Le lien entre le respect des délais de paiement et la dématérialisation n’est pas si évident … et pourtant il est bien réel. Il a d’ailleurs été cité par des organismes qualifiés, comme l’Observatoire des délais de paiement ou le Médiateur des Entreprises.

De la Loi de Modernisation de l’Economie (LME) du 4 août 2008 à la Loi Sapin II du 9 décembre 2016, plusieurs réglementations ont vu le jour afin d’améliorer les délais de paiement avec notamment un délai de règlement maximum unique entre entreprises qui est de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture ; la sanction des retards de paiement par des amendes administratives pouvant atteindre 2M€ et la publication systématique des décisions d’amendes.

D’après le rapport annuel 2016 de l’Observatoire des délais de paiement, les délais de paiement moyens en France s’élèvent à 44 jours (en jours de chiffre d’affaires) pour les paiements clients et 50 jours (en jours d’achats) pour les paiements fournisseurs.

Alors concrètement, comment une solution de dématérialisation des factures fournisseurs peut permettre de mieux respecter les délais de paiement ?

Le premier intérêt d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs est qu’elle permet d’accélérer l’intégralité du processus de traitement : de la réception de la facture au déblocage du paiement en passant par la validation. Une facture traitée et validée plus vite peut donc, en théorie, être mise en paiement plus rapidement.

La dématérialisation offre aussi la possibilité de suivre les factures tout au long du processus, et ainsi d’avoir une meilleure visibilité sur les factures non validées ou non parvenues. Cette traçabilité permanente permet ainsi d’avoir des informations en temps réel sur l’état de traitement et de validation des factures et les raisons éventuelles de la mise en attente d’une facture qui peut par exemple être liée à l’absence d’un document (attente d’un bon de commande ou d’un avoir) ou à un litige.

Enfin, le suivi d’indicateurs spécifiques sur des tableaux de bord personnalisés contribue aussi à une amélioration des délais de paiement avec une mise en lumière d’informations importantes comme le nombre de factures arrivant à échéance, leur montant, les escomptes disponibles ou encore les pénalités encourues.

Au-delà du simple respect des délais de paiement, une solution de dématérialisation présente beaucoup d’avantages : amélioration de la relation fournisseurs (établissement et maintien d’une relation de confiance, moins de litiges et résolution plus rapide de ceux pouvant survenir), optimisation de la gestion de trésorerie, obtention d’escomptes fournisseurs.

Enfin, le respect des délais de paiement doit être vu comme un « outil de performance partagé » qui permet la pérennité de l’entreprise. En effet, une entreprise qui paye ses factures dans les délais est plus à même d’avoir une bonne image auprès de son écosystème et ainsi ne met pas en péril ses fournisseurs. Dans la mesure où une défaillance d’entreprise sur 4 est due à des retards de paiement, on peut dire qu’une entreprise qui respecte les délais de paiement est une entreprise « responsable » au sein de son écosystème.

Pour aller plus loin, je vous propose de découvrir (ou redécouvrir) les articles suivants :

• Getlink emprunte la voie de la dématérialisation pour faire voyager ses factures 2 fois plus vite
• Culligan France, expert du traitement de l’eau et des factures fournisseurs
• La dématerialisation dans un contexte multi sociétés et multi sites : le témoignage du Groupe CHÂTEL