La digitalisation des Centres de Services Partagés (CSP)
Si les raisons d’instaurer un Centre de Services Partagés (ou centre d’excellence ou d’expertise comme on les appelle parfois) sont différentes d’une entreprise à l‘autre, elles convergent toutes vers un but : optimiser les différents processus de gestion de l’entreprise.
D’après le rapport 2019 Global Shared Services Survey réalisé par Deloitte, les Centres de Services Partagés amorcent depuis quelques années leur digitalisation. L’utilisation de la robotique, le focus sur l’expérience digitale et sur l’amélioration continue sont aux centres des préoccupations.
Afin de répondre à ces attentes, l’instauration de nouvelles technologies telles que des outils de dématérialisation peut s’avérer utile. En effet, la digitalisation des processus Purchase-to-Pay et Order-to-Cash peut permettre aux CSP d’atteindre leurs objectifs en générant de nombreux avantages : gain en efficacité, réduction des coûts, meilleure visibilité sur les processus et amélioration des relations clients et fournisseurs.
#1 Gain de productivité
Le premier bénéfice permis par la dématérialisation des cycles Purchase-to-Pay et Order-to-Cash est le gain de productivité pour les équipes. La réduction des tâches manuelles en est le levier principal : une partie de la saisie faite auparavant manuellement est automatisée grâce à des technologies innovantes telles que l’intelligence artificielle et le Machine Learning qui permettent une reconnaissance automatique des données des factures et commandes. Les comptables et chargés de commande peuvent ainsi concentrer leur travail sur des tâches à valeur ajoutée, réel facteur de la réussite d’un centre de services partagés.
La dématérialisation permet également de gagner du temps sur le circuit de validation. Dès qu’un document est soumis pour validation, l’approbateur reçoit une notification et peut ainsi le valider directement. Ce gain de temps est important notamment lorsqu’un document doit être validé par plusieurs personnes. Les documents peuvent ainsi être traités plus rapidement par les différentes parties prenantes.
#2 Meilleure visibilité sur les processus
Outre le gain en efficacité, un avantage majeur de la dématérialisation est aussi une meilleure visibilité sur l’ensemble de vos processus Purchase-to-Pay et Order-to-Cash.
Des indicateurs clés et tableaux de bord vous permettent d’avoir un aperçu clair de l’avancement de vos tâches :
- commandes à traiter
- demandes à compléter
- factures à payer
- relances à envoyer, etc.
Grâce à ces tableaux de bord et indicateurs clés, vous pouvez également analyser vos activités : délai moyen de traitement d’un document, répartition du budget, factures par mode de réception, etc. Ainsi, vous identifiez plus facilement les leviers de votre activité à optimiser.
#3 Améliorer vos relations clients – fournisseurs
La mise en place d’une solution de dématérialisation des processus de gestion, vous permet également d’améliorer les relations avec votre écosystème clients / fournisseurs.
La mise à disposition d’un portail permet à vos fournisseurs et clients de suivre en direct votre activité et de savoir en temps réel l’avancement du traitement de leurs factures ou commandes. Ils peuvent ainsi se connecter 24h/24 et 7j/7 pour consulter un document, planifier un paiement, gérer leurs préférences, déposer un document, etc. La communication est ainsi facilitée et permet notamment de résoudre les problèmes et litiges en temps réel. Le traitement des factures et commandes est ainsi plus rapide et permet un meilleur respect des délais de paiement.
Conclusion
Pour optimiser vos centres de services partagés, vous pouvez choisir de dématérialiser vos cycles Purchase-to-Pay et Order-to-Cash . Cela vous permet de standardiser vos processus en interne et de gagner en visibilité. Vous obtiendrez de nombreux bénéfices : traitement plus rapide des documents, gain en visibilité, résolutions des litiges plus rapide…
Pour en savoir plus
- Visionner notre web conférence en replay : https://quitpaper.esker.com/replay-webinar-digitalisation-P2P-productivite-controle-depenses.html
- Télécharger notre livre blanc : https://quitpaper.esker.fr/FR-Nurturing-OTC_FR-SOP_WP_OTC_LP.html
- Vous pouvez aussi lire : https://www.dematerialiser.fr/relation-fournisseur/2019/04/24/des-relations-intra-et-inter-entreprises-dynamisees-par-la-digitalisation-du-processus-purchase-to-pay/
Marion Béhier est Chargée de Marketing Opérationnel pour l’offre Procure-to-Pay au sein de la filiale France d’Esker. Elle est en charge de la promotion des solutions Esker de dématérialisation des commandes d’achat et factures fournisseurs.