Le monde sauvage des déductions : ne laissez pas les paiements partiels entamer vos marges

Malgré la récente déclaration de Will Smith selon laquelle le film de 1999 « Wild Wild West » « [est] une épine dans le pied«  et outre le fait qu’il soit universellement considéré comme un échec critique et commercial, j’admets l’avoir beaucoup apprécié. Certes, l’histoire part dans tous les sens, mais j’ai néanmoins trouvé le film très divertissant. Quel est le rapport avec les déductions et la préservation des marges ? Il n’y en a pas directement, mais la première analogie qui me vient à l’esprit quand je pense aux déductions est en fait le Far West avec ses rangers solitaires, ses justiciers et ce film sur le Far West : très peu de règles et plutôt désorganisé.

Les fabricants et distributeurs de produits alimentaires, de boissons et de biens de consommation sont souvent confrontés à d’énormes obstacles pour être payés à temps et en totalité par la grande distribution. Il semblerait presque que les détaillants suivent le conseil de John Wayne « tirez d’abord, posez les questions ensuite » : ils sous-payent d’abord la facture et expliquent ensuite pourquoi – et souvent seulement lorsque les fournisseurs en font la demande.

De nombreuses déductions s’avèrent avoir une raison valable, soit parce qu’elles sont liées à des promotions, soit parce qu’il s’agit d’accords commerciaux conclus au préalable. Semblables à l’anarchie du Far West, les pratiques dans le domaine des déductions ne sont que vaguement délimitées et rarement correctement définies. Cela peut laisser place à des déductions douteuses, voire totalement infondées, que la grande distribution impose à ses fournisseurs. Les fabricants doivent alors se battre pour suivre toutes les réclamations, se noyant souvent dans des processus d’enquête qui peuvent inclure des personnes de différents services tels que la finance, le service client, le commerce et toute autre personne impliquée en amont et en aval de la supply chain.

Certaines entreprises abandonnent tout simplement l’examen des réclamations pour les petits montants, car elles ont calculé qu’il leur coûterait plus cher de consacrer du temps et des ressources à la vérification de chaque réclamation, puis d’entamer un processus de résolution des paiements contestés avec leur client. Un client d’Esker nous a dit qu’il avait un seuil de 200€, à partir duquel la procédure de résolution des litiges commençait, en passant simplement en perte tout montant inférieur à ce seuil. Ce constat confirme les recherches d’un rapport de 2018 de l’IOFM* sur les coûts de recherche et de résolution des déductions non autorisées des clients. Il est important de noter cependant que le passage en perte des déductions dilue les bénéfices de l’entreprise et peut avoir un gros impact sur le résultat net. Cela devient encore plus évident pour les entreprises travaillant avec une marge limitée : en opérant avec une marge de 5%, par exemple, 1 million d’euros de déductions évitées ou récupérées ont le même impact que 20 millions d’euros de revenus supplémentaires !

Comme je l’ai dit dans le récent communiqué de presse d’Esker – sur un ton plus grandiloquent qu’ici : « Chaque centime compte ! Nous voulons aider les entreprises à garder les déductions sous contrôle en leur permettant de suivre et d’examiner facilement les réclamations. » Les fournisseurs de la grande distribution ne devraient pas considérer les déductions comme une bataille perdue, mais plutôt essayer d’améliorer leur processus Order-to-Cash. L’ajout d’une technologie d’automatisation facilitera la recherche et la collaboration sur les réclamations, au sein de l’entreprise comme avec les clients. Les processus basés sur l’IA capturent automatiquement les données des pièces justificatives et font le lien entre ces informations et la déduction de paiement associée. Un workflow électronique basé sur le type et le montant de la réclamation garantit que toutes les vérifications et les approbations sont effectuées rapidement, en rassemblant toutes les preuves, de façon à décider facilement si la déduction est valide ou doit être contestée.

Esker a pour vocation de construire les leviers d’une croissance à somme positive. C’est une façon sophistiquée de dire que les clients et les fournisseurs devraient générer de la valeur ensemble plutôt qu’au détriment les uns des autres. Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas dans le monde de la grande distribution, car les détaillants ont tendance à profiter de leur position de force avec leurs fournisseurs, comme en témoignent ces déductions sauvages qui sont souvent imposées aux fournisseurs de manière unilatérale. Heureusement, nous ne vivons pas dans le Far West des films, et de la même manière, comme les chevaux sauvages, les déductions peuvent être domptées grâce à des processus organisés et une meilleure communication. Et cette histoire a également une fin heureuse avec des relations client-fournisseur mutuellement bénéfiques.

Allez donc voir ce vieux film de Will Smith, et peut-être serez-vous inspiré, vous aussi, pour apporter un peu d’organisation à une situation quelque peu anarchique. Et, en parlant de sauvage – alerte spoiler à venir ! – la tarentule géante à vapeur du méchant est vraiment quelque chose…!

*“How Automating the Management of Customer Deductions Reduces Time, Complexity and Cost in Accounts Receivable”, IOFM Diversified Communications, 2018

Pour en savoir plus sur la solution Esker d’automatisation des réclamations & déductions, n’hésitez pas à visionner cette vidéo 😃.

À bientôt 🖐️