5 conseils clés pour améliorer votre processus de gestion du poste client et vous faire payer plus vite !

Cécile Opper

Selon les principaux acteurs du marché, les créances impayées représentent 56 milliards d’euros en France en 2017. Ce manque à gagner augmente le besoin en fonds de roulement (BFR) des entreprises, les freinent dans leurs investissements et entraîne une perte de compétitivité voire leur fermeture définitive.

Pour permettre aux entreprises de financer leur croissance et d’être plus productives, il est inévitable de faire évoluer leur processus de gestion du poste client et d’anticiper les problèmes, notamment grâce à l’automatisation.

Voici 5 conseils clés pour améliorer votre processus et vous faire payer plus vite !

#1 AUTOMATISEZ LA DIFFUSION DE VOS FACTURES CLIENTS

Un coût par facture élevé. Un temps de traitement long. Un risque d’erreur de saisie élevé. Un archivage coûteux et fastidieux. Aucun contrôle et aucune visibilité sur le statut des envois…
La gestion manuelle de votre facturation vous apporte de nombreux inconvénients. Et tous ces points de douleurs fragilisent vos entrées de cash, augmentent votre DSO et dégradent fortement votre relation client.

Une solution d’automatisation permet la diffusion de toutes vos factures via tout média (par courrier, par email en PDF simple ou signé, via EDI, sur un portail web, via la plateforme Chorus…) pour un envoi et un paiement plus rapides. De cette manière, vous vous adaptez aux exigences et contraintes de facturation de vos clients, en respectant notamment leurs préférences d’envoi de leurs factures, et améliorez par ailleurs leur satisfaction. Vous supprimez également les erreurs liées au traitement manuel, réduisez vos coûts et le nombre de litiges, et obtenez une visibilité totale sur le statut de vos envois grâce à des tableaux de bord mis à jour en temps réel.

Aussi, de plus en plus de fournisseurs de solution de dématérialisation développent des technologies de Robotic Process Automation (RPA) permettant de déposer automatiquement les factures sur le portail fournisseur des clients. Vous n’avez plus besoin de vous connecter à tous les portails de vos clients pour déposer manuellement vos factures. Un robot peut le faire à votre place. Ainsi, 100% de vos factures clients peuvent être automatisées. Imaginez le gain de temps.

Nous vous conseillons également de faire appel à un prestataire vous permettant d’être conforme aux réglementations en vigueur autour de la facturation électronique en France mais aussi à l’international. Pour rappel, en France, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises B2B d’ici 2020. En Italie, elle est obligatoire pour le B2B et le B2C depuis le 1er janvier 2019. La réglementation évolue rapidement et il est important pour les entreprises d’anticiper et de se préparer au passage à la facturation électronique.

Le saviez-vous ?

Selon le Baromètre Atradius des pratiques de paiement (édition Octobre 2018),  
60% des répondants ont remarqué une accélération du délai de paiement après passage à la facture électronique.

#2 FACILITEZ LE PAIEMENT DE VOS FACTURES

Une fois la facture correctement envoyée, l’étape suivante est de se faire payer !

Pour faciliter le paiement de vos clients, vous pouvez leur offrir un accès facile à un portail en ligne, disponible 7j/7 et 24h/24, leur permettant de visualiser ou contester une facture, effectuer un paiement, faire une demande d’avoir ou tout simplement poser une question à un membre de votre équipe. Vous gagnez un temps précieux, accélérez le temps de résolution de vos litiges et améliorez en parallèle l’expérience client.

Une solution de digitalisation des factures clients avec une solution de paiement intégrée vous permet d’avoir 100% de visibilité sur le statut de paiement de vos factures. Cette offre qui allie rapidité, sécurité et traçabilité, convient parfaitement aux entreprises qui ont des besoins de paiement urgents (paiement d’un litige, besoin immédiat d’un service ou d’un produit, acompte pour commande…). Elle vous permet également de réduire vos délais de paiement et de réconcilier plus facilement vos encaissements. 

Nouveauté !

La Directive sur les services de paiement (DSP2), qui entre en vigueur en septembre 2019, va faciliter le paiement de compte-à-compte en Europe. Le paiement du futur, appelé le paiement instantané, va permettre de pousser de manière automatisé les fonds du compte du client vers le compte du fournisseur en moins de 10 secondes !

#3 OPTIMISEZ VOTRE PROCESSUS DE RECOUVREMENT

L’enjeu ici est de récupérer son cash le plus rapidement possible (encaisser au plus près de l’échéance) pour éviter tout risque de perte et ce, tout en préservant la relation client. Or, une gestion manuelle représente pour vos équipes un travail long, fastidieux, et cause inévitablement des retards de paiement. Cela augmente par conséquent votre DSO et menace votre trésorerie…

Voici quelques conseils pratiques pour optimiser votre processus de recouvrement amiable, notamment grâce à l’automatisation :

