Getlink, cette entreprise vous semble inconnue ? Il s’agit pourtant du nouveau nom du groupe Eurotunnel qui exploite le tunnel sous la Manche depuis 23 ans avec 20 millions de passagers transportés chaque année et un chiffre d’affaires de plus de 1 milliard d’euros en 2016 ! Regroupant une quinzaine de sociétés entre la France et la Grande-Bretagne, Getlink gère sa comptabilité fournisseurs de manière centralisée depuis son siège à Calais. Les équipes traitaient jusqu’à présent manuellement plus de  60 000 factures fournisseurs par an. Une organisation d’autant plus complexe compte tenu de la nature de l’activité de la société (double langue, double devise, double législation, …) et qui a conduit Getlink à revoir ses processus de comptabilité fournisseurs notamment grâce à la dématérialisation.

Retour sur cette transformation numérique avec le témoignage d’Audrey Willot, Responsable Comptabilité de Getlink :

Toutes les parties prenantes font partie du voyage

« Outre la rapidité de paiement, la dématérialisation a permis un meilleur niveau d’information de toutes les parties prenantes du processus de comptabilité fournisseurs, une plus grande fluidité dans les échanges et un partage d’informations en temps réel ce qui a amélioré et optimisé de façon considérable la gestion de nos factures et notre relation fournisseurs » – Audrey Willot.

En seulement quelques mois, tous les utilisateurs de la solution, qu’ils soient internes ou externes à la société, ont observé de nombreux bénéfices liés à la dématérialisation et ce sur l’ensemble des entités du groupe :

Pour les équipes comptables :

• Une diminution considérable du temps de traitement des factures entrantes. Cette tâche répétitive, chronophage et sans grande valeur ajoutée a été réduite de 50% passant à seulement 1 heure par jour, permettant aux comptables de transférer ce gain de temps sur d’autres missions plus intéressantes.
• Une amélioration et une simplification du processus de comptabilité fournisseurs offrant la possibilité de faire circuler, sans risque de perte ni doublons, les factures aux équipes comme aux fournisseurs.
• La possibilité de traiter toutes sortes de factures, quel que soit leur format : services, stocks, frais généraux, taxes, avec ou sans bon de commande et en conformité avec les langues et législations internationales.

Pour les valideurs :

• Une meilleure traçabilité et une meilleure vision sur toute la chaîne de validation des factures ce qui leur permet de suivre l’avancée de chacune d’elles et ce même si un membre de l’équipe est absent.
• La possibilité de traiter des factures à distance grâce à une application mobile qui leur permet de suivre l’avancée de celles-ci dans la chaîne de traitement.

Pour les fournisseurs :

• Acteurs clés du projet, les fournisseurs de Getlink ont rapidement pris part à l’aventure, et alors qu’auparavant seulement 15% d’entre eux envoyaient leurs factures au format PDF, ils sont aujourd’hui 50% et seront plus de 70% dans les mois à venir.

Ils ont en effet très vite compris que la démat’ leur permettait de raccourcir les délais de paiement et d’obtenir un meilleur suivi de la part des équipes de Getlink.

La transformation numérique et plus précisément la dématérialisation permet d’apporter une réponse fiable à la problématique de « piste d’audit ». Grâce au stockage de toutes les informations de transaction et à l’archivage des factures, Getlink est capable de fournir aux établissements de contrôle une piste d’audit fiable et un accès complet et sûr aux documents de l’entreprise.

Pour aller plus loin, je vous propose de découvrir (ou redécouvrir) les articles suivants :

• La dématérialisation dans un contexte multi sociétés et multi sites : le témoignage du Groupe CHÂTEL
• Culligan France, expert du traitement de l’eau et des factures fournisseurs

En savoir plus sur Getlink : Getlink (Euronext Paris : GET et London Stock Exchange : GETS), précédemment Groupe Eurotunnel, gère l’infrastructure du Tunnel sous la Manche et exploite deux types de navettes, des navettes fret transportant des camions et des navettes passagers dédiées aux voitures et aux autocars, entre Coquelles (France) et Folkestone (Grande-Bretagne). Eurotunnel est titulaire jusqu’en 2086 de la concession du tunnel sous la Manche, le système de transport le plus rapide, le plus fiable, le plus simple et le plus respectueux de l’environnement pour franchir le détroit du Pas-de-Calais. En 23 ans, près de 400 millions de voyageurs ont emprunté le Tunnel. Cette liaison terrestre unique est devenue un lien vital entre le continent et le Royaume-Uni.

Getlink exerce également une activité de fret ferroviaire au travers de sa filiale Europorte, qui propose une large gamme de services de fret ferroviaire intégrés et opère une interconnexion électrique au travers de sa filiale ElecLink.