Wine Warehouse spécialiste de vin, bière et spiritueux avait grand besoin d’optimiser son processus de recouvrement. En effet c’était aux commerciaux, pendant leur rendez-vous chez les clients, de gérer manuellement le recouvrement des créances.
Comme les clients de Wine Warehouse commandent souvent plus d’une fois par semaine, jusqu’à 15 000 factures hebdomadaires étaient alors à traiter et à recouvrer. Cela représentait un gros challenge pour les commerciaux en plus de leur fonction de vente, ainsi qu’aux autres services de la société (comptabilité clients, credit management …). Cette situation entraînait :
- Une perte de temps pour les commerciaux qui géraient également le lettrage et les problèmes associés
- Une mauvaise relation client impactée par les relances et les litiges
- Une augmentation du DSO*
- Une faible visibilité sur le traitement des factures et un mauvais suivi des relances
*Days Sales Oustanding : ratio qui mesure le délai moyen de paiement des clients exprimé en jours de chiffre d’affaire.
CRM de recouvrement : une solution pour tous
Wine Warehouse a choisi de se doter d’une solution SaaS pour automatiser son recouvrement. Aujourd’hui, c’est toute la société qui a gagné en efficacité.
Les commerciaux n’ont plus à s’occuper des factures, du recouvrement et du paiement.
La comptabilité clients gère désormais tout le poste client. Cela accélère les règlements et augmente la visibilité via des outils de pilotage personnalisés et des statistiques en temps réel.
La solution en mode SaaS permet de faciliter la vie des équipes (enregistrement de paiements par téléphone, suivi du DSO …), mais elle centralise également toutes les informations relatives à la comptabilité client.
Les clients ont accès à un portail web en libre-service pour visualiser leurs factures, configurer l’option de paiement automatique ou régler immédiatement, réduisant ainsi le DSO et améliorant l’expérience client.
Et même le service informatique !
« L’enthousiasme pour Esker ne se limite pas au service comptable. Notre équipe informatique a été à l’initiative du choix de la solution en nous présentant le CRM et en reconnaissant son potentiel. Nous aimons tous l’efficacité apportée à notre processus de recouvrement. »
Patrick Powers | Crédit Manager
CRM de recouvrement : les bénéfices
Depuis la mise en place de la solution, Wine Warehouse a constaté de nombreux bénéfices :
- Accélération de 45% des règlements en un an
- Indice d’efficacité du recouvrement qui s’élève à plus de 80%
- Amélioration de la productivité des équipes : les commerciaux ne sont plus associés à la facturation et ne gèrent plus les demandes de copie de facture
- Meilleure visibilité grâce à des rapports personnalisables et des indicateurs clés de performance en temps réel et facilement accessibles
- Augmentation de la satisfaction clients via des d’options en libre-service et une communication simplifiée avec le service comptabilité
- Réduction du DSO : relances automatiques toutes les semaines via des e-mails personnalisés
“Nous pouvons faire tant de choses qui étaient impossible auparavant : accepter des paiements par téléphone, planifier des relances hebdomadaires automatiques, envoyer des factures électroniques aux clients au moment de la facturation. Les bénéfices profitent à nos équipes mais aussi à nos clients. Nous avons constaté une augmentation du taux de recouvrement et une réduction du DSO.”
Patrick Powers | Crédit Manager
À propos de WINE WAREHOUSE
Wine Warehouse est une entreprise familiale qui commercialise du vin, de la bière et des spiritueux. La société a été créée en 1973 par Bob et Jim Myerson, grands amateurs et collectionneurs de vin, cherchant à proposer du bon vin sur un nouveau marché en forte croissance. L’étendu et la qualité du portefeuille de marques de Wine Warehouse est reconnu au niveau national dans le secteur des boissons alcoolisées.
Pour aller plus loin, je vous propose de découvrir (ou redécouvrir) les articles suivants :
- 5 conseils clés pour améliorer votre processus de gestion du poste client et vous faire payer plus vite !
- Recouvrement : Trek réduit son DSO* et améliore l’expérience client
Alizée Hannequart est en charge de la promotion de la marque et des solutions Esker auprès des clients de la filiale France.