Entre nouvelles tendances de consommation, transition numérique des entreprises et changement des contraintes réglementaires, le marché de la facturation électronique n’a jamais été aussi dynamique et prometteur. Afin de mieux cerner les tendances et les enjeux de ce marché d’avenir, le blog de la Démat’ vous propose le déchiffrage, en interview, de Bruno Koch, Consultant & Market Analyst au cabinet Billentis

Quel est l’état actuel et quelles tendances observez-vous sur le marché de la facturation électronique ?

En tant qu’analyste, je suis de près le marché mondial de la facturation électronique depuis plus de 20 ans. En fonction des pays, les évolutions sont relativement différentes. On peut voir qu’au niveau mondial, encore plus de 90% des factures sont échangées au format papier. Par exemple, en Europe et aux États-Unis, le volume moyen des factures papier est d’environ 70%. Les 30% restants concernent des factures électroniques échangées majoritairement au format PDF et, dans une moindre mesure, via EDI. Le secteur privé a toujours été en avance sur le secteur public en termes d’échanges de factures électroniques ou pour toute autre innovation. Dans ce secteur, nous constatons un taux d’adoption de 10-15% contre 5% dans le secteur public. Ce sont les grandes entreprises qui ont poussé leurs partenaires commerciaux à passer à la facturation électronique, ces derniers ayant des exigences différentes : certains veulent des factures au format ANSI, d’autres EDIFACT, XML, CSV, etc.

« Aujourd’hui, et j’en suis sûr pour les cinq prochaines années, la réalité est que les environnements multiformats et multicanaux sont nécessaires pour gérer la facture électronique. »

Les gouvernements deviennent acteurs sur le marché de la facturation électronique principalement pour les documents entrants. Le secteur public est responsable à 60-80% de tous les achats dans un pays, ce qui signifie qu’ils reçoivent une énorme quantité de factures. Afin de traiter efficacement ces documents, les gouvernements poussent de plus en plus leurs fournisseurs à leur envoyer des factures électroniques. Par exemple, le gouvernement américain impose déjà ce mode d’envoi des factures et est dans la phase finale de l’imposer à tous les fournisseurs dès 2018. 2018 est également une année marquante en Europe : tous les gouvernements doivent être prêts à recevoir des factures électroniques. Aujourd’hui, ceci est déjà une exigence pour toutes les agences du secteur public, mais certains pays vont au-delà – 30 pays européens exigent de leurs fournisseurs de leur envoyer des factures électroniques.

Selon vous, la réglementation autour de la facturation électronique pour le B2G a-t-elle un effet sur le B2B ?

Je m’attends à voir un impact positif de toutes ces initiatives de facturation électronique des entités publiques sur le secteur privé. Dans la plupart des pays, 45 à 65% des entreprises sont des fournisseurs du secteur public. Donc si un secteur public exige la facturation électronique, alors plus de la moitié des entreprises seront impactées. Par conséquent, je suis très heureux de voir que le secteur public suit cette direction.

Que recommanderiez-vous aux entreprises et aux gouvernements ? Que doit-on prendre en compte pendant le lancement d’un projet de facturation électronique ?

Malheureusement, la plupart des entreprises commencent à utiliser les factures électroniques par obligation. Il ne s’agit pas d’une approche proactive avec une stratégie ou un objectif bien défini en amont.

« Pour cette raison, l’une de mes recommandations clés pour mettre en place un projet de facturation électronique est de passer d’une approche réactive à une approche proactive. »

Pour les très petites entreprises avec un faible volume de factures, un véritable projet n’est pas nécessaire. Elles peuvent simplement s’inscrire sur un portail web ou installer un logiciel client sur un ordinateur pour faire de la facturation électronique. Cependant, pour les entreprises de moyenne à grande taille, il est fortement conseillé d’avoir un projet bien structuré. Dans une entreprise, jusqu’à 7 services peuvent être concernés par ce type de projet. Pour garantir sa réussite, ces services doivent être impliqués et soutenir le projet dès le départ. Souvent, ces grandes sociétés sont internationales. Elles ont donc des factures transfrontalières et la facturation devient alors un projet multinational dès le premier jour. Le démarrage peut prendre entre 12 à 18 mois car il faut savoir si elles sont prêtes à passer à la facturation électronique. C’est une condition préalable essentielle.

« La facturation électronique ne fonctionne que si tous les partenaires commerciaux, ou au moins une grande partie d’entre eux, soutiennent le projet et acceptent les factures électroniques. »

Les entreprises ont besoin de comprendre la structure, les capacités et les limites de ses partenaires commerciaux. Ce n’est que dans ce cas-là qu’il est possible de tout préparer en interne pour rallier un nombre élevé de partenaires commerciaux dans un court laps de temps. Même si une entreprise a une bonne compréhension de la structure de ses fournisseurs et de ce qu’ils sont en mesure de faire, il est essentiel de communiquer avec eux au moins deux fois plus qu’attendu.

Selon vous, quelles sont les tendances dans les cinq prochaines années ?

Ce n’est pas évident de prédire l’avenir, mais je sais que certains pays sont en avance de phase et quels développements seront réalisés dans d’autres pays.

« Dans l’ensemble, je pense que le volume de facturation électronique augmentera chaque année pour les cinq prochaines années : 15% en Europe, 20% en Amérique du Nord et 25% en Asie. Je prévois des taux de croissance très élevés. »

Aujourd’hui, nous avons trop de factures « PDF image ». En effet, en règle générale, 70 à 75% des factures électroniques sont au format « PDF image » ce qui ne sera plus suffisant à l’avenir. Le marché deviendra plus exigeant. En complément du « PDF image », le marché exige des données structurées, soit dans un fichier parallèle, soit intégré dans un fichier PDF. Ce que je vois aussi, c’est le développement au-delà de la simple facturation électronique. Les commandes d’achat, commandes clients, accusés de réception et confirmations doivent être inclus dans la digitalisation du processus ainsi que sur l’ensemble du cycle achats, y compris les ressources et les catalogues. Enfin, les autorités fiscales auront de plus en plus un rôle influent. Elles exigeront que les acteurs du marché échangent uniquement des factures électroniques. C’est déjà le cas en Amérique latine, en Asie, en Europe du Sud et, bientôt, de plus en plus de pays seront touchés par ces obligations.

Pour en savoir plus, retrouvez l’interview vidéo de Bruno Koch, sur la chaîne Youtube d’Esker :