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Pourquoi le calcul et l’optimisation de votre DSO est-ce si important et comment l’optimiser ?
Le DSO, ou Days Sales Outstanding, est un indicateur utilisé par les entreprises pour évaluer le délai moyen de paiement de leurs factures par leurs clients. Il est exprimé en jours de chiffre d’affaires. 33 jours. C’est le délai moyen de recouvrement des factures en France en 2022 d’après le baromètre Atradius des pratiques de paiement. Un DSO élevé présente des risques : une trésorerie en souffrance, la greffe de la dette de vos clients à vos livres comptables et le financement non consenti de leur activité… Il est donc important de le réduire. Comment le calculer ? Surtout, comment l’optimiser ?
Rappel : Pourquoi le DSO est si important ?
Le DSO, aussi appelé NJC (Nombre de Jours de Crédit Clients) ou DMP (Délai moyen de paiement) en français, est une donnée directement liée au recouvrement des créances. Il permet de savoir en combien de temps une facture est réglée ou recouvrée, ce qui en fait un indicateur clé de la santé financière de l’entreprise.
Il s'agit donc d'une donnée influente. En effet, le DSO est au cœur de la culture cash. Cet indicateur a une grande influence sur le BFR (besoin en fonds de roulement) : plus les délais de paiement seront courts, plus vite vous serez payé, impactant ainsi positivement votre fonds de roulement.
Les grandes entreprises ont tout intérêt à optimiser leur DSO pour encaisser au plus vite et ainsi faciliter les investissements dans le développement de leur activité. Mais leurs processus ne sont parfois pas en adéquation avec cet enjeu.
Rappel de la méthode de calcul du DSO
1- La méthode dite standard / comptable
Le DSO se calcule toujours par rapport à une période choisie – par exemple un trimestre ou une année. La formule standard suivante est utilisée pour le déterminer. A noter que cette méthode comporte toutefois quelques limites, car le calcul peut être tronqué si le chiffre d’affaires est fluctuant (en raison de la saisonnalité de l’activité, par exemple).
DSO = créances clients TTC / chiffre d’affaires TTC) x période (soit 360 jours)
Prenons un exemple concret avec la méthode n°1 (standard / comptable)
Une entreprise calcule son DSO sur une période d’un an. Les créances de ses clients s’élèvent à un total de 125 000 euros, et son chiffre d’affaires est de 950 000 euros. Le calcul à faire est donc le suivant :
DSO = (125 000 / 950 000) x 365 = 48
Le délai moyen de recouvrement de ses créances s’élève alors à 48 jours.
Ce chiffre est excessif – le délai de règlement maximal est généralement fixé à 30 jours. Un dépassement doit vous pousser à agir sur votre processus Order-to-Cash (O2C) et selon les termes fixés par vos conditions générales de vente.
Délai de paiement en B2B : que dit la loi ?
L’article L441-10 du Code de commerce fixe le délai maximum de paiement à 30 jours à compter de la date de réception du bien ou du service. Il peut être étendu à :
- 45 jours à fin de mois, par contrat ;
- 45 jours à compter de la date d’émission de la facture, dans le cas d’une facturation périodique (article 123 de la loi n° 2014-344 du 17 mars 2014).
Par ailleurs, le délai de paiement convenu entre les parties ne peut excéder 60 jours à compter de la date d’émission de la facture.
2- La méthode par épuisement (ou count back)
La seconde méthode utilise la formule suivante : (chiffre d’affaires TTC – encours des créances clients mensuel) + nombre de jours des mois correspondants jusqu'à l'épuisement de l’encours.
Ce mode de calcul est livré avec un avantage majeur si votre chiffre d’affaires est fluctuant. Pour cause, il entre dans le détail en ce qui concerne une éventuelle saisonnalité, et calcule le DSO pour l’ensemble du poste client.
Comment expliquer l’augmentation du DSO ?
Le DSO est influencé par deux facteurs majeurs : les retards de paiement des clients et l’efficacité de la procédure de recouvrement. En effet, cette dernière comprend souvent des tâches chronophages et incompressibles :
- gestion de l’émission des factures lorsque celle-ci n’est pas automatisée,
- dépôt de chèques à la banque,
- rapprochement comptable manuel,
- blocages techniques tels que l’enregistrement du compte fournisseur dans le cadre d’un virement bancaire,
- gestion d’exceptions (réclamations, déductions…).
Autant d’accrocs susceptibles de provoquer inquiétude et incertitude.
