Pour répondre à cette question je vous propose de partir d’un cas précis ; celui de la filiale d’une multinationale dans le secteur de la beauté et du luxe.
Cette société souffrait d’une absence de visibilité et de contrôle des processus métiers ainsi qu’une incapacité à évaluer le temps de gestion de ses différents services Comptabilité Clients, Service Clients et Service Commercial.
Le traitement de 100 % de ses notes de débits se faisait par papier, non seulement pour les documents reçus par courrier, mais également pour les e-mails et les messages EDI gérés comme des impressions.
Par exemple 50 à 60% des déductions reçues au format EDI étaient donc imprimées par le service Comptabilité Clients puis les données saisies manuellement dans leur ERP SAP. Le traitement des litiges se faisait aussi de façon manuelle ce qui le rendait chronophage et inefficace. 60 jours étaient alors nécessaire.
La transformation digitale contre les inefficacités de gestion
Cette société s’est lancée dans un projet de Transformation Digitale de son cycle Order-to-Cash pour automatiser le traitement de ses réclamations & déductions. Elle a choisi de scinder ce projet en 2 étapes pour ses divisions Luxe et Grand Public.
Etape 1 : mise en place d’une solution de dématérialisation pour la division Luxe
La société voulait une solution pour la division Luxe capable de :
- Simplifier les étapes de recouvrement, d’identification et de préparation des frais de publicité afin d’aider la comptabilité à allouer les dépenses aux bons centres de coûts dans SAP®.
- Simplifier l’identification des déductions pour la publicité afin de répartir le coût total entre les divisions et les typologies de produits. Cette étape a permis de réduire considérablement les erreurs et le temps de traitement.
Avec les fonctionnalités suivantes :
- Extraction des informations clées des déductions et rapprochement avec les données des clients dans SAP (produits, accords commerciaux…).
- Catégorisation automatique des notes de débits.
- Répartition des coûts dans SAP en fonction des lignes de produits (parfums, crèmes, etc.).
- Statistiques, métriques et rapports en temps réel.
- Tableaux de bord dynamiques et indicateurs.
Etape 2 : S’appuyant sur l’expérience de la division Luxe, la solution a aussi été mise en place dans la division Grand Public.
La deuxième phase consistait à mettre en place un workflow électronique de validation permettant de :
- Simplifier le travail des services Comptabilité Clients, Service Clients et Equipe Commerciale grâce à la catégorisation automatique des déduction.
- Réduire le temps de traitement des cinq catégories de déduction ( marchandises à livrer ou à retourner, différences de prix, retours, promotions et remises).
- Accélérer le processus de validation et d’éliminer l’utilisation du papier entre les bureaux.
Avec les fonctionnalités suivantes :
- Collecte de données pour toutes les catégories de déductions (retours, promotions, etc.) via les différents canaux de réception (EDI, e-mail, scan, etc.).
- Catégorisation basée sur des mots-clés prédéfinis (par exemple « rabais ») ou grâce à la technologie Machine Learning pour apprendre progressivement les termes utilisés par les clients.
- Workflows de validation configurés grâce à 5 critères.
- Statistiques, métriques et rapports en temps réel pour chaque étape du processus de validation des déductions, permettant à l’entreprise d’identifier les goulets d’étranglement et d’obtenir une visibilité sur tout le processus.
Automatisation : Les bénéfices
“Le grand avantage de la solution d’automatisation est la visibilité apportée au processus très complexe de gestion des déductions. »
Responsable de la Comptabilité Clients
- Gain de temps de traitement entre la réception et la résolution des déductions, passant de 60 jours à 1 jour.
- Agilité de traitement grâce à la technologie de Machine Learning d’Esker (identification et catégorisation des déductions ainsi que le calcul des dépenses).
- Accroissement de l’efficacité du processus comptable dans SAP. Les déductions sont maintenant automatiquement triées et classées par catégorie de produits.
- Amélioration du contrôle des déductions (par montant et par statut de traitement) grâce à des rapports, des graphiques dynamiques et des mises à jour en temps réel.
- Meilleure visibilité dans le processus de validation et dans les étapes de traitement : mesure du temps et de la valeur, aperçu des goulets d’étranglement et de l’expérience client.
- Gains financiers grâce à l’outil de prévisualisation des ventes et à l’amélioration des marges via la contestation et le rapprochement rapide des déductions avec erreurs.
Pour aller plus loin, je vous propose de découvrir (ou redécouvrir) les articles suivants :
- WALKERS (groupe PepsiCo) traite 90% de ses commandes grâce au Machine Learning
- Automatiser ses commandes passe-t-il forcément par des réductions de personnel ?
Alizée Hannequart est en charge de la promotion de la marque et des solutions Esker auprès des clients de la filiale France.