Traitement des factures fournisseurs : Comment les entreprises mesurent et suivent leurs indicateurs de performance ?

Dans le film Le Stratège sorti en 2011 et basé sur une histoire vraie, Brad Pitt joue le rôle de Billy Beane, dirigeant des Oakland Athletics, petite équipe de Ligue Majeure de Baseball. Son histoire montre l’utilisation révolutionnaire des théories statistiques pour construire une équipe pouvant rivaliser avec les plus riches clubs de baseball, tout en fonctionnant avec une masse salariale nettement inférieure.

Au lieu de se baser sur des statistiques archaïques utilisées par les traditionalistes du baseball pendant des décennies, Billy Beane a adopté une approche plus nuancée et analytique pour mesurer les performances des joueurs et ainsi trouver de la valeur là où personne n’avait eu l’idée de chercher.

Mais quel est le rapport avec les factures fournisseurs ?

Eh bien, il semblerait que le monde de la facture fournisseur ait beaucoup à apprendre de l’approche analytique du monde du sport !

Etat des lieux du processus de traitement des factures fournisseurs

Beaucoup d’entreprises sans trésorerie ont le sentiment d’avoir mis tout en œuvre pour minimiser les coûts et maximiser l’efficacité de leur structure, à travers la rationalisation des ressources, l’adoption du Lean Management, la mise en œuvre d’outils de facturation électronique…

Et pourtant, il y a encore trop souvent de la valeur inexploitée. La plupart des services de comptabilité fournisseurs utilisent toujours des outils et des techniques archaïques pour suivre leurs indicateurs de performance (KPI) : feuilles de calcul Excel, tableaux blancs, checklists ou encore des historiques d’e-mails !

Stratégies obsolètes, manque de réflexion prospective, résistance au changement, cela vous parle ?

Pourquoi les tableaux de bord permettent-ils de changer la donne ?

Comme pour le baseball, l’utilisation d’indicateurs de performance dans le domaine de la comptabilité fournisseurs est un moyen efficace pour mesurer la performance et anticiper les prises de décisions importantes. Mais pour bien faire, il faut disposer des bons outils.

De plus en plus, les tableaux de bord s’imposent comme l’outil idéal pour s’assurer d’une prise de décision stratégique et réfléchie.

Les outils de pilotage destinés à optimiser le processus de gestion des factures fournisseurs permettent aux utilisateurs de visualiser, organiser et gérer des indicateurs concrets directement à partir d’une seule interface. Ils fournissent non seulement une visibilité sur ce qui se passe à l’instant T, mais ils permettent également de répondre à tout moment à la question cruciale : que va-t-il se passer ?

Voici quelques exemples des principaux indicateurs selon les fonctions dans l’entreprise :

  • DAF: aperçu de l’organisation des dépenses, trésorerie factures fournisseurs, métriques du processus de la gestion des factures fournisseurs ;
  • Responsable comptabilité fournisseur: visibilité sur les dépenses par catégorie, volume et fournisseur, rapport d’exercice, indicateurs des paiements, efficacité du processus ;
  • Gestionnaire du centre de coûts/Business Line Manager: demandes en attente d’approbation, contrôle du budget et des prévisions, analyse des dépenses et des tendances

Avouons-le : la comptabilité n’est pas aussi fun que le baseball, et personne ne fera jamais un film sur l’approche analytique de la gestion des factures fournisseurs ! Mais si nous pouvons retenir une chose de l’histoire de Billy Beane c’est bien que cela vaut la peine de challenger le statu quo et de réexaminer les pratiques établies. Après tout, gagner un match contre ses concurrents n’a jamais été fait depuis les tribunes !