8 conseils pour digitaliser votre stratégie de recouvrement

8 conseils pour digitaliser votre stratégie de recouvrement - Blog de la Demat

La situation exceptionnelle que nous vivons aujourd’hui a eu des impacts négatifs sur les entreprises et notamment sur leur gestion du cash. Selon le baromètre Altares, il y a eu une dégradation des retards de paiement l’année dernière : le nombre moyen de jours de retards de paiement durant l’été 2020 s’élevait à 14 jours. La bonne nouvelle est que la situation semble s’améliorer ces derniers mois. Sachant que près d’un quart des défaillances d’entreprises sont liées à des retards de paiement, il est nécessaire de suivre cela de près et de mettre en place des actions pour limiter les impayés et préserver la trésorerie au sein des entreprises. La digitalisation est un élément de réponse. Il est essentiel de mettre en place une stratégie de recouvrement en accord avec votre politique crédit et de digitaliser ce processus pour le rendre plus efficace et performant. 

Découvrez à travers cet article les 8 conseils pour aider votre entreprise à optimiser sa gestion du recouvrement.

Conseil #1 : Accueillir la technologie comme un allier

Contrairement à ce que beaucoup pensent, l’automatisation n’est pas un boulet de canon destiné à raser et remplacer l’ensemble de vos équipes, processus et technologies. Le service comptabilité clients ne peut et ne doit pas être entièrement automatisé. L’idée est d’automatiser seulement ce qui est nécessaire.

Considérez plutôt la solution de dématérialisation comme un spécialiste, membre de votre équipe de comptabilité clients. Ce nouvel expert vous permet d’automatiser tout ce qui peut l’être pour être plus efficace, se faire payer plus vite, limiter les risques d’impayés, tout en améliorant la relation clients.

Conseil #2 : Avoir les bons indicateurs de suivi pour piloter son activité

Il est crucial de mesurer la performance de votre activité pour ainsi détecter au plus vite certaines failles dans votre stratégie de recouvrement et l’adapter. Des solutions de digitalisation vous donnent accès à des tableaux de bord personnalisables. Cela vous permet de suivre votre activité en temps réel grâce à des indicateurs clés : DSO, index d’efficacité du recouvrement (CEI), balance âgée, taux d’échus, prévisions d’encaissement…

Tous ces indicateurs permettent d’avoir une vision claire de leur situation et facilitent la prise de décision de chaque responsable dans son pilotage du cash.

Conseil #3 : Faire de la facturation électronique une priorité

Passer à la facturation électronique est clairement dans l’intérêt de tous, tant pour l’entreprise que pour ses clients. L’important est de définir une réelle stratégie et un plan d’actions pour faciliter la transition, tels que :

  • Définir un but, des objectifs : par exemple, augmenter l’envoi de factures électroniques de 20% dans les 4 prochains mois.
  • Recueillir les adresses électroniques de la comptabilité fournisseurs pour tous les nouveaux clients et l’insérer dans les conditions générales de vente du contrat.
  • Convaincre les clients actuels de changer le mode de réception de leurs factures.

La facturation électronique va devenir obligatoire pour tous les échanges domestiques inter-entreprises, entre 2023 et 2025. Il est dans votre intérêt d’anticiper cette échéance et de prendre le virage de la digitalisation dès maintenant.

Conseil #4 : Accuser la bonne réception des factures

« Je n’ai jamais reçu cette facture ». Combien de fois avez-vous entendu cette excuse d’un client en retard dans ses paiements ? Avec une solution de dématérialisation, ce problème n’en sera plus un. Les utilisateurs peuvent tracer leurs factures de bout en bout et savoir quand elles ont été envoyées et reçues.

Pour aller plus loin, la solution est capable de recueillir des données que votre équipe pourra utiliser pour organiser au mieux leurs tâches. Par exemple, votre équipe peut être informée des e-mails de factures non ouverts et pourra en avertir son client. Simple et efficace !

Conseil #5 : Organiser le recouvrement de créances clients

La plupart des entreprises aimeraient être capable de relancer leurs clients dans les 15 jours suivant la date d’échéance. La réalité est bien différente… Entre autre, lorsque cette tâche est gérée manuellement, elle devient un véritable goulet d’étranglement. Les solutions d’automatisation apportent une réponse plus efficace. Les relances par e-mail sont envoyées automatiquement à vos clients, en accord avec votre stratégie de relances, pour les notifier de leur retard de paiement, aucune intervention humaine n’est nécessaire. Migraines et tracas ne sont plus qu’un lointain souvenir !

Conseil #6 : Se concentrer sur la productivité de l’équipe

Ce n’est pas un scoop, la priorisation des tâches et la recherche d’informations relatives aux clients peut représenter jusqu’à 1/3 du temps de travail des chargés de recouvrement. Vous constaterez que cela représente une importante perte de temps, d’argent et de productivité. Les solutions d’automatisation offrent à votre équipe une visibilité sur la charge de travail en temps réel grâce à des listes de tâches personnalisées, notamment les relances téléphoniques à effectuer. Pas seulement pour leur dire que faire et quand mais pour que les Responsables puissent s’organiser et optimiser la stratégie de recouvrement des créances clients.

Une solution de digitalisation peut également analyser en temps réel les comportements de paiement de vos clients pour déterminer leur niveau de risque, donner des prévisions sur les dates de paiements et prioriser vos appels de relance. Cette analyse prédictive vous permet d’anticiper les risques, d’ajuster votre stratégie de relances et de sécuriser votre chiffre d’affaires

Conseil #7 : Améliorer l’expérience client

De nos jours, beaucoup de personnes semblent préférer communiquer en ligne. Vos clients ne sont pas différents, au lieu de parler à un répondeur ou d’être mis en attente, ils préfèrent régler leurs factures ou obtenir les réponses en ligne, souvent à partir de leur mobile.

Les outils offerts par les solutions d’automatisation permettent d’adapter votre stratégie de recouvrement et d’aider les clients à :

  • Voir les détails de leurs factures en ligne,
  • Payer de manière électronique,
  • Imputer des avoirs sur une facture,
  • Adhérer au prélèvement automatique,
  • Obtenir des réponses rapidement.

Conseil #8 : Comprendre les causes de retard et d’impayés grâce aux outils d’analyse

Comment les problèmes tels que les retards de paiement et les litiges clients se produisent-ils ? Bonne question. Avec une solution d’automatisation, vous avez la réponse. Les utilisateurs sont capables premièrement d’identifier, de tracer et de catégoriser les causes les plus fréquentes en matière de retard de paiement et deuxièmement de trouver des solutions avec leurs clients pour les aider à éviter ces risques d’impayés lors de futures collaborations.

La digitalisation de votre processus de recouvrement permettra à vos équipes de gagner du temps, de prioriser facilement ses actions de relances, d’améliorer les relations commerciales avec leurs clients, de revaloriser leur travail via des missions plus stratégiques. Elle est également la clé pour optimiser votre stratégie de recouvrement et récupérer votre cash plus vite.

Pour aller plus loin, vous pouvez :

Caroline Martin occupe le poste de Responsable Marketing Opérationnel pour l’offre Factures clients et recouvrement au sein de la filiale France d’Esker.