6 conseils clés pour une gestion optimale de votre poste client en toute circonstance !

5 conseils clés pour optimiser la gestion de votre poste client en toute circonstance ! Blog de la Démat

IDYLLIUM crédit management & ESKER s’associent pour vous proposer des conseils d’experts afin d’adapter vos process internes et d’optimiser la gestion de votre poste client. Notre objectif commun étant de vous accompagner à traverser cette période difficile de la meilleure manière possible.

Conseil N°1 :
Conservez une bonne relation client / fournisseur

La crise sanitaire va s’arrêter, le confinement également. Il vous faudra à l’issue avoir de solides partenariats afin de relancer votre activité. Le moment est idéal pour faire preuve d’empathie et de bienveillance. N’hésitez pas à prendre des nouvelles de vos clients et de vos fournisseurs. Échangez, construisez, soyez solidaire et pourquoi pas audacieux pour améliorer l’avenir.

Pour améliorer la communication avec vos clients, vous pouvez mettre à leur disposition un portail web leur permettant de visualiser, contester ou payer une facture, de poser une question à l’un de vos collaborateurs via une messagerie intégrée et instantanée… Ils apprécieront cet outil en libre-service qui leur donnera plus d’autonomie. De votre côté, vous réduisez considérablement les appels et les e-mails de vos clients, ce qui fait gagner du temps à vos équipes, et accélérez vos encaissements grâce à l’option de paiement en ligne. Ce type d’outil accompagne généralement une solution de recouvrement (voir le conseil N°5) et peut être très utile notamment en cette période particulière où le nombre de litiges risque d’augmenter de manière significative.

Conseil N°2 :
« Ménage de printemps » dans les comptes clients

Votre activité ne vous laissait pas assez le temps de le faire ? Profitez de l’accalmie pour solder les comptes d’attentes, passer les écritures d’OD, … C’est le bon moment pour assainir votre balance âgée. Des comptes clients bien tenus vous permettront d’être plus réactif et d’avoir une vision plus pragmatique. Et comme le rangement est devenu tendance, vous pouvez faire de même dans les comptes fournisseurs.

Conseil N°3 :
Payez vos fournisseurs

Pierre PELOUZET, Médiateur des entreprises, a lancé un appel à toutes les entreprises et notamment aux grands groupes : “Payez vos factures !” Utilisez les leviers mis en place par le Gouvernement pour vous dégager de la trésorerie et payez vos fournisseurs. Privilégiez vos partenaires de confiance. Si malgré les aides vous ne parvenez pas à respecter les délais de paiement, il faut anticiper et contacter vos fournisseurs pour trouver un accord commercial, échéancier de paiement, encaissement différé… Soyez créatif. L’objectif étant de conserver la relation commerciale avec vos fournisseurs et d’éviter de recevoir une injonction de payer.

Conseil N°4 :
Contactez vos clients débiteur

Les mauvais payeurs nous les connaissons… Mais cette fois, d’ordinaire « bons payeurs », certains ne pourront pas honorer leur échéance. Adaptez-vous : 2 poids 2 mesures.

• Concernant vos clients débiteurs « réguliers », ne perdez pas de temps, contactez-les rapidement. Privilégiez plutôt le contact téléphonique que l’envoi de courrier ou e-mail. Montrez-vous compatissant mais exigeant. Malheureusement certaines entreprises ne vont pas survivre à cette crise et plus le confinement sera long, plus votre chance de récupérer votre trésorerie sera amoindrie. Il faut privilégier les règlements par virements bancaires.

• Vos clients deviennent subitement de mauvais payeurs ? Encore une fois, contactez-les par téléphone, prenez en compte les difficultés rencontrées (fermeture obligatoire, baisse importante d’activité…) et proposez un échelonnement de paiement. Il est préférable d’accepter un étalement de règlement plutôt que de rentrer en confrontation. Durant cette période particulière, il faut éviter les rapports de force avec vos clients, et ne pas oublier qu’après cette crise vous aurez besoin d’eux. En effet, si vous adoptez des comportements inadéquats, ces derniers s’en rappelleront et n’hésiteront pas à aller à la concurrence, vers des entreprises plus responsables que la vôtre.

