Hays, leader mondial du recrutement de CDD, CDI, et contrat d’intérim, subissait sa forte croissance à cause d’une gestion de ses factures clients restée manuelle.
35 000 factures annuelles envoyées manuellement
Erreurs de distribution des factures, délai d’envoi s’étirant à une semaine et manque de visibilité et de traçabilité étaient le lot supplémentaire au processus manuel, qui entravait le bon traitement des factures clients. Hays souhaitait donc trouver une solution pour éliminer les tâches à faible valeur ajoutée et fluidifier le processus.
L’automatisation pour le Service Facturation et pour le Service Recouvrement
Plusieurs services de Hays se sont dotés d’une solution de dématérialisation du traitement des factures clients, directement intégrée à son ERP Microsoft Dynamics Navision, afin de supprimer les difficultés liées au manque d’automatisation du processus clients.
Grâce à la solution, le Service Facturation envoie 2/3 de ses factures par voie électronique email et externalise le reste directement via l’outil.
Le Service Recouvrement de Hays a également opté pour l’automatisation de l’envoi des lettres de relances et courriers recommandés de mise en demeure.
« Nous sommes environ 30 utilisateurs de la solution, que ce soit au service Facturation, Recouvrement et Travail temporaire, nous constatons tous un réel gain de productivité. Chaque logiciel métier est aujourd’hui lié à notre solution de dématérialisation ce qui permet à l’ensemble des services de suivre chaque étape de la facturation, de l’intégration de la facture à son envoi au client. »
Marie Rousseau | Chargée de facturation Product Owner ADV chez Hays.
65% de factures dématérialisées et 2 jours de gagné
L’automatisation de sa facturation et l’externalisation de son service de gestion du courrier a offert à Hays :
- Envoi de ses factures clients et de ses courriers de relance en temps réel, au lieu d’une semaine auparavant, au format papier et électronique,
- Meilleure traçabilité et visibilité sur l’envoi des factures pour la comptabilité et le recouvrement,
- Capacité à absorber un volume croissant de factures à organisation constante,
- Suppression de toutes les tâches manuelles chronophages,
- Revalorisation des tâches du service comptabilité qui peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée,
- Satisfaction clients accrue grâce au portail web permettant à leurs clients d’accéder à tout moment à leurs factures.
« Aujourd’hui, nous envoyons nos factures quasi-instantanément et avons gagné 2 jours complets en supprimant la gestion manuelle du courrier. Nous avons amélioré notre productivité et pouvons nous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les équipes sont ravies et ont été jusqu’à dire que la solution est magique ! »
Marie Rousseau | Chargée de facturation Product Owner ADV chez Hays
En savoir plus sur Hays
Hays, leader mondial du recrutement spécialisé, est expert du recrutement des professionnels qualifiés et compétents à travers le monde.
Hays compte près de 11 000 salariés dans 257 bureaux à travers 33 pays et 20 divisions. Chaque année, Hays recrute près de 77 000 candidats et 244 000 intérimaires pour le compte de milliers d’entreprises des secteurs privé et public, sur des postes en CDI, CDD et Travail Temporaire.
En fort développement, Hays France & Luxembourg compte aujourd’hui plus de 650 salariés répartis au sein de 21 bureaux (Aix-enProvence, Amiens, Bordeaux, Clermont-Ferrand, Dijon, Grenoble, La Rochelle, Lille, Lyon, Montpellier, Nancy, Nantes, Nice, Paris,Reims, Rennes, Rouen, Strasbourg, Toulouse, Tours et au Luxembourg) couvrant 25 spécialisations métiers et secteurs.
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- L’externalisation des services courrier : un premier pas vers la dématérialisation
Alizée Hannequart est en charge de la promotion de la marque et des solutions Esker auprès des clients de la filiale France.