A l’heure où l’Intelligence Artificielle est devenue omniprésente dans notre quotidien, comment est-il encore possible que des entreprises ne soient pas en mesure de ‘dompter’ les achats indirects ou dits « sauvages » ?

Encore trop d’achats non-maîtrisés, passés hors politique d’achat

La digitalisation mise en place ces dernières années a permis de simplifier bon nombre de transactions tout en assurant leur traçabilité complète. Et pourtant, certaines d’entre elles échappent à la règle. Pourquoi ? On peut s’interroger sur les raisons qui font que, bien que la technologie existe, une part importante des achats en entreprise s’effectue en marge des procédures internes définies par les directions achats, finance et DG. Prenons un exemple concret : à deux jours de l’arrivée de son nouveau collaborateur, Pierre réalise qu’il a totalement oublié de prévoir le matériel nécessaire, et notamment une lampe de bureau et diverses fournitures. Pour que cette nouvelle recrue se sente bien accueillie, il faut impérativement qu’elle ait un minimum d’équipement ! Pierre décide de passer commande en ligne immédiatement avec une livraison express en 24h ! Une fois cette opération terminée, il peut se consacrer à nouveau à ses occupations et animer sa réunion d’équipe hebdomadaire.

Tout est bien dans le meilleur des mondes ? Pas vraiment ! Car si Pierre fait un achat comme ceci sans se conformer à la politique d’achat de l’entreprise, il n’est malheureusement pas le seul ! Et c’est bien cela qui agace Pauline, la Responsable Achats. Elle a déjà communiqué maintes et maintes fois auprès des responsables de service et de la direction afin d’expliquer l’intérêt de contrôler les achats hors‑production, mais à l’évidence, il reste encore un bout de chemin à parcourir.

Le résultat de cet achat « ad-hoc » réalisé par Pierre :

• Pas de vérification préalable du budget,
• Aucune validation hiérarchique,
• Une commande passée auprès d’un fournisseur non référencé,
• Une facture qui sera reçue par le Service comptabilité sans savoir de quoi il s’agit !

Les achats hors production : un poste de dépenses à canaliser

Selon différentes études, les achats indirects – produits et services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise mais qui ne sont pas directement liés à son cœur de métier – représentent en moyenne entre 20 et 30% du volume total d’achats. Ils concernent des produits ou services dont l’entreprise a besoin de façon ponctuelle et peuvent être réalisés par tous les services de l’entreprise.

Comment mieux les apprivoiser ?

• Dans un premier temps, commencez par définir une politique d’achats globale, incluant les achats indirects, précisant qui peut commander quoi auprès de qui et définissant clairement les circuits de validation.
• Puis, communiquez cette politique d’achats afin qu’elle soit connue de tous et appliquée par le plus grand nombre.
• Enfin, équipez-vous d’un d’outil pour gérer efficacement les achats indirects. Il doit pouvoir être utilisé facilement par tous les donneurs d’ordre potentiels et se connecter simplement avec les autres éléments du système informatique (ERP, logiciel comptable, etc.)

Piloter stratégiquement son activité : réaliser des économies, gagner du temps, suivre son budget, limiter le risque de fraude

La digitalisation est une des clés : elle permet de sécuriser ces achats, de les piloter efficacement et d’avoir une vision globale de la consommation de l’entreprise. Dans notre exemple, Pierre a paré au plus pressé et n’a pas cherché à frauder : il voulait simplement avoir la lampe de bureau et les fournitures à temps pour son nouveau collaborateur.

Néanmoins, s’il avait passé sa commande en utilisant une solution de dématérialisation des demandes d’achat, il aurait pu commander auprès d’un fournisseur référencé, à des tarifs négociés par le service achats. Il aurait pu consulter en temps réel le budget disponible pour réaliser cet achat. Le manager de Pierre aurait reçu une demande à valider et ne serait donc pas étonné de recevoir dans quelques jours une facture à approuver sortant de nulle part. Le service comptabilité aurait accès à la commande et pourrait la rapprocher automatiquement de la facture qu’elle recevra. Pas de nouveau fournisseur à créer, pas de temps à perdre pour identifier la personne qui a passé la commande et pour faire valider la facture, etc.: un gain de temps considérable pour les équipes comptables !

L’objectif final est bien entendu de réduire les dépenses, de contrôler les « achats sauvages » pour être plus performant, mais également de limiter le risque de fraude. Si toutes les commandes, quel que soit leur objet et quel que soit leur montant, sont tracées dans un système et validées par une ou plusieurs personnes, le risque de fraude en interne, comme en externe, est beaucoup plus restreint.

Dans une étude* menée début 2018 par la DFCG et Euler Hermès, il ressort que la tentative de fraude n° 1 auxquelles les entreprises ont dû faire face en 2017 est la fraude au faux fournisseur !* Avec une solution de digitalisation des demandes d’achats, la probabilité d’être victime de ce type de fraude sans s’en rendre compte est quasiment nulle.

Les solutions de dématérialisation des achats indirects sont bénéfiques pour tous les services de l’entreprise : achats, direction financière, direction générale, etc. N’hésitez plus ! Renseignez-vous afin d’évaluer les bénéfices que vous pourriez obtenir en digitalisant vous aussi vos achats indirects. !

* Etude Euler Hermès – DFCG 2018 « La fraude, un phénomène en voie de professionnalisation »

Pour aller plus loin, je vous propose de consulter les ressources suivantes :

• Livre blanc « Surmonter les 5 principaux défis du processus Purchase-to-Pay »
• Guide pratique « 7 raisons de dématérialiser son processus achat »
• Web conférence en replay « Les processus achat et comptable au cœur de la transformation digitale de l’entreprise : comprendre les enjeux, identifier les risques et les opportunités »