Bien sûr la digitalisation du processus Purchase-to-Pay est source de nombreux bénéfices : réduction des coûts, gains de productivité, contrôle et conformité, etc… Mais la mise en place d’une solution de dématérialisation peut également avoir des effets collatéraux auxquels on ne pense pas initialement : elle peut notamment avoir des impacts sur le pilotage de votre activité.

Des indicateurs pertinents en temps-réel

L’automatisation du traitement des commandes et factures fournisseurs à travers une solution dans laquelle tout est tracé permet de recueillir de nombreuses informations que vous pouvez utiliser pour être plus performant au quotidien. En effet, en vous appuyant sur les chiffres récupérés au sein de la solution, vous pouvez déterminer des indicateurs clés stratégiques pour votre activité et votre entreprise.

Rappelons que la fiabilité et l’efficacité de ces indicateurs dépendent de plusieurs éléments :

• Il faut qu’ils soient simples, précis, quantitatifs ou qualitatifs mais surtout non contestables.
• Ils doivent être réalistes et comparables sur une période pour analyser leur évolution.
• Pour être pertinents, ils doivent être associés à des objectifs clairs et connus.
• Enfin, ils doivent permettre la prise de décisions et la mise en place d’actions.

Les indicateurs peuvent mesurer un état ou une évolution et prendre différentes formes : nombres, montants, ratios, pourcentages…La lecture de ces indicateurs doit être rapide et compréhensible immédiatement. Pour cela, vous pouvez par exemple vous appuyer sur des éléments visuels comme des codes couleurs.

Il ne sert à rien de multiplier les indicateurs. Je vous conseille de ne retenir que ceux qui ont un « sens » pour celui qui les analysera.

Appuyez-vous sur ces indicateurs disponibles pour optimiser le pilotage de votre activité

Puisque vous disposez de beaucoup de chiffres en temps réel dans votre solution de digitalisation, autant les exploiter et les utiliser pour améliorer vos performances quotidiennes !

Dans le cas du processus P2P, nous pouvons classer ces dernières en 3 groupes :

• La performance du processus et des équipes
• La performance financière
• La performance de la relations fournisseurs

Et pour chacune de ces catégories, vous pouvez vous appuyer sur des indicateurs présents dans la solution de digitalisation.

Concernant la performance du processus et des équipes :

Vous pouvez suivre les volumes :

• Nombre de factures/commandes traitées par mois
• Nombre / Pourcentage de factures avec commande et sans commande
• Pourcentage des factures par mode de réception (courrier, e-mail, portail, EDI)
• Pourcentage de factures comptabilisées automatiquement
• Pourcentage de factures ayant nécessité un apprentissage

Vous pouvez garder un œil sur la productivité et la réactivité :

• Nombre de factures vérifiées par mois par comptable
• Nombre de factures/commandes en attente par approbateur

Et enfin, vous pouvez également surveiller les délais de traitement :

• Délai moyen de traitement d’une commande/ d’une facture
• Délai moyen d’approbation par approbateur

Concernant la performance financière :

Au-delà de la réduction des coûts, la dématérialisation du cycle fournisseurs peut aussi vous permettre de mieux gérer votre trésorerie, d’accélérer vos clôtures et de respecter les délais de paiement.

Sur quels indicateurs pouvez-vous vous appuyer pour cela ?

• Pourcentage du budget dépensé, du budget disponible
• Budget dépensé/disponible par catégories de dépenses
• Montants des engagements réceptionnés non facturés
• Délais de règlement :
  • Nombre de factures arrivant à échéance et leurs montants
  • Pénalités de retard encourues
  • Escomptes disponibles

Concernant la performance de la relation fournisseurs :

L’avenir de votre entreprise dépend toujours en partie de votre relation fournisseurs. Il est donc primordial de la maîtriser au maximum, de la connaître et de la suivre.

Quels sont les éléments que vous pouvez garder à l’œil ?

• Nombre de factures/commandes en attente par fournisseur
• Délai moyen de traitement par fournisseur
• Montant moyen par fournisseur et par statut (à approuver, en attente, etc.)
• Délai moyen de règlement par fournisseur
• Nombre de factures payées dans les temps / ou en retard
• Nombre de factures mises à l’écart et les raisons de mises à l’écart

Ces listes ne sont bien entendu pas exhaustives et peuvent varier d’une entreprise à l’autre.

Pour un reporting et un pilotage d’activité vraiment efficace et pertinent, vous devez étudier votre contexte, définir vos objectifs et par la suite la mise en place de ces KPI coulera de source !

Pour aller plus loin, je vous propose de découvrir (ou redécouvrir) les articles suivants :

• Pelican Products Inc. automatise ses processus de gestion grâce au Machine Learning
• Digitalisez votre politique d’achat et apprivoisez les achats indirects !

Vous pouvez aussi consulter les ressources suivantes :

• Guide pratique « 5 indicateurs clés pertinents à suivre »
• Web conférence en replay « La digitalisation du processus P2P au service du pilotage et de l’amélioration de la performance de vos flux financiers. »