Rapport IOFM : Comment rendre votre service comptabilité fournisseurs plus performant grâce à l’automatisation ?

L’inefficacité a toujours été un défi pour le service comptabilité fournisseurs. Mais les perturbations causées par le passage au travail à distance ont mis en évidence et exacerbé les lacunes dans le mode de fonctionnement des services de comptabilité fournisseurs. En conséquence, le personnel de la comptabilité fournisseurs travaille de plus en plus longtemps. Il est plus difficile pour les services de comptabilité fournisseurs de payer les factures à temps. L’accès à l’information est plus compliqué. Enfin, les paiements en double et les autres erreurs réduisent considérablement les marges bénéficiaires. Il est d’autant plus choquant de constater que la plupart des entreprises ont automatisé moins de la moitié de leurs fonctions de back-office.

Les processus défaillants et incohérents sont en grande partie responsables de cette friction dans le cycle de la facture au paiement. Cependant, en combinant l’automatisation de bout en bout avec des processus cohérents, les services de comptabilité fournisseurs de toute taille et de tout secteur d’activité peuvent éliminer les frictions dans le cycle de vie de la facture au paiement et atteindre une performance optimale.

Comment, exactement, une entreprise peut-elle atteindre le statut de « top performer » ? Le livre blanc de l’IOFM l’explique pour vous. Mais, pour vous faire gagner du temps, nous avons rassemblé dans cet article de blog les conseils, les idées et les stratégies les plus importants.

Où en est votre service comptabilité fournisseurs ?

Cela ne veut pas dire que les services de comptabilité fournisseurs ont définitivement éliminé le papier et les processus manuels de leurs opérations. L’IOFM recommande d’évaluer les progrès réalisés dans l’automatisation de leurs processus de bout en bout, y compris la réception des factures, la saisie des données, l’approbation des factures, la correspondance entre les factures et les commandes, et les paiements aux fournisseurs. Voici comment évaluer votre situation :

• Aucune automatisation est définie comme n’ayant automatisé aucun de ces processus.
• Une faible automatisation signifie que vous n’avez pas automatisé plus de deux de ces processus.
• Une automatisation importante est définie comme l’automatisation de trois de ces processus.
• L’automatisation de bout en bout est définie comme l’automatisation d’au moins trois de ces processus.

La cohérence est essentielle

Pour devenir les plus performants, les services de la comptabilité fournisseurs doivent d’abord améliorer leurs processus afin de parvenir à la cohérence. Les services dont les processus manquent de cohérence sont susceptibles de s’appuyer sur un processus décisionnel au niveau du bureau, où les responsables fixent leurs propres priorités et méthodes. Ceux qui s’appuient sur la prise de décision au niveau du bureau – même ceux qui sont automatisés – sont parmi les moins performants de leur groupe de pairs. Mais la prise de décision au niveau du service n’est pas suffisante pour obtenir les meilleures performances. Votre service comptabilité fournisseurs doit avoir une prise de décision cohérente pour tous vos processus, afin que vos équipes puissent fonctionner dans une boucle d’amélioration continue des processus. L’IOFM appelle ce niveau maximal de maturité des processus la prise de décision P2P.

Comment améliorer la cohérence de vos processus ?

L’idée de devenir un service performant avec des processus cohérents peut être décourageante, en particulier pour les services de comptabilité fournisseurs qui ne font que commencer leur parcours d’automatisation et d’amélioration des processus.

Voici le plan étape par étape de l’IOFM pour faire évoluer votre service vers la cohérence des processus.

1) Obtenez un alignement stratégique

La cohérence des processus commence par l’évaluation de votre situation et la définition d’objectifs. Ces objectifs serviront de base à une déclaration de mission et de vision pour guider votre équipe PA. Essayez d’aligner les objectifs de votre service avec ceux des achats et des finances afin de vous assurer que vous vous soutenez mutuellement et non que vous vous entravez.

2) Mettez en place une équipe de gouvernance

Chaque processus a besoin d’une personne habilitée à effectuer et à appliquer des changements. Une équipe de gouvernance est d’une aide précieuse pour aider le propriétaire d’un processus à hiérarchiser les changements et à mettre en œuvre des améliorations continues.

3) Visualisez vos processus

Pour atteindre des performances optimales, votre service comptabilité fournisseurs doivent découvrir tous les processus qui peuvent les ralentir. Éxaminez vos processus du début à la fin, et utilisez toutes les informations que vous avez recueillies. Créez une feuille de calcul détaillant tout ce qui est nécessaire pour exécuter chaque étape cruciale de votre processus.

4) Gérez le changement

Le changement commence par la traduction de vos objectifs en étapes réalisables. Vous devez ensuite communiquer les changements à votre équipe pour vous assurer que personne n’est pris par surprise. Au fur et à mesure que vous mettez en œuvre les changements, assurez-vous d’enregistrer les meilleures pratiques ou les leçons apprises qui en ressortent et partagez-les avec toute votre équipe pour célébrer et reproduire les bons résultats.

5) Appliquez ce que vous avez appris

Les personnes les plus performantes fonctionnent dans une boucle d’amélioration continue des processus. Cela commence par l’alignement de vos objectifs d’amélioration des processus sur la définition de la réussite par la direction. Quantifiez les cibles et les objectifs de performance et identifiez et définissez les mesures du processus. Ensuite, recueillez des données pour mesurer vos progrès. Comparez vos résultats à ceux de vos pairs. Prévoyez comment vous allez traiter les résultats qui ne sont pas à la hauteur des performances de classe mondiale. Enfin, améliorez continuellement vos processus en vous fondant sur les données que vous avez recueillies.

Vous êtes sur la voie des meilleures performances

Une organisation ne peut améliorer ce qu’elle ne peut mesurer, dit le vieil adage. Et vous vous demandez peut-être comment mesurer vos progrès pour devenir un acteur de premier plan. Les données de référence de l’IOFM ont mis en évidence plusieurs mesures qui sont essentielles pour obtenir des performances de pointe en matière de PA. Voici les paramètres de gestion des comptes fournisseurs que vous devez mesurer :

1. Coût de traitement d’une facture
2. Nombre de factures par ETP
3. Pourcentage de factures payées à temps
4. Taux de correspondance des commandes au premier passage
5. Part des transactions nécessitant des corrections

Ce sont les mesures qui auront le plus grand impact sur votre capacité à devenir un acteur de premier plan.

Faites un pas de plus vers la performance de votre service comptabilité fournisseurs

L’automatisation de bout en bout et la cohérence des processus éliminent l’inefficacité. Comme chaque phase du traitement est électronique, il n’est plus nécessaire de saisir des données, de corriger les fautes de frappe et autres erreurs. Ni de stocker et de classer manuellement les documents. Les entreprises gagnent du temps et de l’argent grâce à la réception des factures et à la saisie des données. Elles bénéficient également des plaintes des entreprises et d’un flux d’approbation standardisé.

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