Sans vouloir réapprendre le métier de comptabilité fournisseurs, il est toujours bon de rappeler quelques solutions et bonnes pratiques permettant de résoudre certains problèmes dans les processus traditionnels. Je vous propose de découvrir notre TOP 5 des difficultés les plus rencontrées par votre équipe comptable.

#1 La saisie manuelle

Vue la liste à rallonge des risques dus à la saisie manuelle des données de factures, il est étonnant de voir que cette pratique reste aussi répandue dans les entreprises. Chaque saisie manuelle de facture effectuée représente un risque d’erreurs engendrant une perte de valeur pour l’entreprise. A éviter à tout prix !

#2 L’approbation

La validation manuelle d’une facture est une étape dont la durée reste très aléatoire, surtout si celle-ci reste sur le bureau ou dans la boite e-mails de l’approbateur. L’intégralité du cycle de paiement est ainsi directement impactée et ralentie. A proscrire !

#3 Les factures erronées

Les exceptions arrivent, mais cela ne signifie pas qu’elles doivent être acceptées sans poser de questions. L’enquête Ardent Partners a révélé que, en moyenne, 17,8% des factures fournisseurs d’une entreprise génèrent des exceptions, là où pour les entreprises plus averties la moyenne tombe à 9,8%. Un contraste flagrant compte tenu des impacts engendrés par les erreurs sur l’efficience de la Comptabilité Fournisseurs.

#4 Les retards de paiement

Il s’agit là d’un des problèmes les plus graves car il a de fortes probabilités de dégrader les relations avec vos fournisseurs, de vous faire passer à côté de remises pour paiements anticipés et d’avoir des conséquences importantes sur l’efficacité de votre équipe.

#5 Traçabilité et suivi de l’activité

Selon l’Institut de Finances et Gestion, seul 15% des services Comptabilité Fournisseurs sont munis d’outils d’analyses comme des tableaux de bords. Comment font-ils ? Et bien manuellement, ce qui rend plus compliqué pour les équipes des prioriser leurs tâches, pour les managers de mesurer la performance et pour la direction financière de disposer de la visibilité nécessaire sur leur trésorerie.

Comment l’automatisation répond à tous ces enjeux ?

Maintenant que les problèmes sont identifiés, ne désespérez pas d’y trouver une solution. Non, surtout si vous êtes capable de reconnaître une solution efficace lorsque vous en trouvez une.
Pas la peine de chercher bien loin, nous vous avons montré quelles sont les difficultés de la gestion manuelle des factures fournisseurs, nous allons vous guider vers la solution.
Comment un seul outil peut résoudre autant de problèmes à la fois ? Il permet d’améliorer l’ensemble du processus – de la capture et l’extraction des données de la facture à validation automatique ou encore aux KPI sur des tableaux de bords. Les bénéfices déferleront sur l’ensemble des étapes du processus et impacteront positivement le travail des collaborateurs.
Face aux différents points négatifs listés précédemment, vous pourrez profiter des nombreux bénéfices :

• Réduire les coûts de traitement,
• Améliorer de la satisfaction des fournisseurs,
• Bénéficier d’escomptes,
• Améliorer le pilotage d’activité et le reporting,
• Accélérer les délais de paiement,
• Supprimer les paiements en double,
• Renforcer la cote de crédit,
• Assurer la conformité réglementaire.

Pour aller plus loin, je vous propose de découvrir (ou redécouvrir) les articles suivants :

• Respect des délais de paiement & dématérialisation des factures fournisseurs : un duo gagnant
• Adeo Services aménage son processus de gestion pour ses 25 000 factures de frais généraux annuelles