Facturation électronique : quels impacts pour les entreprises ?

Facturation électronique quels impacts pour les entreprises - Blog de la Démat

Alors que le projet de loi de finances 2020 prévoit la généralisation de la facturation électronique BtoB à l’horizon 2025, de nombreuses entreprises ont déjà franchi le cap. Et pour cause, la digitalisation de la chaîne de facturation offre de nombreux bénéfices, aussi bien sur le plan économique, qu’organisationnel ou sécuritaire.

La dématérialisation des factures a déjà fait la preuve de son efficacité à différents niveaux. Le premier bénéfice attendu est souvent d’ordre économique. Selon la Commission Européenne, ce sont près de 64,5 milliards d’euros d’économies qui pourraient ainsi être réalisées chaque année par les entreprises européennes optant pour la facturation électronique. Des économies qui se réalisent tout au long de la chaîne de traitement des factures, depuis la réception jusqu’au paiement, en passant par la validation, la gestion des litiges et l’archivage.

D’après la Direction générale des entreprises (Ministère de l’Économie, de l’Industrie et du Numérique) dans sa note de synthèse « Dématérialisation des factures et gestion comptable et financière », le coût de traitement d’une facture entrante au format papier oscille entre 14 et 20 euros. Le coût de traitement d’une facture sortante est, quant à lui, de 5 à 10 euros. Des sommes importantes à comparer avec le coût d’une facture dématérialisée qui s’élève en moyenne à 4 euros, et peut même tomber à 0,45 centimes d’euros lorsque la chaîne de traitement est parfaitement optimisée.

Des équipes comptables plus efficientes

La facturation électronique contribue également à la productivité des équipes en charge de son traitement. Ainsi, une étude réalisée par IDC dévoile que lesservices comptables consacreraient 30 % de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs, alors qu’avec la digitalisation le temps de traitement est réduit de 30 %. En effet dans ce cas, les opérationnels s’affranchissent de différentes étapes et les risques d’erreurs de saisies sont limités.

D’autre part, la dématérialisation des factures en facilite l’archivage. Il est très facile de les retrouver et d’y accéder lorsqu’elles sont archivées au sein de solution de dématérialisation en mode Cloud, ce qui est très pratique, par exemple, dans les cas de demande de duplicata, de contrôle fiscal par l’administration ou encore d’audit. Les équipes comptables gagnent ainsi en efficacité et peuvent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la gestion des fournisseurs stratégiques.

Une chaîne de facturation sécurisée

La dématérialisation de la chaîne de facturation contribue par ailleurs à limiter les risques de fraudes et de pertes de documents. Un constat renforcé par les récentes périodes de confinement : l’acheminement papier et la réception des courriers ont en effet été particulièrement impactés, ainsi que les destinataires qui, en télétravail, n’ont pu ni recevoir ni traiter les factures. Les risques de pertes de courrier ou les retards de réception étaient, pendant ces périodes, bien réels. La facturation électronique permet de s’en affranchir. Elle facilite la réception des factures par le bon interlocuteur, permet de mieux tracer l’avancement de leur traitement et assure la continuité d’activité des équipes comptables.

D’autre part, la dématérialisation des factures obéit à un cadre légal qui définit notamment les formats reconnus par l’administration fiscale (EDI, PDF signés, Factur-X, piste d’audit fiable). Des procédés qui garantissent l’authenticité de l’origine de la facture, son intégrité et sa lisibilité. Les risques de fraude à la facture s’en voient ainsi limités.

Des délais de paiement raccourcis

L’automatisation des processus de traitement des factures et leur intégration dans les logiciels comptables ou ERP suppriment les délais de transmission des documents (qui sont immédiats), fluidifient les échanges avec les services de facturation, accélèrent leur validation et donc les mises en paiement et les règlements.

