Leader en France des prestations et services analytiques dans le domaine de la santé/environnement, agroalimentaire et empreintes génétiques, le Groupe CARSO compte 2 000 fournisseurs, 40 000 factures reçues par an et une centaine de valideurs répartis sur toute la France. Autant de chiffres qui faisaient crouler le Groupe sous le papier et les processus « inefficaces ».
Seule solution pour gagner en productivité tout en améliorant le quotidien de ses équipes et la relation avec ses fournisseurs : passer à la dématérialisation.
Un projet fédérateur et structurant pour toute l’entreprise
Le Groupe CARSO a mis en place la dématérialisation pour 11 des sociétés de son Centre de Services Partagés (CSP). Le processus est désormais simple : les factures reçues par e-mail ou courrier sont envoyées directement vers l’outil qui extrait leurs données. Une fois les données validées, la facture est comptabilisée dans l’ERP de l’entreprise, Sage, et rapprochée du bon de commande et du bon de livraison. La facture est ensuite envoyée en validation de manière dématérialisée sur un portail dédié. Elle est enfin archivée et toutes ses données sont renseignées dans Sage.
« Là où 15 jours par mois étaient auparavant nécessaires pour traiter les factures fournisseurs, désormais tout se fait au fil de l’eau. Notre équipe comptable a gagné en polyvalence et son activité est lissée tout au long de l’année. » Séverine Vivière, Responsable comptabilité fournisseurs du Groupe CARSO
Grâce à la démat’, le Groupe CARSO a pu absorber une croissance d’activité de son CSP de près de 20% en 2015 avec des bénéfices pour l’ensemble de l’entreprise :
- Gains de productivité avec un temps de traitement des factures divisé par deux
- Réduction du temps de validation des factures grâce au portail et à un accès par application mobile
- Amélioration de la relation fournisseur grâce à la réduction des erreurs et des pertes de documents
- Meilleure traçabilité et traitement des litiges grâce à un suivi précis de tout le processus
- Plus grande visibilité de l’activité grâce aux tableaux de bord personnalisables
- Suppression de l’archivage papier et donc du temps passé à classer et rechercher des documents
« Grâce à la dématérialisation, il nous suffit de claquer des doigts pour retrouver une facture archivée et l’application mobile rend la validation beaucoup plus simple pour nos managers. Personne chez CARSO ne reviendrait en arrière !» Séverine Vivière
CARSO a avant tout fait le choix de la dématérialisation pour accompagner la croissance de son activité, l’objectif était de fluidifier ses processus comptables tout en améliorant la qualité de travail de ses employés et nous pouvons facilement conclure que le pari est gagné !
En savoir plus sur le Groupe CARSO : avec plus de 2 500 collaborateurs répartis au sein de 40 sociétés (dont 10 à l’étranger), le groupe CARSO analyse plus de 30 millions de paramètres chaque année et a réalisé en 2015 un chiffre d’affaires de 186 millions d’euros.
Alizée Hannequart est en charge de la promotion de la marque et des solutions Esker auprès des clients de la filiale France.