Comment améliorer sa comptabilité fournisseurs dans un contexte à la fois multi sociétés et multi sites ? Une question clé qui revient fréquemment dans les échanges que nous pouvons avoir avec nos clients. La dématérialisation est une réponse évidente pour nous mais en quoi répond-elle vraiment aux besoins particuliers de ces entreprises réparties sur plusieurs sites dans l’hexagone et dans le monde ?

La réponse avec un cas concret d’une ETI familiale spécialisée dans le secteur du transport et de la logistique qui ne compte pas moins de 10 sociétés réparties sur 7 sites en France : le Groupe CHÂTEL. Jusqu’à présent, le service comptable du Groupe CHÂTEL, gérait manuellement au siège le traitement des 20 000 factures fournisseurs annuelles avec une cinquantaine de valideurs et jusqu’à 6 niveaux d’approbation.

Une tâche fastidieuse qui engendrait de nombreuses difficultés : un manque de contrôle et de sécurité sur le processus d’enregistrement des factures, un temps de traitement des factures trop long qui pouvait retarder de 10 à 15 jours l’enregistrement des factures, un manque de traçabilité en interne pour retrouver les factures et un manque de visibilité sur le circuit de validation, et pour finir une mauvaise répartition de la charge de travail.

L’intégration avec l’ERP : condition cruciale pour un projet de dématérialisation

L’importance de disposer d’une solution qui parle le même langage que votre ERP n’est plus à démontrer. En 2014, le Groupe CHÂTEL a ainsi fait le choix d’une solution de dématérialisation entièrement intégrée à son système de gestion CEGID. Une redirection du courrier a été mise en place pour centraliser la réception des factures papier au siège social (qui ne passent donc plus par chacune des filiales). Les factures reçues au format papier (90% du volume total) sont désormais scannées par les comptables directement au siège.

Quel que soit le canal de réception, les 20 000 factures fournisseurs annuelles du Groupe CHÂTEL sont ainsi automatiquement comptabilisées à J+1 dans Cegid.

Au cours d’un entretien Mickaël Asseline, Directeur Administratif et Financier du Groupe CHÂTEL, nous a confirmé que la « dématérialisation avait permis au Groupe de passer d’une gestion artisanale à des processus de gestion fiabilisés », leur objectif était en effet « d’optimiser leur comptabilité fournisseurs, de gagner en efficacité et d’avoir un meilleur suivi et contrôle de l’ensemble du processus », le tout en tenant en compte l’ERP de la société CEGID.

Mise en place en 2014, la dématérialisation a permis au Groupe CHÂTEL d’obtenir de nombreux bénéfices :

– Un traitement des factures qui se fait désormais quotidiennement,
– Des lettrages comptables et règlements effectués de manière hebdomadaire,
– Une traçabilité de toutes les factures, avec possibilité de retrouver l’historique à tout moment,
– Une meilleure gestion de la trésorerie grâce à la visibilité sur les décaissements,
– La possibilité de créer des profils consultatifs notamment pour les commissaires aux comptes,
– Une facilité d’accès grâce à une application qui permet aux valideurs en situation de mobilité de gérer, valider et traiter leurs factures 24h/24 et 7j/7.

Je conclurai cet article sur les mots de Mickaël Asseline :

« Déployée en seulement 1 mois, la solution de dématérialisation des factures fournisseurs a été prise en main très rapidement par les utilisateurs et les approbateurs qui avaient été préalablement formés en interne. La dématérialisation est aujourd’hui devenue tout simplement indispensable au sein du Groupe CHÂTEL et nous ne pourrions pas revenir en arrière ! »

Pour aller plus loin, je vous propose de découvrir (ou redécouvrir) les articles suivants :

• Plein phare sur la dématérialisation des factures fournisseurs de Feu Vert

• STX améliore de 40% sa productivité grâce à la dématérialisation de ses factures fournisseurs

• 10 fois moins de factures en attente de validation grâce à la dématérialisation