La transformation digitale : enjeux et opportunités pour les entreprises – BY MAZARS & ESKER (2ème partie)

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En octobre 2019, nous avions publié un premier article sur le thème de la digitalisation des entreprises, que vous pouvez retrouver ICI.

Dans cette deuxième partie, nous allons parler de la donnée au cœur de la digitalisation des entreprises et des technologies à mettre en oeuvre dans vos projets. Nous vous donnerons également quelques conseils pour réussir votre projet de digitalisation de vos processus. Bonne lecture !

LA DONNÉE AU CŒUR DE LA TRANSFORMATION DIGITALE DES ENTREPRISES

#1 Collecte des données & obligations légales

De nos jours, nous avons de plus en plus de données disponibles et pour définir comment celles-ci doivent être transférées au sein des entreprises, une première obligation légale a été mise en place : la Piste d’Audit Fiable.

Le saviez-vous ? La Piste d’Audit Fiable est une documentation qui va reconstituer dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation depuis son origine (ex : bon de commande) jusqu’au document facture. Cette réglementation a été instaurée pour s’assurer que la TVA soit bien collectée, que l’ensemble des origines des documents soit bien pisté, et que les engagements des uns et des autres soient tenus.

Un deuxième élément important dans la collecte des données est : la blockchain, où comment on sécurise le transfert d’informations. Si on devait caricaturer ce terme, la blockchain serait un grand livre de compte décentralisé qui permet de tracer l’ensemble des données et des transactions qui, une fois validé, ne peut plus être ni modifié ni effacé.

Il est également nécessaire de mentionner le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Comme vous le savez, en mai 2018 est entré en vigueur ce règlement pour encadrer le traitement des données de manière égalitaire dans toute l’Union Européenne. Les objectifs sont notamment de renforcer les droits de la personne, responsabiliser les acteurs de la donnée, et crédibiliser la régularisation. Beaucoup d’entreprises se posent la question : “Est-ce que je suis concerné par ce règlement ?” La réponse est : “oui !” Si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet, vous pouvez vous rendre sur le site de la CNIL et obtenir un kit, disponible pour les entreprises.

Aussi, découlant de l’article D8222-5 du Code du Travail entré en vigueur le 1er janvier 2012 et qui vise à lutter contre le travail dissimulé, l’obligation de vigilance oblige tous les donneurs d’ordres réglant des factures d’un montant égal ou supérieur à 5000€ hors taxe avec ses fournisseurs à récupérer auprès de ceux-ci :

  • Un document attestant de l’immatriculation de l’entreprise (Kbis ou équivalent),
  • Une attestation de vigilance délivrée par l’Urssaf, certifiant qu’ils sont à jour de leurs obligations sociales dès la conclusion du contrat.

Pour chacun de ces documents, le donneur d’ordres doit également s’assurer de leur authenticité via le numéro d’identification et de leur validité, le Kbis et l’attestation URSSAF étant valables six mois seulement. En complément de ces deux documents, le code du travail impose également la collecte de la liste nominative des travailleurs étrangers hors CE employés par l’entreprise ou à défaut une attestation de non-emploi de salariés étrangers hors CE.

#2 Traitement et transmission des données

Lorsque nous traitons et transmettons des données, nous avons aussi des obligations qui vont s’imposer à nous qui proviennent de différents acteurs :

  • Législateur :
    • En France, en juin 2014, une ordonnance a été votée obligeant tous les fournisseurs de la sphère publique à envoyer leurs factures au format électronique, entre 2017 et 2020 selon leur taille, via un portail dématérialisé qui s’appelle Chorus.
    • Le 1er janvier 2014, le législateur a indiqué aux entreprises qu’elles devaient créer et fournir lors des contrôles un fichier des écritures comptables (FEC).
    • Avec la loi Sapin 2, les entreprises ont pour obligation de faire une annonce lorsqu’elles reçoivent une pénalité pour le non-respect des délais de règlement.
  • Commissaires aux comptes & administration fiscale : Les entreprises dont l’exercice est ouvert depuis le 1er juillet 2016 doivent, dans leur rapport de gestion, fournir sur l’ensemble des clients et fournisseurs le montant et le nombre des factures qui ne sont pas payées.
  • Contrôle interne : en interne, vous allez également regarder comment sont traitées et transmises vos données et ce que vous pouvez faire de vos données.

Le saviez-vous ?
Quand une facture est bloquée dans une entreprise (ex : problème de validation, litige sur la facture, mauvaise mention, etc.), elle peut mettre plus de 50 jours a être débloquée.

