La comptabilité fournisseurs est traditionnellement considérée comme un service “administratif”. Elle est souvent perçue négativement. On ne compte plus le nombre de fois où l’on peut entendre : « Vous ne payez jamais les fournisseurs à temps ». En réalité, c’est toute la chaîne de traitement qui est inefficace et la comptabilité fournisseurs n’est que la dernière étape d’un processus d’achats très laborieux. C’est aussi parce que la plupart des services de comptabilité fournisseurs se concentre sur le fait de traiter le plus rapidement possible les factures. Cela fait partie de leurs activités, mais ce n’est pas la mission ni la vision qu’ils doivent avoir.
La mission du comptable fournisseurs devrait être de créer une relation solide avec le directeur financier et les contrôleurs de gestion. Il devrait être considéré comme le conseiller financier qui peut permettre à l’entreprise de réaliser de réelles économies.
La vision du comptable fournisseurs devrait être le chemin qui le mènera à cela, c’est-à-dire : la conception d’un processus qui supprime les obstacles afin d’en garantir l’efficacité, la conformité et la rentabilité.
Il faut pour cela un système qui puisse aider la comptabilité fournisseurs à contrôler les factures papier grâce à un circuit de validation électronique qui permet de suivre chaque facture et fournit des informations qui peuvent être utilisées pour évaluer l’ensemble du processus. En supprimant les dépenses non-conformes, on crée un processus efficace de bout en bout qui permet de réaliser des économies tout en respectant la politique d’achats interne de l’entreprise.
« Les données sont le nerf de la guerre »
Combien de fois avez-vous entendu « L’argent est le nerf de la guerre » ? Eh bien, en ce qui concerne la comptabilité fournisseurs, ce sont les données ! Lorsque les données sont prises en compte et analysées, le processus peut être optimisé de bout-en-bout avec pour résultat de réelles économies pour l’entreprise.
Malheureusement, la plupart des services de la comptabilité fournisseurs ne disposent pas de systèmes permettant de mesurer les résultats en temps réel. Ce qui amène les comptables fournisseurs à réagir au « bruit », en consacrant la majorité de leur temps aux personnes qui demandent de l’attention, pouvant laisser de côté certains problèmes qui passeraient inaperçus. Si la comptabilité fournisseurs disposait des données, elle pourrait se consacrer sur les problèmes récurrents en identifiant la source du problème. Ainsi, les erreurs ne seraient pas uniquement corrigées mais leur cause serait également identifiée et supprimée.
De nombreuses entreprises ont prouvé qu’un système capable de gérer la consommation de papier, de fournir des statistiques percutantes et de modifier le processus de la comptabilité fournisseurs pour éliminer les dépenses non-conformes, permet de réussir la mission plus importante : libérer la comptabilité fournisseurs des tâches manuelles pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que :
- Gestion des escomptes
- Gestion des dépenses
- Gestion du Dynamic discounting et de la trésorerie avec les contrôleurs de gestion
- Amélioration continue du processus et collecte des données
Pour en savoir d’avantage sur le sujet, vous pouvez :
- Lire l’article “Les 7 points clés pour réussir votre projet de dématérialisation du cycle Procure-to-Pay”
- Consulter notre page sur la digitalisation du cycle Procure-to-Pay
- Visionner le replay de la web-conférence “Digitalisez votre processus Procure-to-Pay pour transformer, soutenir et booster votre activité”
Marion Béhier est Chargée de Marketing Opérationnel pour l’offre Procure-to-Pay au sein de la filiale France d’Esker. Elle est en charge de la promotion des solutions Esker de dématérialisation des commandes d’achat et factures fournisseurs.