Vous êtes-vous déjà demandé le nombre d’heures que votre service ADV passe à saisir manuellement les bons de commande de votre entreprise, à les distribuer, les archiver et surtout les rechercher quand il y a un litige ?
La réponse est : beaucoup trop !
Jusqu’en 2013, le groupe Vaillant traitait manuellement ses 130 000 commandes clients annuelles. Un temps considérable avec un grand nombre d’erreurs et donc autant de freins au développement de l’entreprise.
Vaillant s’est donc tourné vers la dématérialisation, pour « supprimer le volume exponentiel de papier qui s’amassait » comme l’indique Thierry Tournier, Directeur administratif et opérations de la filiale française du groupe Vaillant et surtout gagner en efficacité et en transparence vis-à-vis de ses clients :
- Remplacement de la distribution manuelle des bons de commandes par une répartition automatique selon des règles d’affectation (client, produits, zone géographique, niveau d’urgence…)
- Retranscription de la commande affectée directement à l’écran de la personne responsable pour vérification des données
- Saisies automatique des données dans SAP, avec possibilité d’échanger avec le client directement depuis une interface dédiée si les éléments ne sont pas conformes.
- Archivage automatique du bon de commande dans SAP.
A la clé pour le groupe Vaillant :
- Une amélioration de la relation clients grâce à la réduction des erreurs liées au traitement manuel,
- Une meilleure traçabilité et traitement des litiges grâce à un suivi complet du processus,
- Des gains de temps et de productivité avec l’arrêt du traitement mensuel,
- Une diminution de l’empreinte écologique liée à la consommation annuelle d’environ 300 ramettes.
« La dématérialisation nous permet de savoir très précisément où en est la commande et d’accéder à tout moment aux documents et aux échanges avec le client. Ce gain de temps est inestimable, tout comme la qualité de service que nous apportons à nos clients avec des interactions beaucoup plus qualitatives » indique Thierry Tournier.
En savoir plus sur le Groupe Vaillant : avec 12 000 collaborateurs, un portefeuille de 8 marques et un chiffre d’affaires de 2.3 milliards d’euros, Vaillant Group est l’un des leaders européens du chauffage. Propre fabricant de ses produits, le groupe possède 11 sites de production, répartis principalement en Europe, ainsi que 5 sites de R&D.
Alizée Hannequart est en charge de la promotion de la marque et des solutions Esker auprès des clients de la filiale France.