Luxasia est un distributeur de produits de luxes en Asie avec des marques telles que Burberry, Dior, Hermès et Prada. Fort de ses plus de 30 ans d’expérience dans son secteur, l’entreprise connait une forte croissance que son processus Purchase-to-Pay (P2P) en place n’arrivait plus à gérer correctement.
Etape #1 : Identification de ses principaux besoins
Luxasia souhaitait améliorer son processus comptable et :
- Repenser le traitement manuel et éliminer tous les documents papier entrants et sortants afin de réduire les coûts opérationnels et les lenteurs du processus global de facturation.
- Améliorer la satisfaction des clients et des employés qui ont connu une forte augmentation de leur charge de travail et des lenteurs du processus global de facturation
- Augmenter la visibilité et l’accès des documents. Pour faire valider leurs factures, les employés devaient créer des demandes d’achat puis les imprimer au format papier. Les bons de commande étaient ensuite créés à la main dans le système SAP® de l’entreprise, compliquant ainsi l’accès et le partage des informations et des documents.
- Faciliter les tâches des différents services de l’entreprise. Pour traiter leurs notes de frais les employés remplissaient des fichiers Excel, numérisaient des reçus papier, les imprimaient et les transmettaient à la comptabilité.
- S’intégrer avec l’ERP SAP afin de gérer les bons de commandes, les factures et les notes de frais
- Mettre en œuvre une solution Cloud pour faciliter la mise en place de son Centre de Service Partagé
Etape #2 : Création d’un Centre de Services Partagés (CSP)
Afin de gérer sa forte croissance, Luxasia a créé un CSP en Malaisie pour centraliser sa comptabilité et automatiser le traitement des factures fournisseurs, d’abord pour Singapour puis pour ses filiales.
Pour faciliter la mise en place de son CSP, Luxasia a décidée de mettre en place conjointement une solution SaaS pour dématérialiser son cycle Purchase-to-Pay (P2P).
Aujourd’hui, 561 personnes chez Luxasia traitent des documents.
Etape #3 : Dématérialisation des commandes d’achat
Grâce à la dématérialisation, Luxasia génère et valide désormais de manière automatique les demandes d’achat. Les commandes approuvées sont automatiquement créées avec envoi d’une copie au fournisseur.
La réception des marchandises a aussi été optimisée et permet de choisir la personne qui réceptionne la marchandise et de transmettre les informations de réception directement dans SAP. En digitalisant son cycle fournisseurs, Luxasia a pu supprimer les validations au format papier et gagner en visibilité sur l’ensemble du processus.
Etape #4 : Dématérialisation des factures fournisseurs
Luxasia automatise le traitement de 36 000 factures fournisseurs annuelles via son nouveau CSP provenant des nombreux bureaux avec des formats et des langues différents. Pour simplifier son circuit de validation Luxasia utilise le workflow de la solution en dehors de l’ERP.
« Nous sommes maintenant en mesure de suivre la productivité et de mieux gérer nos ressources grâce aux rapports et tableaux de bord. La solution nous a également permis d’optimiser nos processus et de mettre en place des méthodes de travail standardisées. » Jasmin Ong, Contrôleur financier chez Luxasia
Etape #5 : Gestion des notes de frais
Grâce à la fonctionnalité de gestion des notes de frais, Luxasia a réduit de 80% l’utilisation du papier. Les utilisateurs n’ont plus besoin d’imprimer les reçus et peuvent suivre leurs demandes et communiquer facilement avec l’équipe comptable directement dans l’interface de la solution.
Quels ont été les résultats pour Luxasia ?
- Une plateforme automatisée pour centraliser au même endroit les documents et les informations
- Un workflow de validation indépendant de l’ERP
- Une visibilité améliorée grâce à l’affichage des indicateurs clés en temps-réel et des tableaux de bord personnalisables
- Une prise en charge multilingue permettent la lecture et le traitement des factures dans plus de 120 langues
- Consultation et validation des demandes d’achat et factures fournisseurs n’importe où et 24h/24, 7j/7 grâce à une application mobile
- Communication simplifiée grâce au portail fournisseurs et à l’outil de collaboration en ligne qui facilitent les échanges
- Une interface conviviale et intuitive facilitant la formation des utilisateurs
- Efficacité accrue via la suppression de la saisie manuelle des données
À PROPOS DE LUXASIA
Le groupe Luxasia est spécialisé dans la distribution de produits et marques de luxe en Asie. Son portefeuille, composé de marques telles que Burberry, Bvlgari, Dior, Diptyque, Ferragamo, Hermès, La Prairie et Prada, est le fruit de plus de 30 ans d’expérience dans l’industrie du luxe.
Utilisant ses connaissances du marché asiatique dans une perspective globale, Luxasia aident les marques internationales à accéder au marché local grâce à sa stratégie commerciale B2C, sa connaissance de la typologie client et la distribution omnicanal. Luxasia, dont le siège social est situé à Singapour, est présente dans 10 autres régions d’Asie, notamment en Malaisie, à Taiwan, à Hong Kong, en Chine, en Inde, en Indonésie, aux Philippines, en Thaïlande, au Vietnam et au Myanmar.
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