Les clés pour assurer la conformité des factures électroniques

De plus en plus d’entreprises remplacent leurs coûteux processus de facturation papier par des solutions moins onéreuses d’envoi de facture et d’archivage au format électronique. Elles découvrent ainsi de nouvelles pistes pour améliorer leur productivité et leur avantage concurrentiel. Alors que la facturation électronique commence à dévoiler tout son potentiel, l’une des raisons pour laquelle elle n’a pas encore été pleinement adoptée est la confusion qui règne autour de la conformité aux taxes.

Si passer d’un format papier à la facture électronique peut considérablement améliorer la trésorerie d’une entreprise, il existe des règles de conformité internationales très strictes qui ne peuvent être négligées.

La facturation électronique à la hausse

Les entreprises sont aujourd’hui prêtes à dynamiser leur mode de communication externe notamment par l’envoi et la réception des factures au format électronique. Deux principaux facteurs contribuent à la croissance soutenue de la facturation électronique :

1. De nombreux gouvernements et grandes entreprises adoptent la facturation électronique, certains même l’exigent !
2. Le cadre légal européen devient de plus en plus flexible, factures électroniques et factures papier bénéficiant désormais d’une égalité de traitement auprès de l’administration fiscale.

Les règles sont les règles

La plupart des pays ont des exigences particulières pour le traitement et l’archivage des factures de sorte que les autorités fiscales puissent facilement déterminer, même plusieurs années après, si ce sont les mêmes factures que celles éditées, via une source identifiable, au moment de la transaction.

Dans le cas d’un contrôle fiscal, l’entreprise doit valider l’intégrité et l’authenticité d’une facture, à la fois pour le fournisseur et pour l’acheteur (exemple : prouver qu’elle est réelle et inchangée). Ces qualités doivent être vérifiables dès lors qu’une facture est émise et jusqu’à la fin de la période d’archivage obligatoire. Tous les documents demandés par un auditeur doivent être rendus disponibles aussi rapidement que possible, et doivent être intelligibles pour l’administration fiscale.

La non-conformité aux exigences fiscales peut entrainer de lourdes amendes pour l’entreprise.

Comment prouver la légalité d’une facture électronique

Auparavant, la signature électronique et l’échange électronique de données (EDI) étaient les seules méthodes acceptées pour assurer l’authenticité et l’intégrité des factures électroniques.

Aujourd’hui, sous la directive Européenne 2010/45, une entreprise a plus de flexibilité pour prouver la légalité d’une facture électronique, grâce à une nouvelle méthode – BCAT (business controls-based reliable audit trail) entre une facture et un fournisseur. Cette piste d’audit est déjà autorisée pour les factures papier et donne, étape par étape, le suivi d’une transaction. Elle est à présent acceptée comme preuve de validité d’une facture électronique.

Dans ce contexte en constante évolution, d’un point de vue légal et technique, les entreprises ont besoin de partenaires de confiance pour les aider à naviguer dans l’univers complexe de la facture électronique.

• La signature électronique fournit un niveau de sécurité juridique sans précédent, fiable et peu coûteux
• L’EDI requiert la mise en place de données fiables et d’échanges sécurisés
• Le BCAT oblige les entreprises à prouver leurs transactions avec des registres commerciaux générés au cours du processus de facturation (exemple : archivage des commandes fournisseurs/clients, bons de réception/bordereaux d’envoi)