Le saviez-vous ?
Face à l’épidémie du Covid-19 et en cas de différends avec une entreprise ou une administration (non-paiement, utilisation abusive de la force majeur, difficulté pour obtenir le report de votre bail commercial…), le Gouvernement a mis en place des mesures de soutien immédiates aux entreprises, telle que la saisie d’un médiateur. Comment ça fonctionne ? Vous pouvez cliquer sur ce lien, puis sur « saisir un médiateur » pour faire votre demande en ligne et votre dossier sera analysé par un médiateur qui mettra tout en œuvre pour trouver une solution à l’amiable. Ce service est gratuit.

Conseil N°5 :
Passez à la facturation électronique

Durant cette période exceptionnelle, il y a de grandes chances que vos factures envoyées au format papier mettent plusieurs jours voire plusieurs semaines avant d’arriver entre les mains de vos clients. Votre DSO ainsi que votre trésorerie seront certainement impactés…
Pour remédier à ce problème, qui peut avoir des conséquences catastrophiques pour votre entreprise, il peut être nécessaire de revoir et d’optimiser vos processus d’envoi de vos factures. Pourquoi ne pas opter pour la facturation électronique ? Une solution de dématérialisation permet d’envoyer et d’archiver toutes vos factures de manière électronique, tout en respectant la réglementation internationale en vigueur.
Vous bénéficiez de nombreux avantages tels que :

  • Une réduction des coûts directs (papier, enveloppe, encre, timbre, coûts de traitement…)
  • Un gain de temps lors du traitement, de l’envoi et de l’archivage des factures
  • Un meilleur suivi et une traçabilité, facilitant par ailleurs la piste d’audit fiable
  • Une accélération des délais de paiement

Des bénéfices notables qui sont d’autant plus importants en cette période difficile que nous traversons. La dématérialisation vous permettra ainsi d’anticiper et de continuer votre activité à distance en toute sérénité.

Bonus : Vous souhaitez mettre en place une solution de dématérialisation des factures clients ? Découvrez dans ce guide pratique les étapes clés pour réussir votre projet de facturation électronique dans ce guide pratique.

Conseil N°6 :
Adaptez et repensez votre processus de recouvrement

Il est évident que cette crise a mis en lumière des défaillances (plus ou moins critiques) au sein de certaines entreprises. Pour une meilleure efficacité opérationnelle, il est important de rapidement identifier ces dysfonctionnements et de mettre en place des actions correctives pour améliorer les processus et la productivité de vos équipes.
Que votre processus de recouvrement soit manuel ou automatisé, nous vous conseillons d’adapter votre stratégie en fonction des évènements présents. Vous pouvez, par exemple, revoir vos différentes catégories de clients, prioriser les montants les plus élevés à recouvrer ou les clients les plus risqués, envoyer des messages dédiés à des clients ou groupes de clients spécifiques…

Une solution de recouvrement vous permet de modifier facilement votre stratégie pour mieux vous adapter à la situation actuelle. Vous pouvez également automatiser toutes les tâches chronophages, répétitives et qui apportent peu de valeur ajoutée, comme par exemple : les relances par e-mails, la mise à jour de la balance âgée, la priorisation des tâches à effectuer… Cela permet à vos équipes de se concentrer uniquement sur l’essentiel, notamment le pilotage de l’activité qui est lui aussi facilité grâce à des tableaux de bord personnalisables et des indicateurs clés de performance mis à jour en temps réel. De plus, une solution de recouvrement vous permet d’identifier rapidement les factures en litige, d’en sélectionner la raison et d’affecter une tâche à un collaborateur en vue de sa résolution. Une analyse des causes de litiges et de retard s’effectue automatiquement vous permettant de déterminer les problèmes récurrents dans le but d’y remédier et d’améliorer votre processus. Ainsi, vos équipes auront les meilleurs outils en main pour travailler de manière efficace à distance.

À travers nos conseils d’experts, nous espérons avoir pu vous apporter des solutions concrètes pour vous permettre de gérer au mieux la situation. Si vous souhaitez optimiser la gestion de votre poste client, IDYLLIUM et ESKER restent mobilisés pour vous guider et vous accompagner.

Marie Charlotte MICHAUD, Experte en crédit management, co-écrit avec Cécile OPPER, Assistante Marketing Opérationnel pour l’offre Gestion du Poste Client chez Esker

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Cécile Opper occupe le poste de Digital Marketing Manager au sein de la filiale France d’Esker. Elle est en charge du référencement de nos sites, des campagnes publicitaires, du blog et de l’animation des réseaux sociaux.