Pour améliorer votre DSO, il faut avoir une vision stratégique
Comme évoqué, un DSO élevé a des répercussions sur votre trésorerie et sur votre chiffre d’affaires. Ce point noir au tableau peut freiner votre investissement dans la croissance de votre entreprise.
Vous pouvez cependant y remédier via cette stratégie en trois étapes.
- Calculez votre DSO.
- Analysez le flux de trésorerie de votre entreprise grâce à cet indicateur.
- Réduisez votre DSO pour :
- soulager votre trésorerie et optimiser la santé financière de votre structure ;
- réduire votre BFR (Besoin en Fonds de Roulement) ;
- pacifier votre relation client ;
- réduire vos coûts de gestion des retards de paiements (relances, etc.).
Comment réduire le DSO ? Les bonnes pratiques en 4 étapes à mettre en place dès maintenant
1- Le cadrage de la facturation
L’optimisation de votre processus de facturation constitue le premier champ d’action pour améliorer votre DSO. Elle s’articule autour de plusieurs impératifs. Assurez-vous que :
- vos factures sont envoyées à temps ;
- les informations sur les conditions de paiement transmises à vos clients sont claires ;
- les adresses et les emails des destinataires saisis sont exactes, pour garantir que vos factures arrivent à destination.
2- Le processus de paiement
Côté paiement, vous gagnerez à optimiser l’expérience de vos clients.
Vous pouvez par exemple faciliter le paiement en leur proposant plusieurs modes de règlement, comme :
- le paiement en ligne ;
- des paiements étalés.
Attention : si vous choisissez cette deuxième option, pensez à établir un processus strict d’approbation de crédit. Il devra notamment reposer sur l’évaluation régulière des informations sur les crédits en cours et du respect par les parties impliquées de leurs obligations.
Pour les inciter à s’acquitter plus rapidement de leurs factures, vous pouvez également offrir des remises. Bien sûr, avant de mettre en place ce type d’offres, assurez-vous de leur compatibilité avec votre activité, votre business model et vos objectifs financiers !
3- Les avantages d’une analyse de fond
Prenez le temps d’identifier vos clients à risque. Vous serez alors en mesure de refuser vos prestations aux mauvais payeurs.
Vous pouvez également solliciter la collaboration de vos chargés de recouvrement. L’objectif : mieux comprendre les obstacles au paiement que peuvent présenter vos processus en place… et y remédier durablement.
4 - Le recouvrement et son suivi
Vos équipes chargées du recouvrement doivent aussi être équipées et formées au traitement rapide des litiges.
Il vous faut notamment établir une procédure bien rodée, appuyée entre autres sur :
- un suivi efficace des retards de paiement et des litiges, pour les traiter au plus tôt ;
- des indicateurs de performance, pour appuyer vos décisions sur des informations factuelles ;
- l’étude des motifs de ces retards, pour identifier les mauvais payeurs et optimiser les processus de paiement si cela s’avère utile.
Esker au service de votre gestion des encaissements
Les risques que présentent les retards et les défauts de paiement pour votre entreprise sont réels. Dans ce contexte, comment faire pour simplifier et normaliser la fonction financière de votre entreprise ?
La solution : une plateforme unique comme celle d’Esker pour automatiser les étapes du processus de gestion de paiement (émission des factures, recouvrement des créances, gestion des paiements et des encaissements, etc.).
L’optimisation des processus fondamentaux Order-to-Cash (O2C),mais aussi Procure-to-Pay (P2P), est au cœur des missions d’Esker. Et en matière d’automatisation, il faut les traiter de pair. À défaut, vous risquez de créer des silos entre les services et d’entraîner de nouveaux points de patinage.
La promesse de la solution Esker
- Des tableaux de bord personnalisables assurent la transparence des circuits de validation et des activités de trésorerie.
- Le risque associé à la gestion manuelle des flux de trésorerie est réduit.
- Le portail en ligne est accessible 24/7 pour faciliter l’accès aux factures, la communication entre les services, et les échanges avec vos fournisseurs et vos clients.
- Les délais de paiement sont optimisés.
- L’extraction des informations de facturation est facilitée grâce à l’intelligence artificielle.
Largement utilisé par les équipes en charge du crédit et de la comptabilité clients, le DSO est un indicateur clé pour analyser la performance d’un processus de recouvrement. Réduire son Days Sales Outstanding signifie être payé plus rapidement et assurer une meilleure situation financière à votre entreprise. Toutes les opportunités sont donc à saisir – d’où l’intérêt de mettre en place un logiciel dédié au suivi et à l’optimisation de votre gestion de trésorerie !