Prenez le contrôle sur les factures impayées

La gestion des relances est une partie primordiale de la gestion du poste client. 

Elle permet d’obtenir les montants impayés mais aussi de prévenir les déductions inattendues, et plus particulièrement pour les entreprises qui commercialisent avec la grande distribution.

Depuis plusieurs années, les paiements partiels sont devenus récurrents et les équipes n’ont plus le temps de les traiter. Dès maintenant, optimisez vos processus de gestion afin de ne plus perdre en marge.

Dans quel cas, une entreprise fait-elle une relance de paiement à son client ?

Voici les deux situations les plus courantes où votre entreprise peut être amenée à faire une relance de paiement à un client ou à un fournisseur qui n’aurait pas payé l’intégralité du montant de sa facture.

Une déduction attendue

Le paiement partiel est lié à des promotions commerciales, par exemple, des escomptes de paiement anticipé ou des remises pour du marketing promotionnel.

Une déduction inattendue

L’entreprise n’a pas connaissance de cette déduction et doit demander un travail d’enquête à ses équipes pour comprendre pourquoi le client n’a pas payé l’intégralité du montant de sa facture.

Comment les entreprises gèrent-elles les paiements partiels ?

Les entreprises, et plus particulièrement les fabricants qui travaillent avec la grande distribution reçoivent énormément de paiements partiels tous les mois. En effet, ils sont confrontés à des obstacles pour être payés à temps et en totalité, généralement, le client ne paie pas la totalité de la facture sans donner de véritable raison au fournisseur.

Les équipes doivent consacrer énormément de temps à enquêter, afin de déterminer le type et la cause de la déduction, tout en collaborant avec les différents départements (services financiers, service client, ventes ou encore supply chain) pour la résoudre.

De ce fait, la majorité des grandes entreprises abandonnent le suivi des déductions à faible montant, puisque l’investigation leur coûterait plus cher que la résolution de celle-ci. La gestion des réclamations demande du temps aux collaborateurs pour analyser, vérifier et résoudre chaque contestation de paiement.

Comment optimiser le processus de résolution d’un paiement partiel ?

Les entreprises ne doivent pas considérer les déductions comme une bataille perdue, mais plutôt essayer d’améliorer leur processus de gestion afin de récupérer leurs marges.

Il est recommandé de mettre en place une technologie d’automatisation qui facilitera la recherche d’informations et la collaboration entre les différents services.

Les 3 avantages principaux de mettre en place une solution d’automatisation dans votre entreprise :

Gagnez du temps

Grâce à l’intelligence artificielle, les données des pièces justificatives sont détectées et capturées automatiquement afin de faire le lien entre les informations et la déduction de paiement associée.

Collaborez efficacement

Les équipes finances, du service client, de la supply chain ou encore les commerciaux ont accès à un workflow, qui attribue automatiquement les réclamations aux personnes concernées en fonction du type et du montant de la déduction. Les vérifications et les approbations sont effectuées rapidement, rassemblant toutes les preuves, de façon à décider facilement si la déduction est valide ou doit être contestée.

Anticipez les déductions de vos clients

Vous disposez d’un tableau de bord avec la visibilité sur les réclamations à venir, en cours et terminées, cela vous permet d’avoir une vue sur la charge de travail de vos équipes, mais également d’analyser l’historique de vos clients.

Pour résumer

La mise en place d’une solution d’automatisation qui facilite la résolution des paiements partiels est un indispensable pour vous aider à récupérer rapidement votre cash.