#3 La donnée : un levier de performance des outils de digitalisation

Côté cycle fournisseur :

  • La qualité des données est un enjeu fort car elle permet à des outils de digitalisation de fonctionner correctement et d’être efficients. Les solutions de digitalisation des factures fournisseurs reposent sur des technologies de reconnaissance de documents et d’intelligence artificielle qui sont nourris par les données.
  • La qualité des référentiels de contrôle est également importante. En effet, quand on reçoit une facture fournisseur, on va contrôler les informations contenues dans cette facture avec un référentiel qui est souvent le référentiel fournisseur de l’ERP. Ces contrôles n’ont de sens que si ces valeurs de référence sont fiables.
  • Une solution de digitalisation permet la mise à disposition d’un certain nombre de données de suivi. Si on veut fluidifier la relation avec le fournisseur, il faut que ces données soient pertinentes et fiables. De plus, la qualité des données va permettre un pilotage du processus plus fin.

Côté cycle client :

  • L’objectif est que la facturation se fasse sans erreur. Par exemple, si la base client ou le contenu de la facture contient des erreurs (mauvaise adresse, mauvais contact, mauvais média de diffusion…), vous allez avoir des difficultés dans le processus de facturation et de recouvrement.
  • Sur les contrôles des référentiels et les données de suivi, on retrouve les mêmes enjeux que pour la facture fournisseur.

Une solution comme Esker vous permet d’exploiter les données en alimentant des indicateurs de pilotage intégrés à des tableaux de bord dynamiques et personnalisables :

Solution Esker de digitalisation des processus

Ces tableaux de bord permettent à la fois de suivre l’activité quotidienne, piloter le processus et réaliser des analyses. Sur la partie fournisseur, nous pouvons retrouver les indicateurs suivants :

  • Nombre de factures en attente par approbateur ou par fournisseur
  • Nombre de factures vérifiées par mois
  • Délai moyen de traitement par mois
  • Délai moyen d’approbation par approbateur/fournisseur…

Et sur la partie client :

  • Factures par mode d’envoi (répartition courrier, fax, e-mail, EDI et portail)
  • Indice d’efficacité de recouvrement (CEI)
  • Délai moyen de paiement (DSO)
  • Total échu à la fin du mois
  • Total en litige à la fin du mois
  • Adoption de la facturation électronique…

QUELLES TECHNOLOGIES UTILISER DANS VOS PROJETS DE TRANSFORMATION DIGITALE ?

Le Cloud, la robotisation (RPA), l’intelligence artificielle, l’analyse prédictive, la blockchain… Toutes ces nouvelles technologies appliquées aux enjeux des entreprises apportent des accélérateurs certains pour gagner en pertinence et efficacité avec une attention renforcée sur les données.
On retrouve toutes ces technologies dans l’ensemble des solutions Esker en mode SaaS (Software as a Service).
Par exemple :

  • Le deep learning est utilisé pour le découpage automatique des lots de factures, la détection des anomalies de commandes, et la synergie des modèles de commandes.
  • Grâce au machine learning, la solution de recouvrement Esker est capable d’analyser les comportements de paiement des clients et d’adapter les actions de relance.
  • La RPA permet de déposer des factures sur le portail fournisseur des clients ou bien d’aller chercher des commandes directement sur un portail fournisseur.

COMMENT FAIRE DE VOS PROJETS DE TRANSFORMATION DIGITALE UN SUCCÈS ?

Voici quelques conseils que nous pouvons vous donner pour réussir votre projet de digitalisation de vos processus :

  • Définir le périmètre du projet : Quels sont les types de documents concernés ? Comment est organisée votre entreprise ? Est-ce un projet national ou international ? Quel est votre environnement informatique actuel ?
  • Définir vos objectifs : Ils doivent être clairs et atteignables (gain de temps, plus de visibilité, meilleur pilotage de l’activité, réduction de coût…).
  • Impliquer vos équipes dès le début du projet : Sans le soutien des membres de vos équipes, votre projet sera difficile à mettre en oeuvre.
  • Choisir et intégrer la solution : Celle-ci devra répondre à tous vos critères. Il est également important de mettre en place des sessions de formation pour favoriser l’acceptation de ce nouvel outil au sein de vos équipes.
  • Faire vivre votre projet : Une fois la solution intégrée, il faut continuer à communiquer en interne pour faire adhérer tous les membres et dans un but d’optimisation continue de votre projet.

Vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet ? N’hésitez pas à visionner l’une de nos 6 web conférences en replay sur la digitalisation des processus P2P et O2C, en partenariat avec Mazars.

À bientôt,

Cécile OPPER, co-écrit avec David DOGIMONT et Yann GUYOMAR

Cécile Opper occupe le poste de Digital Marketing Manager au sein de la filiale France d’Esker. Elle est en charge du référencement de nos sites, des campagnes publicitaires, du blog et de l’animation des réseaux sociaux.