Dans le cas de la facture fournisseur, elle contribue à accélérer le rapprochement avec les commandes et les états de réception, sa validation ainsi que son intégration comptable (automatique) et son traitement. Elle permet donc de respecter les délais de paiement dictés par la loi LME, voire d’anticiper sur les échéances de paiement en contrepartie d’un escompte. Dans un cas comme dans l’autre, elle contribue à l’amélioration des relations avec les fournisseurs.

Par ailleurs, l’automatisation du traitement et des fonctionnalités telles que la détection de doublons de factures, permet de mettre en lumière des potentielles erreurs, de les traiter et de les corriger plus rapidement. L’entreprise gagne alors du temps dans la détection et la résolution des litiges et améliore ainsi sa relation fournisseurs, tout en accélérant ses délais de paiement.

Une collaboration renforcée

Que ce soit pour le cycle fournisseurs (ProcuretoPay) comme pour le cycle clients (OrdertoCash), une plateforme de dématérialisation des factures facilite la collaboration entre les différentes parties prenantes. Du côté P2P (ProcuretoPay), elle permet notamment de digitaliser et donc de fluidifier le circuit d’approbation des factures. Un processus qui répond aux enjeux de décentralisation des équipes qui en ont la charge et contribue ainsi à l’accélération de leur traitement.

En externe, un portail fournisseurs crée également un lien entre l’émetteur et le récepteur de la facture, facilitant l’identification, le suivi et le traitement des factures, voire la résolution d’un éventuel litige.

Sur un portail fournisseurs, l’entreprise peut par exemple recueillir et centraliser facilement tous les documents liés à ses fournisseurs (documents juridiques, bons de commande, bons de livraison, factures,…). Ces derniers ont, pour leur part, la possibilité de mettre à jour simplement les informations les concernant. Chacune des parties concernées peut ainsi justifier de la légitimité des démarches qu’elle engage. Toutes les modifications et actions réalisées sur ce portail sont enregistrées et mises à jour automatiquement, y compris dans le logiciel de comptabilité ou l’ERP de l’entreprise s’ils s’interfacent avec le portail. Les échanges entre les différentes parties (internes et externes de l’entreprise) sont simplifiés, ce qui participe à l’efficacité collective des organisations.

Des processus d’analyses et d’audit simplifiés

La dématérialisation des factures simplifie les processus d’audit des services financiers grâce à l’extraction des données et à la génération automatique de rapports. Dématérialisée, la facture devient un objet numérique accessible à toute personne habilitée. L’acquisition des données contenues dans les factures permet de générer automatiquement les écritures comptables dans la solution de gestion d’entreprise. Elle alimente également automatiquement et en temps réel les processus de reporting et d’analyse qui gagnent ainsi en fiabilité.

Un pilier aux démarches RSE des entreprises

La mise en place de la facturation électronique s’inscrit également dans les démarches RSE des entreprises. En permettant, par exemple, une réduction de la consommation de papier et une diminution des transports de courrier, elle participe en effet aux efforts engagés par les entreprises en matière de développement durable.

D’autre part, la digitalisation des factures contribue à la qualité de leur traitement et au respect des normes et réglementations qui y sont liées, en particulier en matière de délais de paiement.

Dès lors qu’une entreprise respecte ses délais de paiement fournisseurs, elle participe au maintien de la confiance interentreprises. Cette démarche illustre également son engagement à veiller à l’équilibre de tout son écosystème fournisseurs.

Si ces différents bénéfices de la dématérialisation des factures sont désormais reconnus, le contexte sanitaire et économique de ces derniers mois a participé, sans conteste, à leur valorisation au sein des entreprises qui n’hésitent plus à choisir la facturation électronique pour digitaliser leur chaîne de facturation.

Pour en savoir plus sur le sujet :

Marion Béhier est Chargée de Marketing Opérationnel pour l’offre Procure-to-Pay au sein de la filiale France d’Esker. Elle est en charge de la promotion des solutions Esker de dématérialisation des commandes d’achat et factures fournisseurs.