Digitaliser ses processus financiers : Manutan automatise sa comptabilité fournisseurs

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3 ans, c’est le temps que Manutan, leader européen du e-commerce BtoB, prévoit pour doubler le nombre de références sur son site e-commerce. Son catalogue va donc dépasser les 1 million de références !

En conséquence, le nombre de ses factures fournisseurs à traiter devrait passer de 200 000 à 600 000 documents par an. Le groupe a donc pris conscience que les équipes actuelles ne pourraient pas continuer la gestion manuelle et absorber ce nouveau volume de factures.

Pourquoi digitaliser le traitement de ses factures fournisseurs ?

  • Répondre à l’augmentation du volume de factures à effectif constant tout en gardant le même niveau de performance
  • Revaloriser les missions des équipes comptables en les orientant vers des tâches à plus forte valeur ajoutée
  • Positionner la Direction financière comme un acteur clé de la digitalisation de l’entreprise
  • Améliorer la relation fournisseurs en réduisant les délais de paiement et les litiges

Traitement 100% digitalisé et 45% de « Touchless »

Après avoir été déployée en France et aux Pays-Bas, la solution de digitalisation des factures fournisseurs sera implémentée en totale autonomie par la DSI de Manutan sur d’autres filiales du Groupe d’ici 2022 (Belgique, Suisse, Allemagne, Portugal, Angleterre et Espagne).

Aujourd’hui, les premiers objectifs sont déjà atteints : Manutan est passé de 30% à 80% de factures reçues par e-mail. Grâce à une intégration directe à l’ERP Microsoft Dynamics, la solution permet à Manutan de digitaliser la totalité du traitement de ses factures fournisseurs. Une partie est d’ailleurs gérée en mode « Touchless », c’est-à-dire sans aucune intervention manuelle (45% en France et 65% aux Pays-Bas).

De 32000 à 57000 factures annuelles traitées par personne

  • Productivité multipliée par deux au sein de la comptabilité fournisseurs avec une capacité de traitement qui est passée, en France, de 32000 à 57000 factures annuelles par personne
  • Amélioration de la visibilité et de la traçabilité à tous les niveaux, et donc du pilotage de la comptabilité fournisseurs (factures en retard, reste à faire…)
  • Homogénéisation des processus de gestion au sein des entités du Groupe
  • Réduction de moitié du nombre de valideurs grâce à la mise en place du workflow de validation strict
  • Diminution du taux de litiges avec pour objectif de rester en dessous de 4% grâce à la mise en place du workflow
  • Réduction des délais de règlement qui permet de négocier des escomptes auprès des fournisseurs
  • Gain réel en qualité de travail et revalorisation des missions des équipes comptables telles que l’analyse, le traitement des litiges… Deux ressources ont notamment été réaffectées sur la saisie des encaissements clients

À PROPOS DE MANUTAN

Groupe familial créé en 1966, Manutan est le leader européen du e-commerce BtoB, spécialisé dans la distribution multicanale d’équipements pour les entreprises et les collectivités. Son offre de produits et de services de qualité est l’une des plus larges d’Europe, et lui permet de couvrir l’ensemble des besoins de ses clients et de les accompagner dans l’optimisation de leurs achats indirects. Avec 26 filiales implantées dans 17 pays d’Europe, le Groupe compte plus de 2 200 collaborateurs et réalise un chiffre d’affaires de 741 millions d’euros en 2017/18. Manutan France a été labellisé Best Workplaces 2019 par Great Place to Work. Manutan International est une société cotée sur Euronext Paris – compartiment B – ISIN : FR0000032302-MAN.

Pour aller plus loin sur le sujet, n’hésitez pas à :

Alizée Hannequart est en charge de la promotion de la marque et des solutions Esker auprès des clients de la filiale France.