 2016 qui rend désormais possible l’archivage sous format électronique de l’ensemble des factures reçues ou émises.

Ce nouvel arrêté stipule donc que les factures (clients et fournisseurs) émises à partir du 1^er avril 2017, peuvent être conservées uniquement sous format électronique si tant est qu’elles respectent les conditions de sécurisation suivantes :

Le document numérique doit reproduire à l’identique la facture originale,
Le document numérique ne doit pas être compressé,
Le document numérique doit être horodaté,
Le document numérique doit être sécurisé avec un dispositif RGS* (cachet serveur, signature électronique, empreinte numérique…).

Comment tirer parti des nouvelles réglementations

Toute évolution réglementaire entraîne avec elle son lot de contraintes et d’opportunités. L’archivage papier tel que nous le connaissons est donc petit à petit amené à disparaître …. Et c’est plutôt une bonne chose me direz-vous.

Quel que soit votre choix en matière d’archivage (en interne ou via un tiers archiveur), sachez avant toute chose que le lieu de conservation doit obligatoirement être situé en France ou dans un État ayant conclu avec la France une convention prévoyant une assistance mutuelle, un droit d’accès en ligne de téléchargement et d’utilisation des données concernées (NB : les Etats-Unis ne font pas partie par exemple de cette liste).

Avec le nombre de données et de documents qui circulent dans une entreprise, il est également essentiel de mettre au clair un véritable plan d’archivage. Au-delà de la simple sauvegarde, le plan d’archivage défini, pour chaque donnée ou document, le format, le temps et le niveau de sécurisation nécessaire à sa conservation légale.

Egalement, les factures émises ou reçues, qui ne sont pas signées électroniquement ou transmises par un mode EDI, nécessitent la mise en place d’une documentation de Piste d’Audit Fiable. La nouvelle procédure ne remplace en aucun cas cette obligation et doit justement s’intégrer dans cette documentation. L’obligation de la piste d’audit fiable reste donc plus que jamais actuelle.

La dématérialisation dans tout ça ?

La dématérialisation permet aux entreprises de normaliser leur processus de gestion des factures afin d’en faciliter la vérification, le rapprochement et la validation par le service comptable.

Assurer l’uniformité de l’archivage de l’ensemble des documents est également un des rôles principaux de la dématérialisation, avec comme bénéfices :

L’accélération du traitement,
La disparition des règlements en double,
La conformité aux réglementations,
La suppression du papier,
La traçabilité des documents et visibilité à 100%,
Et l’amélioration des relations fournisseurs.

Assurez-vous simplement que votre prestataire soit capable de vous assurer une empreinte numérique et la signature des factures, l’horodatage des documents ainsi que l’archivage électronique sécurisé afin de pouvoir répondre les yeux fermés aux obligations réglementaires en vigueur.

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Thomas Honegger

Depuis août 2014, Thomas Honegger est Directeur de la filiale France d’Esker. Sa mission consiste à développer toutes les activités commerciales, marketing et consulting de cette entité.