Culligan France, expert du traitement de l’eau et des factures fournisseurs

factures fournisseurs

La relation clients est au cœur de toutes les préoccupations des entreprises mais qu’en est-il de la relation fournisseurs ? Certes en termes purement business, la relation qu’une entreprise entretient avec ses fournisseurs peut sembler moins prioritaire mais nous aurions tort de penser qu’elle n’en est pas tout autant stratégique. Souvent manuelle et peu optimisée, la gestion des factures fournisseurs représente pourtant un maillon essentiel de la gestion comptable et financière d’une entreprise et un enjeu majeur en ce qui concerne la fiabilité de son organisation ou la qualité de sa trésorerie. Pour améliorer ce processus et permettre aux entreprises d’avoir une visibilité à 360° de leur comptabilité fournisseur, nombreuses sont aujourd’hui les entreprises à se tourner vers la dématérialisation.

Le Groupe Culligan est considéré comme le leader mondial des solutions de traitement des eaux depuis 80 ans. Présent dans 90 pays, le groupe dispose d’une filiale française basée dans les Yvelines.

Culligan France est organisée de manière décentralisée et jusqu’en 2016, le service comptabilité du groupe recevait chaque semaine les factures fournisseurs de frais généraux au format papier en provenance de ses 30 sites répartis sur toute la France via son Centre de Service Partagé (CSP). Un volume qui représentait, à l’année, plus de 20 000 factures fournisseurs gérées manuellement par l’équipe de 5 personnes du Service Comptabilité Fournisseurs.

Cette organisation peu moderne entraînait de nombreux dysfonctionnements qui ont poussé Culligan France à revoir son organisation et à se tourner vers la dématérialisation :

« Notre organisation décentralisée engendrait de nombreux retards dans le traitement des factures fournisseurs : pertes de factures, relances fournisseurs chronophages et surtout une opacité totale sur l’ensemble du processus. Un certain nombre de dysfonctionnements qui, mis bout à bout, généraient du stress, une surcharge de travail et une baisse de notre qualité de service »  François Cornuez, Directeur Comptable de Culligan France.

Zéro document perdu grâce à la dématérialisation des factures fournisseurs

Grâce à la dématérialisation, les factures sont comptabilisées en 24 heures contre plusieurs semaines auparavant et surtout elles sont directement intégrées dans l’ERP SAGE X3 sans intervention manuelle.

La validation des factures est également grandement simplifiée et sécurisée puisque les factures sont envoyées en validation dès le lendemain de leur réception auprès d’un réseau de 80 approbateurs selon un schéma de validation prédéfini à l’avance. Plus aucune facture papier en circulation, donc plus aucun risque de perte de documents et de retard de paiement. Les approbateurs sont même relancés automatiquement quand ils tardent à valider une facture.

« Nous avons pu reproduire dans notre outil de dématérialisation les contrôles que nous avions déjà mis en place dans notre ERP SAGE, à savoir : la vérification des codes TVA et des comptes analytiques, ou encore calcul de l’échéance. Finalement, la dématérialisation représente une continuité naturelle de la transformation numérique de Culligan » ajoute François Cornuez.

En un an d’utilisation, Culligan France a observé de nombreux bénéfices parmi lesquels une organisation qui offre au CSP une plus grande autonomie, une saisie et un règlement plus rapide des factures fournisseurs ainsi qu’un meilleure gestion de la TVA permettant des prévisions de trésoreries au plus juste. L’archivage simplifié, la meilleure visibilité sur l’ensemble du processus et la comptabilisation plus rapide ont également permis une revalorisation des tâches au sein de l’équipe comptable.

In fine, plus qu’une amélioration de ses processus internes, l’entreprise a surtout observé une meilleure relation avec ses fournisseurs et une meilleure gestion comptable de sa propre trésorerie.

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En savoir plus sur Culligan : Depuis 80 ans, Culligan est le leader mondial des solutions de filtration d’eau. Aujourd’hui, Culligan emploie en France plus de 1 200 salariés dans 30 agences et 21 concessions indépendantes et réalise 100 millions d’euros de chiffre d’affaires. Son activité repose sur une gamme large d’adoucisseurs, de systèmes de filtration, de fontaines, de contrats de service, de consommables… à destination des cibles grand public et professionnels.

Alizée Hannequart est en charge de la promotion de la marque et des solutions Esker auprès des clients de la filiale France.