Comme son nom l’indique, le blog de la démat’ traite de dématérialisation. Touchless, pdf signés, reconnaissance intelligente des documents … nous faisons souvent ici l’éloge de toutes les technologies développées au service de la digitalisation des entreprises. Mais tout comme Rome ne s’est pas faite en un jour, toutes les entreprises, et surtout leurs clients, ne sont pas forcément prêts à dématérialiser leurs documents de gestion et dans ce cas, l’ externalisation est une solution pour franchir le cap progressivement.
En 30 ans d’activité, le groupe BatiSanté a su s’imposer comme un leader des services aux administrateurs de biens dans les métiers du diagnostic, du contrôle, de l’hygiène et de la sécurité incendie des bâtiments.
Malgré sa forte croissance, BatiSanté continuait de traiter manuellement plus de 100 000 factures et lettres de relances par an. Les équipes concernées passaient ainsi près de 40 jours par an à imprimer, mettre sous pli, affranchir et remettre en poste les courriers… autant de temps et de ressources précieuses gaspillés pour une tâche primordiale pour l’activité de l’entreprise mais dont la valeur ajoutée était très limitée.
De par son activité, la société devait également faire face à de fortes contraintes :
- Pour la facturation : une très forte saisonnalité autour de 2 temps forts en janvier et en juillet avec un grand nombre de factures à envoyer au même moment.
- Pour les relances : un très grand volume de courriers de relance (4 500 par mois équivalent à 10 000 pages) et une activité avec les Syndics de Copropriété qui nécessite de grouper les envois de relances.
Notre besoin était avant tout de gagner en productivité et de supprimer au maximum les tâches manuelles sans valeur ajoutée pour nos équipes. Nous nous sommes donc naturellement tournés vers l’ externalisation du courrier qui nous offrait à la fois fiabilité, rapidité de mise œuvre et simplicité d’utilisation. Christelle Brun, Directrice Administrative et Financière de BatiSanté
Un passage progressif à l’ externalisation
Pour répondre à cette problématique et moderniser sa comptabilité client, BatiSanté s’est tourné vers l’ externalisation. La transition s’est faite progressivement, tout d’abord avec des lettres de relances, puis les factures.
Un nouveau processus fluide a été mis en place avec une solution qui récupère automatiquement les documents et en assure l’impression, le regroupement par Syndic, la mise sous pli, l’affranchissement et la remise en poste. Une révolution dans le quotidien des équipes !
Les bénéfices de l’ externalisation sont nombreux et tangibles pour BatiSanté qui a pu observer :
- Un gain de temps de 40 jours et d’importants gains de productivité grâce à la suppression des tâches manuelles pour les équipes de BatiSanté qui peuvent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme la relation avec les clients.
- Une diminution des coûts significative grâce à la réduction des équipements d’impression et de stockage, des coûts de main d’œuvre, et des frais d’affranchissement.
- Une amélioration des délais de règlement avec l’envoi plus rapide des factures et lettres de relance.
Au-delà du temps gagné, ce qui est important c’est que les clients reçoivent leurs factures plus rapidement. Finalement tout le monde y gagne ! Et les résultats sont immédiats : dès mi-janvier, le volume de règlements avait déjà augmenté par rapport à l’année précédente. – Christelle Brun
Pour aller plus loin
N’hésitez pas à lire, ou à relire, le billet sur Touax Solutions Modulaires, un exemple réussi d’une entreprise qui a fait le choix de l’ externalisation comme première étape afin de passer progressivement à la dématérialisation
En savoir plus sur BatiSanté : Fondé en 1987, le groupe BatiSanté s’est rapidement imposé comme un leader des services aux administrateurs de biens en Ile-de-France dans les métiers du diagnostic, du contrôle, de l’hygiène et de la sécurité incendie des bâtiments. Basé à Neuilly-Plaisance, le groupe emploie 542 salariés et a généré plus de 50,5 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2016.
Alizée Hannequart est en charge de la promotion de la marque et des solutions Esker auprès des clients de la filiale France.