Quelles nouvelles obligations pour la facture ? – Flash Réglementaire

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La facture est une obligation légale et sa réglementation évolue constamment. Pour y voir un peu plus clair, Esker et Mazars vous proposent de lire cet article concernant les nouvelles mentions obligatoires de la facture.

#1 RAPPEL DES OBLIGATIONS CONCERNANT LA FACTURE

Selon le code du travail et le code de la sécurité sociale, toute entreprise qui établit plus de 5k€ de facturation par an avec le même fournisseur doit obtenir de son fournisseur les documents suivants :

  • Extrait KBIS ou registres des sociétés
  • Attestation de vigilance sur les obligations sociales
  • Liste nominative des travailleurs étrangers

Cela permet de s’assurer que le fournisseur respecte bien les normes et remplit l’ensemble de ses obligations légales. Vous devez également tenir votre référentiel à jour pour que celui-ci puisse vous servir de base de données et pour que vous puissiez travailler correctement.

Conseil pratique :
Si vous souhaitez mettre en place un suivi référentiel et vous assurer que les délais vont bien être respecter par vos fournisseurs : les coordonnées bancaires restent une donnée qui est essentielle !

La facture doit être établie dès la réalisation de la prestation de service ou la réalisation de la vente (l’administration fiscale tolère un différé de 15 jours) et les acomptes doivent être facturés pour pouvoir les enregistrer dans votre compte comptable.

Le saviez-vous ?
En cas de non émission de la facture, les sanctions sont lourdes :

  • Pénales (jusqu’au 30/09/2019)
    • Amende de 75 000€ ou 50% de la somme facturée ou qui aurait dû l’être
    • Publication de la condamnation possible
  • Fiscales
    • Remise en cause du droit à déduction de la TVA
    • Amende de 15€ par omission ou inexactitude d’une facture
    • Amende d’un montant équivalent à 50% de la vente en cas de non établissement d’une facture

De plus, le vendeur et l’acheteur peuvent être solidaires des sanctions applicables !

Rappelons aussi que quel que soit le canal de facturation utilisé et autorisé (PDF simple ou signé, facture papier ou EDI), la Piste d’Audit Fiable est nécessaire. En effet, l’entreprise doit être en capacité de :

  • Reconstituer la chronologie de la facture
  • Garantir le lien entre la facture et le bien/prestation
  • Justifier toute opération par une pièce d’origine

Pour l’EDI et le PDF, il y a aujourd’hui en France une tacite acceptation, c’est-à-dire qu’un fournisseur ne peut pas vous adresser une facture de manière électronique si vous lui dites que vous souhaitez rester au format papier. Toutefois, à partir du moment où un fournisseur vous adresse une facture de manière électronique et que vous l’a payé, ce paiement vaudra tacite acceptation.

#2 PRINCIPALES MENTIONS OBLIGATOIRES DE LA FACTURE

Voici la liste des principales mentions obligatoires qui doivent être présentes sur la facture :

Principales mentions obligatoires Factures - Le Blog de la Démat'

Le saviez-vous ?
En cas de non règlement d’une facture dans les délais, le client doit payer une pénalité de 40€ forfaitaire. Cependant, c’est une mention légale qui ne donne pas lieu à facturation.

#3 ZOOM SUR LES NOUVELLES OBLIGATIONS

À partir du 1er Octobre 2019, deux nouvelles mentions obligatoires vont être ajoutées sur la facture :

  • L’adresse de facturation, dans le cas où elle est différente de l’adresse du siège social
  • le N° de commande, pour permettre aux entreprises qui ont mis en place des outils d’automatisation et de digitalisation de leurs processus d’effectuer plus facilement le rapprochement entre la facture et l’engagement.

L’enjeu ici est d’accélérer le règlement des factures et que celles-ci soient payées en temps et en heure. En cas de non respect de la réglementation, les sanctions sont les mêmes que celles applicables aux autres mentions (voir #1).

La facture est certes une obligation mais elle est également un vrai levier de performance pour les entreprises.

