La digitalisation des processus métiers a fortement impacté les relations au sein des entreprises et entre une entreprise et son écosystème client/fournisseur. De nouvelles solutions intelligentes et collaboratives libèrent le partage de l’information et font disparaître les frontières.
Avec la digitalisation du processus P2P, la notion d’entreprise étendue prend aujourd’hui tout son sens : les relations clients et fournisseurs sont assurément entrées dans une nouvelle ère avec des informations collectées en temps réel et des canaux de communication favorisant l’instantanéité et les interactions.
La suppression des silos et l’avènement de la collaboration au sein même des entreprises : décloisonnez !
L’utilisation d’outils numériques favorise la communication et la collaboration : le partage d’informations est réalisable en un clic, tout le monde peut accéder à l’information à tout moment, depuis n’importe où.
Avec la digitalisation, l’entreprise entre dans un cercle vertueux : elle encourage le décloisonnement entre les services, ce qui est source d’innovation et qui favorise par conséquent la réussite de la transformation digitale.
La digitalisation du processus Purchase-to-Pay avec une solution unique permet un partage d’informations et de données entre les donneurs d’ordre internes, les acheteurs, les responsables de centres de coûts, les comptables et la direction financière. L’entreprise peut ainsi évoluer vers des méthodes de travail collaboratives, productrices de davantage de valeur.
Optimisation de la relation fournisseurs : faites tomber les barrières !
La mise en place d’une solution d’automatisation de tout le processus Purchase-to-Pay permet une accélération du temps de traitement des documents, et notamment des factures fournisseurs. Ces dernières sont ainsi réglées plus rapidement et les délais de paiement sont mieux respectés. Quel impact pour le fournisseur ? Les conséquences sont considérables pour le fournisseur qui va ainsi bénéficier d’une amélioration de sa trésorerie et aura moins d’actions à effectuer pour recouvrir ses factures. La digitalisation permet de fiabiliser le respect des délais contractuels de paiement.
Le rapprochement automatique des factures avec les commandes et les réceptions va également permettre de mettre en lumière les écarts et de gérer les exceptions facilement et rapidement. Les déclarations de litiges avec le fournisseur sont alors réalisées plus rapidement et entraînent donc des résolutions plus rapides.
Les outils de la digitalisation, comme les portails fournisseurs, permettent aux fournisseurs d’avoir de la visibilité sur l’ensemble du processus : ils ont par exemple la possibilité de voir toutes les commandes et factures en cours, d’accéder aux différentes informations concernant leurs statuts, etc. Ils peuvent également savoir à quelle étape de traitement se situe une facture : si elle est enregistrée, en cours de vérification, s’il y a un litige, si elle bonne à payer, etc. Cette information en temps réel permet de limiter les appels fournisseurs inutiles et de libérer du temps pour les équipes comptables.
D’autres fonctionnalités du P2P, comme celle permettant de transformer directement une commande en facture, garantissent aussi au fournisseur un gain de temps et de fiabilité.
Enfin, pour que la relation client/fournisseur soit équilibrée, il est bien d’un côté comme de l’autre de ne pas imposer de canal de communication, chacun doit pouvoir adresser à l’autre ses documents par le canal de son choix. Une solution de digitalisation du processus P2P qui permet la réception de factures fournisseurs par courrier, e-mail, EDI ou encore portail facilite nécessairement la relation.
Alors oui, la digitalisation est un outil pour optimiser les échanges et relations intra et inter-entreprises, mais d’autres facteurs entrent en compte également, notamment des facteurs humains. Qu’elles soient en interne ou en externe, les bonnes relations ne s’improvisent pas, elles se travaillent sur le long terme et doivent être entretenues !
Vous souhaitez aller plus loin sur ce sujet ? Découvrez (ou redécouvrez) les articles et ressources suivants :
- Luxasia repense complètement son poste fournisseur : digitalisation, CSP …
- Visionnez l’enregistrement de la web conférence animée par Esker et Mazars sur le thème : Digitalisation des processus Order-to-Cash et Purchase-to-Pay : un impact majeur sur les relations avec votre écosystème client/fournisseur.
- Découvrez notre guide : « Dématérialisation du cycle P2P : Le secret pour améliorer vos relations fournisseurs »
Sandrine Meillant est Responsable Marketing Opérationnel pour l’offre Procure-to-Pay au sein de la filiale France d’Esker. Elle est en charge de la promotion des solutions Esker de dématérialisation des commandes d’achat et factures fournisseurs.