La transformation digitale est un phénomène qui prend de plus en plus de place au sein des entreprises. Mais connaissez-vous réellement les bénéfices de la digitalisation sur vos processus métiers, et notamment sur la gestion de votre poste client ?
Faut-il choisir entre votre ERP et une solution de digitalisation ?
Avant de rentrer dans le vif du sujet et pour que tout le monde ait la même compréhension de cet article, je vous propose de donner une définition claire du terme « gestion du poste client ».
La gestion du poste client se caractérise par un ensemble de tâches qui s’étend de la diffusion des factures clients à l’encaissement des créances en passant par le recouvrement.
Vous êtes maintenant prêt à découvrir les 6 bénéfices clés d’une solution d’automatisation de la gestion du poste client !
#1 – AUTOMATISEZ LA DIFFUSION DES FACTURES CLIENTS & DES ÉTATS DE COMPTE
Avec certains ERP, vos factures sont automatiquement envoyées par e-mail (sans signature électronique). Mais pouvez-vous les diffuser en fonction des exigences et préférences d’envoi de vos clients ? Pas vraiment. Une solution d’automatisation vous permet d’envoyer automatiquement toutes vos factures et états de comptes selon le média préféré de chacun de vos clients (e-mail, courrier, portail, EDI, plateforme Chorus Pro etc).
Vos bénéfices :
- Gain de temps considérable
- Réduction de vos coûts liés à la diffusion des factures
- Respect de la conformité et des exigences réglementaires internationales en vigueur (ex : facturation électronique B2G, signature électronique, archivage…)
- 100% de visibilité sur tous vos envois
Vous renvoyez également une bonne image de marque et améliorez la satisfaction de vos clients.
Le saviez-vous ?
Grâce à la technologie RPA (Robotic Process Automation), vous pouvez également automatiser la soumission de vos factures sur le portail fournisseur de vos clients. Cela vous permet de gagner encore plus de temps !
#2 – PRIORISEZ LES TÂCHES QUOTIDIENNES DE VOS ÉQUIPES
L’une des fonctionnalités clés d’une solution d’automatisation de la gestion du poste client est la priorisation des tâches quotidiennes. À l’heure de la digitalisation, vous ne pouvez plus continuer à travailler avec des posts-it, des fichiers Excel et noter tous vos rappels sur un calendrier. Vous devez automatiser vos processus.
Une solution d’automatisation vous permet de centraliser toutes les données liées aux clients et actions de recouvrement dans une seule et unique plateforme. L’outil génère automatiquement une liste de tâches personnalisable et mise à jour en temps réel. Ainsi, en un coup d’œil, vous pouvez savoir quels sont les relances à effectuer, les clients en dépassement crédit, les avoirs imputés à saisir dans votre ERP… Vous gagnez un temps précieux et, en cas d’absence d’un collaborateur, vous pouvez retrouver très facilement les informations dont vous avez besoin et l’historique des actions effectuées.
Le saviez-vous ?
30% du temps de travail des chargés de recouvrement est consacré à la priorisation des tâches de relance.
#3 – AUTOMATISEZ L’ENVOI DE VOS RELANCES
Une stratégie de relance performante c’est : envoyer le bon message, au bon profil client, au bon moment et via le bon média. Une solution d’automatisation vous permet de :
1) Segmenter : déclinez vos scénarios de relance en fonction de vos catégories de clients
2) Planifier : définissez la fréquence de vos actions de relance,
3) Diversifier : alternez les moyens de contact (e-mail, courrier, téléphone),
4) Personnaliser : adaptez vos messages au niveau de relance.
Vos relances par e-mail et workflows sont automatisés pour simplifier et accélérer votre processus de recouvrement. Vous avez également la possibilité d’envoyer en masse une relance à plusieurs clients ayant les mêmes critères. Vous adaptez ainsi votre stratégie et vos messages en fonction des différentes typologies de clients pour un recouvrement plus efficace.
Le saviez-vous ?
Seulement 16% des entreprises ont un processus automatisé permettant notamment d’envoyer leurs relances clients.
#4 – ANALYSEZ LES MOTIFS DE VOS RETARDS DE PAIEMENT
Avec un ERP traditionnel, il est possible d’identifier les retards de
paiement et les litiges liés à une facture. Mais il n’existe aucun moyen de
suivre ni de gérer les causes réelles de ces impayés.
Avec une solution d’automatisation, vous pouvez créer une liste personnalisée
répertoriant les principales causes de retard de paiement. Ainsi, pour chaque facture
impayée, vous pouvez lui assigner un motif de retard et faire, par la suite,
des analyses. Ces dernières vous permettront d’identifier les causes de retard les plus fréquentes et, par
conséquent, mettre en place des actions correctives pour améliorer vos processus.
Et ce n’est pas tout ! Vous pouvez également partager avec vos
collaborateurs des notes liées aux comptes clients et aux actions de
recouvrement. Cela facilite la gestion
des litiges, et par ailleurs réduit
les délais de paiement, mais aussi les escalades de relance.
#5 – SUIVEZ VOS KPI (AU-DELÀ DU DSO)
Le suivi d’un ensemble d’indicateurs clés de performance permet d’avoir un aperçu clair de votre trésorerie. Ne vous concentrez pas uniquement sur une seule et unique métrique. Voici une liste non exhaustive des indicateurs pertinents à suivre qu’une solution d’automatisation peut fournir :
- CEI (Indice d’efficacité du recouvrement)
- DSO & Best Possible DSO
- Montant total dû en fin de mois
- Montant total contesté en fin de mois
- Appels de relance enregistrés
- Rappels de paiement envoyés
- …
Ces indicateurs vous permettent d’avoir une visibilité accrue sur vos processus, d’analyser vos performances et de piloter votre activité plus efficacement.
#6 – OFFREZ UN PORTAIL EN LIBRE-SERVICE À VOS CLIENTS
Contrairement à un ERP, une solution d’automatisation est équipée d’un portail web permettant à vos clients de se connecter (24h/24 et 7j/7) pour consulter ou contester une facture, planifier un règlement, visualiser leur état de compte, faire une demande d’avoir ou gérer leurs préférences de paiement. Ils ont également la possibilité d’envoyer un message à votre équipe via un chat intégré. Cela vous fait gagner du temps, donne plus d’autonomie à vos clients et améliore leur expérience.
CONCLUSION
Nous sommes tous d’accord là-dessus, une solution d’automatisation ne remplacera jamais votre ERP, ni vos équipes d’ailleurs. Elle donne l’opportunité à votre entreprise d’optimiser ses processus, de rester compétitive et permet à vos équipes d’être plus performantes. Vous améliorez aussi (et surtout) la satisfaction de vos clients et leur expérience. Enfin, n’ayez pas peur du changement.
Soyez acteur dans la mise en place des bons outils pour réussir la transformation digitale de votre service comptabilité clients.
Misez sur la complémentarité ERP/Digitalisation.
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- 5 conseils clés pour améliorer votre processus de gestion du poste client et vous faire payer plus vite !
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Cécile Opper occupe le poste de Digital Marketing Manager au sein de la filiale France d’Esker. Elle est en charge du référencement de nos sites, des campagnes publicitaires, du blog et de l’animation des réseaux sociaux.