#4 FONCTIONNALITÉS D’UNE SOLUTION DE DIGITALISATION DES FACTURES CLIENTS

Pour espérer vous faire payer plus vite, l’objectif est de transmettre la facture dans un délai le plus court possible et dans le média de préférence du client. La solution de digitalisation des factures clients telle qu’Esker la propose assure la diffusion et l’archivage de 100% de vos factures via tout média : par courrier, e-mail (avec en PJ un PDF simple ou PDF signé), via EDI, sur un portail web, ou sur la plateforme d’une administration publique comme Chorus en France, SDI en Italie… Esker peut également déposer vos factures sur le portail fournisseur de vos clients via un robot.

Comment ça fonctionne ?

Digitalisation des factures clients - Le Blog de la Démat'

Les factures en sortie de votre ERP vont être déposées dans un répertorie synchronisé avec la solution Esker. Une fois les documents reçus, Esker va diffuser la facture selon le média de préférence du client. Les factures sont archivées pendant la durée légale. Ensuite vient l’étape du suivi et de la traçabilité de la facture. Chaque utilisateur dans dans l’entreprise aura ses propres tableaux de bord pour suivre les envois, les statuts et ils pourront avoir une visibilité globale sur l’activité ou sur des indicateurs clés. Enfin, via le portail web, le client a possibilité de payer en ligne par carte bancaire ou par prélèvement SEPA.

Ce qu’il faut retenir :

Vous n’avez ainsi plus à vous soucier de comment vos factures doivent être soumises à vos clients. Tout ce que vous avez à faire, c’est de transmettre l’exhaustivité de vos factures à Esker et nous nous occupons du reste ! (c’est-à-dire de faire la répartition entre les différents médias et de diffuser vos factures à vos clients dans les temps et en toute conformité). De votre côté, vous disposez d’une interface de suivi et de traçabilité en temps réel pour garder une bonne visibilité sur chacune des factures envoyées.

Aussi, pour se faire payer le plus rapidement possible, il faut veiller à transmettre la facture en toute conformité à la réglementation nationale et internationale, pour vos échanges B2G et B2B. Esker va assurer cette conformité au niveau des signatures électroniques, de l’horodatage et la vérification des certificats, et cela dans plus de 60 pays. Vous devez également être en conformité avec la réglementation européenne au niveau des administrations publiques. Pour aller plus loin sur ce sujet, nous vous proposons de visionner le replay de cette web conférence.

#5 BÉNÉFICES APPORTÉS PAR UNE SOLUTION DE DIGITALISATION DES FACTURES CLIENTS

La solution de digitalisation des factures clients que vous propose Esker vous permet :

  • D’augmenter la visibilité sur votre processus et vos performances, grâce à des indicateurs clés, des tableaux de bord et à la création de rapports automatisés et personnalisés,
  • De réduire vos coûts de traitement, avec la suppression du papier, des enveloppes, des timbres, de la main d’oeuvre, des machines, et de l’entretien des machines,
  • De réduire votre DSO grâce à l’automatisation et en envoyant toutes vos factures via le bon média
  • D’améliorer la satisfaction de vos clients en répondant à leur exigence et en leur donnant plus d’autonomie grâce au portail web
  • D’améliorer la productivité et la motivation de vos équipes qui vont pouvoir effectuer des tâches à plus forte valeur ajoutée et se concentrer davantage sur la relation client,
  • D’assurer la conformité de la facturation électronique dans plus de 60 pays,
  • Et de passer progressivement à la facturation électronique !

Vous souhaitez en savoir plus ? Nous vous proposons de :

A bientôt !

Auteurs : Cécile OPPER co-écrit avec David DOGIMONT

Cécile OPPER occupe le poste de Chargée de Marketing Opérationnel pour les offres Gestion du Poste Client (gestion du crédit client, factures clients, recouvrement, paiement et gestion des encaissements) et Diffusion multicanale de documents au sein de la filiale France d’Esker.