La gestion du Poste client : un enjeux pour garder sa croissance
Créée il y a plus de 150 ans, la société Oneta a su apprendre à reconnaître et à surmonter les enjeux associés à sa croissance afin de continuer à grossir et prospérer.
Elle a ainsi identifié plusieurs axes d’amélioration pour optimiser sa gestion du poste client. Oneta cherchait à s’affranchir du traitement manuel et optimiser son processus de recouvrement tout en réduisant son utilisation de papier.
« IL ÉTAIT CLAIR QUE NOUS DEVIONS AMÉLIORER L’EFFICACITÉ DE NOTRE SERVICE COMPTABLE. IL Y AVAIT TELLEMENT DE CHOSES QUE NOUS VOULIONS FAIRE EN PLUS, MAIS NOUS N’AVIONS TOUT SIMPLEMENT PAS LE TEMPS DE LES FAIRE A CAUSE DU TRAITEMENT MANUEL. » JAMIE FLORES, RESPONSABLE COMPTABILITÉ CLIENTS
JAMIE FLORES | RESPONSABLE COMPTABILITÉ CLIENTS
Pourquoi choisir une solution de digitalisation de la gestion du Poste Client ?
Grâce à la solution d’automatisation de gestion du poste client,
Oneta dispose désormais d’un outil durable, en mode SaaS pour l’aider
dans ses processus critiques. En s’intégrant à son système ERP, la
solution a permis à Oneta de transformer son fonctionnement
jusqu’alors manuel.
NOUS SOMMES TRÈS CONTENTS D’ESKER QUI NOUS A AIDÈ
JAMIE FLORES | RESPONSABLE COMPTABILITÉ CLIENTS
À AMELIORER LA GESTION DE NOTRE POSTE CLIENT. IL ÉTAIT
TRÈS IMPORTANT DE TROUVER UNE SOLUTION QUI SOIT
FACILE À UTILISER, ET QUI PUISSE S’ADAPTER À NOS BESOIN.
Plusieurs étapes du processus de gestion du poste client ont ainsi pu être digitalisés :
Diffusion des factures clients :
Pour envoyer des factures aux clients, l’équipe devait aller chercher les documents dans les armoires d’archives, en faire une copie, les scanner puis les envoyer aux clients par fax ou e-mail. Au lieu d’envoyer les factures au format papier, l’équipe les transmets désormais par e-mail directement depuis la plateforme en cliquant sur un bouton, sans avoir à les scanner ou se déplacer
Les clients n’avaient pas la possibilité de payer en ligne, Un jour par mois, l’équipe passait 4 à 5 heures à saisir manuellement les montants à débiter aux clients ainsi que le numéro de carte de crédit de chaque client. Ensuite, les reçus devaient être envoyés au client par e-mail, fax ou scan. Ce processus critique était source d’erreur et chronophage. Avec la solution, les clients d’Oneta peuvent désormais payer directement depuis le portail avec leur carte de crédit, sans aucune tâche manuelle supplémentaire pour l’équipe comptable d’Oneta. Les clients ont également la possibilité de choisir le prélèvement automatique, ce qui selon Oneta, contribuera à réduire encore plus son DSO.
L’équipe d’Oneta gérait son recouvrement manuellement avec des fichiers Excel. Cela nécessitaient une maintenance mensuelle et offraient peu de visibilité sur les clients en attente de paiement. Avec la solution, toutes les données, documents et actions liés au recouvrement sont stockés électroniquement et sont facilement accessibles à tout moment. L’équipe peut savoir instantanément quel client est en retard de paiement, qui doit être contacté, etc.
LA SOLUTION ESKER A ÉTÉ UN ÉNORME AVANTAGE POUR MOI EN TANT QUE RESPONSABLE COMPTABILITÉ CLIENTS. MON ÉQUIPE EST BEAUCOUP MOINS STRESSÉE ET DÉBORDÉE ET JE NE TRAVAILLE PLUS 11-12 HEURES PAR JOUR. J’AI PLUS DE TEMPS POUR ME CONCENTRER SUR DES PROJETS À PLUS GRANDE ÉCHELLE QUI ONT UN IMPACT SUR L’ENTREPRISE.
JAMIE FLORES | RESPONSABLE COMPTABILITÉ CLIENTS
Les bénéfices apportés par la digitalisation de la gestion des commandes
Chaque mois, l’équipe d’Oneta devait imprimer et envoyer environ 5000 états de comptes. Ce processus fastidieux prenait environ trois jours et réquisitionnait souvent des employés d’autres services pour aider à la mise sous plis et l’affranchissement. Désormais, cette tâche longue et coûteuse n’est plus nécessaire grâce à la possibilité pour les clients de consulter leurs factures électroniquement à partir du portail.
La solution de digitalisation de la gestion du poste client a ainsi répondu aux défis principaux d’Oneta : améliorer l’efficacité globale de son recouvrement, fournir à ses clients des options de paiement en ligne pratique tout en réduisant son utilisation du papier.
- Baisse des retards de paiement 15% grâce à une stratégie de recouvrement plus rapide et plus stratégique
- Optimisation du temps des employés pour qu’ils se concentrent sur les clients en retard de paiement et les Grands Comptes
- Accélération du traitement des factures clients de 50 % grâce à la diffusion automatique des factures
- Amélioration de la performance des employés (par exemple : appels passés par mois, montant perçu, etc.)
- Réduction de 95% du temps consacré à récupérer les factures sur les portails fournisseurs des clients (de 3 heures par jour à 10 minutes)
- Moins de litiges grâce à la possibilité pour les clients d’effectuer rapidement un paiement en ligne et d’accéder aux copies des factures format électronique
83% d’adoption à la facturation électronique
L’implémentation de la solution de digitalisation de la gestion du Poste Client a permis que 83% des clients d’Oneta adopte la facturation électronique. Une grande partie de ce résultat peut être attribuée au travail intense effectué par l’entreprise.
« LES QUATRE PREMIERS MOIS SUIVANT L’IMPLÉMENTATION, NOUS AVONS ENVOYÉ DES DOCUMENTS PROMOTIONNELS SUR LA FACTURATION ELECTRONIQUE EN PIÈCE JOINTE DES ETATS DE COMPTES. NOUS AVONS AUSSI DEMANDÉ AUX CONDUCTEURS DE PROFITER DE LA LIVRAISON DES COMMANDES, POUR DONNER CES DOCUMENTS AUX CLIENTS. UN MEMBRE DE L’EQUIPE A APPELÉ NOS CLIENTS PENDANT UNE SEMAINE POUR RÉCUPÉRER LEURS ADRESSES E-MAIL. L’ENSEMBLE DU PROCESSUS A DURE ENVIRON SIX MOIS, MAIS LES RÉSULTATS PARLENT D’EUX-MÊMES. »
Edward Reyna, Directeur du bureau.
À PROPOS D’ONETA COMPANY
Fondée en 1862 à Wapakoneta, dans l’Ohio, Koch Beverage Company
(aujourd’hui Oneta Company) proposait une gamme de produits composée de bière, d’eau artésienne, de boissons sans alcool et de glaçons. Aujourd’hui, Oneta vend plus de 2,5 millions de produits par an dans tout le pays et représente Pepsi Cola, Everest Water et Sunrise Vending.
Alizée Hannequart est en charge de la promotion de la marque et des solutions Esker auprès des clients de la filiale France.