Trois arguments pour optimiser la gestion des encaissements… et en faire un centre de profit

Trois arguments pour optimiser la gestion des encaissements et en faire un centre de profit - Blog de la Démat'

2020, année de tous les dangers… 2021, année de tous les défis. Au sein des entreprises, chacun devra s’impliquer au maximum pour relancer l’activité. Les services comptables et financiers sont en première ligne pour garantir la régularité des flux de trésorerie. Parmi les enjeux prioritaires au sein du poste client, la gestion des encaissements ! Explications.

Patrick Dubois a 37 ans. Credit Manager pour une entreprise intervenant dans le secteur de la construction, il a été ébranlé par la crise sanitaire. Depuis le mois de mars, il n’en revient pas de la façon dont un événement imprévisible et incontrôlable a pu remettre en question une entreprise stable, saine et parfaitement implantée sur son marché et son écosystème. Après le choc, il a décidé de prendre les choses en main. Parce qu’il a conscience que, plus que jamais, l’efficacité de son action au quotidien contribue à inscrire son entreprise dans une vraie dynamique de relance, il a décidé de convaincre sa direction générale d’optimiser la gestion du poste client. Aujourd’hui, c’est le grand jour ! Son N+1, Directeur Administratif et Financier, lui a organisé une entrevue en visioconférence avec le comité exécutif de l’entreprise. Pour ne pas manquer cette opportunité d’influencer concrètement la relance de l’entreprise par son efficacité financière, il a rassemblé ses arguments clés et compte bien convaincre !

Argument N°1 :

« Oui, faciliter l’accès à l’information nous permettra de faciliter les encaissements »

Trop souvent, les gestions des encaissements souffrent de données silotées, circulant mal entre les différentes parties prenantes dans le suivi du poste client. La cause ? L’incapacité à capturer, extraire et par conséquent, valoriser l’ensemble des données liées au suivi des dossiers clients. En adoptant une solution adaptée, les informations sont centralisées et peuvent ainsi faire l’objet de rapprochements facilités, voire totalement automatisés. En optant pour une solution collaborative, Patrick l’affirme, « la réconciliation des données permettra de gérer les encaissements de manière plus efficiente ».

Argument N°2 : 

«Oui, rationaliser les processus de validation nous permettrait d’être plus rapide dans la gestion des encaissements »

Pour accélérer et fluidifier la gestion des encaissements, il faut limiter l’exposition aux risques d’erreurs et optimiser les processus de validation. Pour chaque client, il s’agit de faciliter les rapprochements entre les paiements et les factures ouvertes. En assurant un suivi précis des paiements à lettrer, des comptes en souffrance, Patrick en est convaincu, « il est possible d’agir avec une précision chirurgicale ». L’objectif ? S’assurer en permanence que l’ensemble des comptes client soient à jour, que les listes de relance soient actualisées en temps réel. Fluidifier les étapes qui amènent à un encaissement rapide et sans délai tout en préservant la qualité de la relation avec le client, c’est possible !

Argument N°3 : 

« Je vous assure que la gestion des encaissements, c’est d’abord une question de data ! »

Le problème de Patrick, c’est de faire entendre à sa hiérarchie, que l’amélioration de la gestion des encaissements est au moins aussi stratégique pour le développement de l’entreprise que le marketing ou la R&D. Pas question de manquer l’occasion qui lui est donnée d’expliquer au comité de direction que derrière chaque bon de commande, derrière chaque bon de livraison, derrière chaque facture, se cache, au-delà d’une archive papier ou un PDF, une kyrielle de données qui pourraient être exploitées. Une exploitation au profit des finances de l’entreprise mais aussi de la relation client. C’est pourquoi Patrick le clame haut et fort : « Il existe des solutions accessibles qui permettent d’utiliser l’intelligence artificielle, dont le machine learning, pour exploiter le capital data du poste client ! ». Relevés bancaires, avis de paiement sont des données clés qui peuvent être valorisées pour améliorer la qualité et la fiabilité des rapprochements automatisés grâce à des algorithmes d’IA. L’objectif : s’inscrire dans un processus d’amélioration continue !

Au terme d’une réunion de 90 minutes, Patrick Dubois a trouvé les mots ! Sa hiérarchie l’a autorisé à pousser plus loin ses investigations pour identifier la meilleure solution d’automatisation de la gestion des encaissements.

Bientôt, la suite des aventures de Patrick, qui reviendra sur la façon dont il a choisi la solution et comment il a supervisé son déploiement !

Cécile Opper occupe le poste de Digital Marketing Manager au sein de la filiale France d’Esker. Elle est en charge du référencement de nos sites, des campagnes publicitaires, du blog et de l’animation des réseaux sociaux.