En améliorant leurs processus de facturation et de recouvrement de créances, les entreprises s’offrent de réelles opportunités d’améliorer leur besoin en fonds de roulement et donc de libérer des ressources pour financer leur développement. Explications avec Emmanuel Olivier, Directeur Général d’Esker.

QUELS SONT LES ENJEUX ACTUELS DES ENTREPRISES EN MATIÈRE DE RECOUVREMENT DE CRÉANCES ?

Pour financer leur besoin en fonds de roulement, les entreprises peuvent recourir au crédits bancaires et bénéficier des taux actuels, particulièrement intéressants. Néanmoins, les banques étant soumises à des ratios financiers drastiques, elles n’ont d’autres choix que de se montrer plus que prudentes, limitant l’accès au crédit des entreprises, en particulier des PME. Les taux réellement pratiqués peuvent alors s’envoler. D’autre part, en sollicitant un crédit bancaire pour financer leur BFR, les entreprises détériorent leur structure financière et limitent par la même occasion leurs capacités d’emprunts pour leur développement. Dans ce contexte, la question du financement du BFR demeure cruciale pour de nombreuses entreprises, d’autant qu’en France, les retards de paiements restent un sujet récurrent. Si la situation en la matière tend à s’améliorer, notamment depuis la mise en place de la LME en 2008, nombre d’entreprises continuent de régler leurs factures hors délais, en partie parce qu’elles sont, elles mêmes, payées en retard par leurs propres clients. En négligeant ses processus de recouvrement de créances, l’entreprise prend donc non seulement le risque d’être payée en retard mais, par  l’augmentation incontrôlée de son BFR, de mettre en cause sa croissance voire sa survie.

QUELLES ACTIONS LES ENTREPRISES PEUVENT-ELLES METTRE EN OEUVRE POUR MIEUX CONTRÔLER LEUR BFR ?

L’amélioration du besoin en fonds de roulement nécessite une gestion efficace de tous les processus liés comme les stocks, les crédits fournisseurs et le recouvrement des créances clients. Sur ce dernier point, la première étape, pour être réglé au plus vite, repose sur le processus de facturation. Cela paraît évident mais facturer ses clients en accord avec les termes contractuels négociés est un prérequis à une gestion efficace du poste clients. Pour exemple, le mode de diffusion demandé par le client (support papier, e-mail, via un portail, etc), le format souhaité (pdf, signé ou non), la fréquence d’envoi, la référence à une commande précise, etc sont autant de facteurs qui, lorsqu’ils correspondent précisément aux attentes de chaque client, favoriseront grandement un respect des délais négociés. Plus l’entreprise respectera les contraintes de facturation exigées par ses clients, plus les délais de paiement seront respectés. Néanmoins, au regard de la diversité actuelle des modes de facturation (papier, PDF signés, EDI, plate-forme gouvernementale Chorus, etc), cette démarche est aujourd’hui encore complexe, notamment lorsque des centaines, voire des milliers de clients doivent être pris en compte. Face à cette situation, les outils de dématérialisation du marché représentent une solution adaptée. Ils permettent d’individualiser le traitement des factures clients de manière automatique et de répondre aux exigences formelles des clients, sans pour autant impliquer une équipe administrative pléthorique.

LA SECONDE ÉTAPE PORTE DONC SUR LE RECOUVREMENT DE CRÉANCES ?

Une fois la qualité formelle et sémantique de la facture assurée, l’entreprise doit se pencher sur ses processus de recouvrement de créances et anticiper autant que possible les échéances de règlement pour éviter les retards. Une fois encore, il est primordial de s’intéresser au client et à son comportement de paiement, de manière à adapter les processus de relances en conséquence. Afin d’accélérer le règlement des factures tout en préservant la satisfaction client, l’entreprise doit mettre en place des moyens appropriés tant en termes d’outils que de processus. Dans le cadre de cette démarche, une gestion centralisée et la collaboration aussi bien en interne entre les différents services (crédit managers, comptabilités, commerciaux,…) qu’en externe avec le client sont des points essentiels. Paradoxalement, la professionnalisation de cette phase apparaît souvent négligée.

UNE APPROCHE QUE VOUS PRÉCONISEZ AU TRAVERS DE VOTRE OFFRE CRM DE RECOUVREMENT TERMSYNC ?

TermSync intègre en effet un portail collaboratif créant le lien entre ces différents protagonistes. Cette solution incite par ailleurs les organisations à réfléchir à leur politique de recouvrement de créances, à analyser leur base client puis à déterminer des groupes homogènes en fonction des niveaux de risques. Elles peuvent alors mettre en place une stratégie de relance efficace. Le paramétrage de l’outil TermSync dépendra de cette politique et permettra d’automatiser les actions de relances définies, sans risque d’erreur, d’oubli et en assurant un suivi complet et collaboratif des actions engagées. Dès lors, un dialogue peut s’engager entre l’entreprise et le client, par exemple sur le portail prévu à cet effet. Ce dernier, en traçant les différents échanges, permet aux clients de suivre leurs factures et les dates d’échéance et même de payer en ligne. Le service recouvrement pour sa part, détecte plus rapidement les erreurs de facturation ou les éventuels litiges. Il dispose d’une vision centralisée en temps réel de ses actions de relance, y compris si l’entreprise est multi-site, multi-pays ou multi-filiales. Il identifie plus rapidement les retards de paiement et peut en assurer un pilotage efficace. Le service recouvrement gagne ainsi en productivité et en efficacité. Les entreprises qui utilisent TermSync ont ainsi constaté une baisse moyenne de leur DSO* d’un tiers.

*Days Sales Oustanding : ratio qui mesure le délai moyen de paiement des clients exprimé en jours de chiffres d’affaires.

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