Le traitement manuel des factures reste encore et toujours une réalité pour les entreprises, que ce soient des PME ou des grands comptes, surtout dans un contexte réglementaire de plus en plus mouvant et avec l’arrivée de la nouvelle législation en matière de facturation du secteur public : Chorus Pro. Ainsi la dématérialisation est au cœur des réflexions, elle permet, via un environnement digital et collaboratif, de structurer les processus de l’entreprise et d’en améliorer la productivité et donc in fine la profitabilité.

Coup de projecteur sur Nexecur …

Nexecur est la filiale sécurité du Crédit Agricole spécialisée dans la télésurveillance, la téléassistance et les systèmes d’alarmes. Elle gère plus de 118 000 sites protégés répartis sur tout le territoire. En 2013, la société s’est équipée d’une solution pour automatiser le traitement de ses 350 000 factures clients ainsi que 54 000 courriers administratifs et relances.

Objectif : réduire les délais de traitement, diminuer les coûts d’exploitation, gagner en souplesse et améliorer la satisfaction client ; mais aussi anticiper la compatibilité avec le portail Chorus Pro en vue du passage à la facturation électronique pour le secteur public, prévu au 1^er janvier 2018.

Un projet réalisé en douceur dans une démarche de transformation digitale avec la mise en place d’une solution d’externalisation permettant de passer à la dématérialisation progressivement.

« Nous souhaitions mettre en place une solution évolutive, qui nous permette de progresser par étape, en automatisant le traitement des factures tout en passant progressivement à la dématérialisation » – Stéphane Poirier, Chef de Projet MOA de Nexecur.

Un passage à la dématérialisation progressif et en accord avec chacun des clients

Ce sont déjà pas moins de 70% des factures qui sont aujourd’hui dématérialisées, mais Nexecur n’entend pas s’arrêter là. L’entreprise poursuit la sensibilisation de ses clients pour franchir le pas, à travers l’envoi de courriels au moment de la facturation annuelle, et l’intégration dans les nouveaux contrats d’une notification pour recevoir les factures au format électronique.

« Nous nous félicitons du fort taux de conversion : 40 000 de nos clients ont accepté de passer à la facturation électronique, soit presque 50% ! Nous avons mené différentes actions pour les sensibiliser aux bénéfices de la dématérialisation et cela porte ses fruits, particulièrement avec les nouveaux clients qui optent pour la dématérialisation dès la signature du contrat » – Stéphane Poirier.

Traitement des factures clients : 17 heures chaque mois réduites à quelques minutes par jour

Interfacée directement avec l’ERP Microsoft Dynamics NAV de la société, la solution de dématérialisation a permis d’obtenir de nombreux bénéfices :

• Absorption de l’accroissement de l’activité grâce au temps gagné : 17h de manipulation par mois réduit à quelques minutes chaque jour,
• Réduction des coûts de traitement,
• Gain en termes d’efficacité : moins d’interruptions dans le déroulé du travail grâce à l’imprimante virtuelle pour l’envoi du courrier papier, envoi de publipostage en quelques clics…,
• Augmentation de la fréquence d’édition des factures pour les différents services, de bihebdomadaire à quotidienne,
• Archivage électronique permettant de limiter le volume du papier,

• Nouvel utilisateur rapidement opérationnel.

Pour aller plus loin

N’hésitez pas à lire ou relire le billet sur le cas Eurofeu qui a mis en place la dématérialisation des factures pour ses clients du secteur public.

En savoir plus sur Nexecur : Le Groupe Nexecur est né en 1986 à l’initiative des Caisses Régionales du Crédit Agricole pour la sécurisation des agences bancaires. Aujourd’hui, c’est un Groupe national qui possède plusieurs entités métiers : Nexecur Protection (sécurité des résidences et locaux professionnels), Nexecur Assistance (aide au maintien à domicile par l’assistance des personnes), Nexecur Sécurité bancaire et Telsud (sécurisation des grandes entreprises).

En plus de systèmes d’alarme connectés à ses 5 centres de télésurveillance, la filiale sécurité du Crédit Agricole propose des solutions de vidéo protection, contrôle d’accès, détection incendie, protection extérieure…

Plus de 118 000 sites sont sécurisés sur le territoire et font confiance aux équipes NEXECUR qui assurent la commercialisation des solutions, leurs installations et la surveillance à distance.