Les “nouveaux” départements comptabilité fournisseurs

Sandrine Meillant

Toutes les entreprises à travers le monde ont traversé ces derniers mois des périodes de fortes pertubations économiques, et s’il y a une chose qu’elles savent aujourd’hui avec certitude, c’est qu’il est tout simplement impossible de revenir au « statu quo » et que plus rien ne sera comme avant dans le business. Cependant, cela a peut-être du bon pour les entreprises et notamment pour les services comptabilité fournisseurs : la flexibilité du lieu de travail et la continuité opérationnelle étant devenues des priorités, la digitalisation est passée de “nice to have” à un élément indispensable, incitant les entreprises à revoir leurs processus manuels de traitement des factures fournisseurs.

Alors, maintenant que les économies mondiales s’ouvrent à nouveau et que les entreprises reprennent leurs activités, à quoi va ressembler le “nouveau” département comptabilité fournisseurs ? Quelle stratégie de dématérialisation des factures fournisseurs mettre en place pour faire progresser l’efficacité opérationnelle et obtenir un avantage concurrentiel encore plus net ? Cela semble compliqué de penser à l’avenir en cette période d’incertitude, mais il est impératif de se préparer pour les « services comptabilité nouvelle génération ».

Le nouveau département comptabilité fournisseurs

La majorité des processus de traitement des factures fournisseurs sont encore très manuels, ce qui les rend peu souples et liés à un emplacement physique. A présent, les services comptabilité fournisseurs doivent s’affranchir de la contrainte liée à un lieu de travail. La meilleure manière d’y arriver ? La digitalisation des processus.

Voilà pourquoi la digitalisation des processus est indispensable pour aller de l’avant :

  1. L’écart de performance grandissant entre les équipes de comptabilité fournisseurs qui sont habilitées à travailler à distance et celles qui sont liées à un emplacement physique. Pour les services équipés de solutions de digitalisation, le passage du travail sur-site au travail à distance a été presque indolore. On ne peut pas en dire autant des services traitant encore leurs factures au format papier.
  2. La continuité opérationnelle et la rétention des talents. Les équipes traitant manuellement leurs factures fournisseurs ont dû cesser leur activité lorsqu’on leur a dit de rester à la maison. Et les employés qui se sont retrouvés désœuvrés, sans possibilité de travailler à distance, ont potentiellement commencer à chercher un nouvel emploi dans des entreprises qui donnent la priorité à la continuité opérationnelle.
  3. La productivité accrue. La capacité de travailler depuis n’importe où dépend de la suppression de tâches très manuelles et à faible valeur ajoutée comme le suivi des factures papier, la saisie répétitive de données, le tri, les copies, etc. Une fois tout cela éliminé, les comptables sont plus productifs et ont plus de visibilité sur l’ensemble du processus.

Une approche plus stratégique du traitement des factures fournisseurs

Le service comptabilité fournisseurs du passé était transactionnel : réception d’une facture, vérification puis paiement de celle-ci. Celui de demain est plus stratégique. Il :

  1. Gère le fonds de roulement et la gestion des dépenses en tirant parti des remises sur les paiements anticipés et en ayant la capacité d’anticiper les besoins de trésorerie pour la période à venir.
  2. A une plus grande visibilité sur les KPIs essentiels, ce qui fournit les données nécessaires pour une prise de décision optimale et plus éclairée.
  3. Traite les factures plus rapidement et plus efficacement, ce qui signifie que les employés des services comptabilité fournisseurs ont plus de temps pour piloter les budgets, planifier à l’avance et mesurer.

Les stratégies pour les responsables de la comptabilité fournisseurs

La transformation du traitement des factures fournisseurs d’une tâche routinière de back-office à une mission digitale, stimulant les profits et contribuant à la stratégie de l’entreprise semble être une excellente nouvelle, mais cela peut aussi sembler un peu effrayant. Voici quelques mesures que les décideurs financiers peuvent prendre pour éviter de prendre du retard :

  1. Ne cessez pas de digitaliser. Continuez de tirer parti des technologies émergentes pour passer au traitement des factures 100 % électronique et sans intervention humaine. N’ayez pas peur de vous lancer tout de suite dans un projet dématérialisation — les projets de digitalisation à distance sont tout à fait possibles !
  2. Travailler plus étroitement que jamais avec les fournisseurs. Se concentrer sur la gestion de l’information fournisseurs et accélérer l’intégration des fournisseurs. L’optimisation des relations avec les fournisseurs peut permettre l’obtention d’escomptes sur les paiements anticipés et de tarifs plus attractifs.
  3. Reconnaître la valeur des données des factures fournisseurs et en tirer parti. Chercher des moyens de libérer et de transmettre aux différents intervenants du processus P2P les données comme ils le souhaitent au moment où ils en ont besoin.

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