  • Anticipez avec les pré-relances : le recouvrement se prépare et doit être intégré en amont de la phase de relance. Vous pouvez par exemple envoyer à votre client un état de compte 5-10 jours avant la date d’échéance pour lui rappeler qu’il a une ou plusieurs factures à payer.
    Profitez-en également pour vous assurer de la qualité de vos ventes et/ou pour détecter des éventuels litige et les résoudre au plus vite.
  • Adaptez votre stratégie de relance : segmentez votre portefeuille en fonction de la typologie de vos clients, élaborez des sénarii de relance et adaptez vos messages en fonction de votre cible, de leur niveau de relance et de votre objectif fixé. Cela vous permet de relancer en priorité les comptes les plus stratégiques et de préserver au mieux votre trésorerie.
  • Centralisez les informations clients : le recouvrement est l’affaire de tous. Un CRM de recouvrement vous permet de capitaliser toutes les données clients, les factures, les messages échangés, les historiques de relances et les litiges enregistrés dans un seul et unique outil. Ainsi, vous facilitez la collaboration interne (suivi des relances en cas d’absence d’un salarié, suivi des actions en cours, communication efficace entre les acteurs…), accélérez la résolution de vos litiges et ne perdez plus d’informations utiles !
  • Libérez du temps à vos équipes : automatisez les tâches à faible valeur ajoutée (pré-relances, rappels sur petits montants, rappels aux clients peu risqués et bons payeurs) pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel. Ne perdez plus de temps à prioriser vos tâches quotidiennes qui nécessitent une action humaine. Un CRM de recouvrement organise à votre place votre activité en fonction de vos propres règles et préférences.  
  • Ayez une bonne visibilité sur votre activité : gardez un œil sur vos performances grâce à des indicateurs clés tels que le taux d’échus, le DSO, le nombre de relances traitées, l’index d’efficacité du recouvrement ou encore les prévisions d’encaissement, et piloter votre activité en ajustant vos stratégies de relance en fonction de l’évolution de ces derniers. Grâce à une solution d’automatisation, plus besoin de passer du temps à retraiter des informations dans un fichier Excel pour créer et maintenir une balance âgée à jour. Obtenez une vision consolidée ou par client de toutes les créances en cours, avec des informations mises à jour en temps réel. Vous pouvez également analyser les motifs de retards de paiement et les motifs de litiges et ainsi mettre en place des actions correctives pour optimiser votre processus de recouvrement.

En optimisant votre processus de recouvrement grâce à l’automatisation, vous réduisez votre DSO, augmentez la productivité de vos équipes, accélérez la résolution de vos litiges tout en gardant une bonne relation avec vos clients. Votre recouvrement devient efficace, vous vous protégez des impayés et préserver votre trésorerie !

Le saviez-vous ?

Grâce à un CRM de recouvrement, la société TREK BICYCLE a réduit son taux d’échus de 4%.
En savoir plus.

#4 AUTOMATISEZ LA GESTION DE VOS ENCAISSEMENTS

Dans la perspective d’optimiser encore plus votre cycle de recouvrement et votre relation client, un process essentiel reste à considérer : la gestion des encaissements.

Vous est-il déjà arrivé de relancer un client qui avait déjà payé ses factures ? Embarrassant…

Pour éviter de se retrouver dans cette situation assez frustrante pour les deux parties, vous pouvez automatiser le lettrage de vos paiements reçus grâce à des solutions basées sur des technologies d’Intelligence Artificielle et de Machine Learning. Cela vous permet de gagner du temps (et de l’argent), car vous supprimez toutes les tâches manuelles associées, comme la gestion des avis de paiement ou la recherche fastidieuse liée aux lettrages complexes, et cela vous donne une meilleure visibilité et des données en temps réel sur les bons comptes à relancer.

En optimisant la gestion de vos encaissements vous préservez ainsi la relation commerciale et boostez l’efficacité de votre recouvrement.

#5 MAÎTRISEZ LE RISQUE CLIENT

Dernier point mais non des moindres pour une gestion optimisée du poste client : la maîtrise du risque crédit client tout au long du processus.

En France, + de 35% des retards de paiement sont dus à un défaut de fonds disponibles au moment du paiement (Baromètre Atradius des pratiques de paiement – édition Octobre 2018). Il est donc impératif de savoir avec qui vous faites du business et prendre les mesures nécessaires en conséquence et ce, bien avant l’échéance de la facture.

Cela commence par correctement identifier la ou les entités facturables/livrables/payeurs chez le client, vérifier la solvabilité aussi tôt que possible afin de pouvoir, le cas échéant, ajuster ses conditions et/moyens de paiement, les conditions générales de vente (intérêts de retard, clause de réserve de propriété, etc) ainsi que la stratégie de relance.

Une fois le client livré et facturé avec toutes les précautions d’usage évoquées préalablement, il convient d’assurer une surveillance continue de ce dernier afin d’anticiper tout facteur éventuel pouvant entraîner un risque de non règlement et engager les actions nécessaires pour prévenir ce risque (alertes sur dépassements d’encours, blocage de commandes…).

Pour ce faire, on peut se baser sur une agence de scoring et gérer des alertes sur des critères bien définis en fonction de ses objectifs et ses clients mais on peut aussi analyser le comportement de paiement de ses propres clients pour avoir une vision plus fine du risque client vis-à-vis de nous. L’intelligence associée à cette analyse comportementale permet ainsi d’ajuster au mieux sa stratégie de gestion du client (stratégie de facturation, de recouvrement, etc).

Le saviez-vous ?

En France, 47.5% des factures sont payées en retard (Baromètre Atradius des pratiques de paiement – édition Octobre 2018) : le 2ème plus mauvais score en Europe de l’ouest après le Royaume-Uni.

CONCLUSION :

Pour faire rentrer le cash plus vite, il ne suffit pas uniquement de mettre en place une politique de recouvrement efficace. Cela passe par l’optimisation de l’ensemble du poste client, c’est-à-dire de la diffusion de la facture à l’encaissement de la créance, en passant par le paiement et le recouvrement. 

Bonne nouvelle ! Grâce à des solutions dédiées d’automatisation et de digitalisation du poste client dans sa globalité, votre gestion devient efficace, centralisée et structurée. Vous réduisez de manière significative vos retards de paiement et optimisez votre BFR pour ainsi dégager de la trésorerie, investir et rester compétitif sur votre marché. Bonus : vos équipes apprécieront d’être débarrassées des tâches fastidieuses pour se concentrer sur l’essentiel ; vos clients n’en seront que plus satisfaits !


Pour aller plus loin sur le sujet, je vous propose de découvrir (ou redécouvrir) les articles suivants :