Si la fabrication de portes d’entrées, de fenêtres ou encore de portes-patios n’a plus de secret pour Novatech, groupe leader au Quebec dans la fabrication de produits pour l’habitat, il lui devenait difficile de gérer correctement et dans les temps ses 11 500 factures et commandes reçues par mois.

C’est dans un souci de qualité de relation avec ses clients et fournisseurs que Novatech s’est investi dans un nouveau chantier, la dématérialisation. Un projet permettant une automatisation des processus de la chaîne de traitement aussi bien des commandes clients que des factures fournisseurs pour gagner en productivité, en visibilité et permettre une meilleure répartition de la charge de travail.

D’une gestion manuelle grinçante…

Avec environ 7 000 commandes clients reçues par mois par fax ou e-mail, le traitement manuel impliquait de nombreuses étapes (impression ou collecte, saisie dans Oracle puis numérisation pour archivage) et donc :

Une perte de temps importante,
Un risque d’erreur de traitement accru,
Des retards dans les livraisons, un phénomène d’autant plus observé en haute saison.

Pour les 4 500 factures fournisseurs, même constat, la saisie manuelle des documents reçus pour la plupart en format papier engendrait perte de factures, erreurs et retard de paiement.

Grâce à la mise en place de la dématérialisation, Novatech a réorganisé, en même temps, son Service Clients et son Service Financier afin de rétablir des objectifs de productivité en lien avec la croissance de l’activité et de garder la confiance de ses clients et fournisseurs.

… Vers une automatisation des processus bien huilée

Une fois l’outil directement intégré et synchronisé avec l’ERP Oracle, les utilisateurs ont pu en observer rapidement les bénéfices :

Des tableaux de bord offrant une visibilité sur toutes les étapes de la chaîne de commandes pour le Service Clients et de facturation pour le Service Financier,
Les délais tenus au plus juste pour ne pas risquer l’engorgement et le mécontentement des clients/fournisseurs,
Une meilleure gestion des ressources humaines et des heures supplémentaires des salariés notamment en haute saison,
Une réduction considérable des erreurs de saisie puisque les commandes et factures sont intégrées dès leur réception,
Une meilleure répartition de la charge de travail pour l’ensemble des équipes.

« La dématérialisation par l’intégration d’une solution directement dans notre ERP Oracle a permis aux équipes de facilement s’approprier l’outil et de gagner rapidement en productivité grâce aux tableaux de bords qui offrent une visibilité sur l’intégralité de la chaîne de facturation et de commandes. Aujourd’hui, nous parvenons à tracer les documents de façon efficace et pouvons déterminer de façon plus simple le niveau de charge de travail de nos équipes. » Eric Castonguay, Directeur des Opérations, Groupe Novatech

Novatech a fait le choix de dématérialiser les parties des cycles Order-to-cash et Purchase-to-Pay qui impactaient directement la qualité de la relation avec leurs clients et fournisseurs. Une démarche d’automatisation des processus qui leur permet aujourd’hui de gérer aux mieux ces relations pour ensuite, pourquoi pas, se lancer dans la dématérialisation complète de ces cycles afin d’homogénéiser les processus.

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En savoir plus sur Groupe Novatech

Le Groupe Novatech est une entreprise québécoise qui compte 35 ans d’expérience dans la fabrication de portes d’entrée, de vitrages, de portes-patio, de moustiquaires rétractables et de verres scellés sur mesure.

Offrant des produits de haute qualité conçus pour améliorer l’expérience client en matière d’habitation, avec une gamme de produits architecturaux pour le marché de l’habitation. Le développement du Groupe Novatech se manifeste dans la poursuite de l’excellence, l’automatisation des processus et l’innovation à tous les niveaux de l’entreprise.

Aurélie Entrena

Aurélie Entrena occupe le poste de Responsable Marketing et Communication pour la filiale France d’Esker.