Avec 8 factures sur 10 encore traitées manuellement*, les services comptabilité fournisseurs continuent de crouler sous le papier alors que la tendance générale, dans la sphère privée comme dans le monde professionnel, est pourtant à la dématérialisation.
Le prix à payer est pourtant énorme, en plus de nuire au règlement rapide et fiable des factures, elle empêche les entreprises d’entretenir des relations saines avec leurs fournisseurs et de se démarquer de la concurrence.
Et n’espérez pas que cela s’arrange avec le temps, au fur et à mesure que le monde des affaires se transforme, la gestion d’une entreprise devient de plus en plus complexe et le papier un frein à sa profitabilité.
Nous le savons tous : modifier des pratiques métier bien ancrées est un défi difficile à relever, mais peut-être que ce top 3 des pires conséquences du papier dans la comptabilité fournisseurs vous aidera à passer le cap :
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Clôture imprécise et complexe
Il n’y a pas pire que de devoir gérer des factures fournisseurs incomplètes, erronées, ou encore égarées. Cela entraîne de nombreux désagréments à tous les niveaux de la chaîne comptable, sans compter le temps passé à se demander si la facture a été perdue ou simplement mal envoyée par le fournisseur.
Il en va de même pour les erreurs de saisie. Une fois qu’une erreur se glisse dans le système, il peut se passer plusieurs mois avant qu’elle soit décelée et résolue. Pendant ce temps les erreurs s’accumulent et entraînent des paiements en double, des pertes de remises, des problèmes de réconciliation ou d’audit…
Cet exemple n’est pas un cas isolé et montre bien à quel point la gestion manuelle des factures fournisseurs est une source inépuisable d’erreurs, de perte de temps et de frustration en interne comme en externe.
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Manque de contrôle et de visibilité
Persister à utiliser le papier est aussi synonyme de perte de productivité pour les équipes et de contrôle pour le management.
Les factures sont validées manuellement, dans chaque service concerné. Ce processus opaque ne permet pas à l’entreprise de surveiller de manière efficace la chaîne de validation et de règlement.
Plus les factures s’accumulent, plus les ralentissements du système sont visibles et coûteux pour l’entreprise : perte et détérioration de documents, pénalités pour retards de paiement, absences de remises fournisseurs …. C’est finalement la santé financière de l’entreprise qui est en jeu.
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Retard de paiement
Les entreprises qui veulent aujourd’hui s’implanter dans le paysage économique doivent avant tout traiter leurs fournisseurs avec respect, davantage comme des partenaires que des centres de coûts. Manquer une échéance ou effectuer un paiement en retard ou même en double sont autant de désagréments inhérents à une gestion manuelle des factures et qui entravent la relation d’une entreprise avec ses fournisseurs.
Les bonnes relations ne s’improvisent pas, elles se travaillent sur le long terme et doivent être entretenues, pour le bien de l’entreprise et de toutes ses parties-prenantes (salariés, fournisseurs, clients, prestataires …).
Plus les processus impliquent des points d’entrée manuels, plus ils ont de chances de créer des problèmes et donc d’entraver la bonne marche de l’entreprise. La rationalisation du traitement des factures fournisseurs peut permettre aux entreprises d’améliorer simplement leurs résultats, la satisfaction de leurs fournisseurs ainsi que celle de leurs collaborateurs, tout le monde est gagnant !
* Chiffres issus de l’étude Aberdeen
Aurélie Entrena occupe le poste de Responsable Marketing et Communication pour la filiale France d’Esker.