Anticipez la facturation électronique B2B obligatoire : comment s’y conformer ?

Alors que la réglementation sur la facturation électronique B2B obligatoire est sur toutes les lèvres, s’y retrouver au milieu de toutes les spécifications n’est pas simple. Voici un récapitulatif sur les quelques zones d’ombre à date de ce qui est attendu afin d’être conforme à cette réforme.

La DGFiP rend le décret sur la facturation électronique obligatoire en France, dès 2024

Le Gouvernement, faisant suite à la directive de l’Union Européenne sur l’obligation des flux B2G et la généralisation de l’utilisation de la facturation électronique, a mené plusieurs travaux pour la lutte contre la fraude, en facilitant notamment les déclarations de TVA. La généralisation de la facturation électronique interentreprises va concerner l’intégralité des entreprises françaises.

Portée par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), une nouvelle ordonnance a été publiée en septembre dernier. Celle-ci précise le calendrier de la réforme (initialement prévue entre 2023 et 2025) sur l’obligation de facturation électronique B2B.

3 dates clés à retenir :

• 1er juillet 2024, lance l’obligation d’émission de factures électroniques pour les grandes entreprises dans le cadre de leurs transactions B2B domestiques. S’ajoute à cela l’obligation de e-reporting pour les grandes entreprises. Point de vigilance important : à cette même date, il sera obligatoire pour toutes les entreprises dès 2024 de recevoir des factures électroniques. Ce sont près de 4 millions d’entreprises en France qui seront impactées dès 2024.
• 1er janvier 2025, les entreprises de taille intermédiaire devront émettre des factures électroniques et l’e-reporting.
• 1er janvier 2026, les entreprises restantes (TPE/PME/Microentreprises) seront dans l’obligation d’émettre des factures électroniques et d’e-reporting également.

Dans le cas où son processus de facturation est non conforme, cela engage l’entreprise à des pénalités.
Tout manquement à ces obligations condamne l’ensemble des assujettis à des sanctions de non conformité.
15 euros par facture non conforme et de 250 euros par transmission non conforme (donc ce qu’on appelle le e-reporting).

Portail public, E-invoicing & E-reporting : que faut-il savoir ?

La première version des spécifications, qui est régulièrement mise à jour, a confirmé de nombreux éléments concernant la mise en œuvre de la réforme de facturation électronique B2B :

• Le modèle en Y, et le rôle des différents acteurs (Portail Public de Facturation, Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) et Opérateurs de dématérialisation (OD),
• L’annuaire des entreprises, qui aura un rôle clé dans ce modèle en Y,
• Les données obligatoires attendues par l’administration fiscale,
• Les formats obligatoires de flux d’échange : Structurés : (UBL et UN/CEFACT CII) ou Hybrides (FACTUR-X),
• Le cycle de vie de la facture et ses différents statuts de traitement,
• Le cadre du e-reporting, qui se précise de plus en plus.

Donc, c’est l’intégralité de votre processus de facturation qui peut être impacté !

Que savons-nous sur l’annuaire central des entreprises ?

Dans le cadre de la réception des factures, un annuaire central des entreprises sera mis en place. L’objectif est que toutes les entreprises (et leurs plateformes partenaires) aient le même référentiel, s’assurant du bon adressage des factures entre les différentes plateformes.

Par conséquent, il listera les entreprises et les informations de routage relatives à la réception de ses factures. Cela se traduira essentiellement par un code de routage, unique pour chaque possibilité de routage. Ce dernier permettant d’identifier la plateforme choisie au niveau du SIREN, du SIRET ou du code services de l’entreprise.
Plusieurs acteurs seront responsables de la mise à jour de cet annuaire :

• Le portail public de facturation, pour la création et cessation des entreprises uniquement,
• L’entreprise, si elle choisit le portail public de facturation comme plateforme,
• La plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), si l’entreprise choisit une plateforme de dématérialisation partenaire immatriculée pour recevoir ses factures.

Avons-nous plus d’informations concernant la mise en œuvre du e-reporting ?

De nouvelles précisions ont été récemment apportées sur cette autre grande composante de la réforme sur l’obligation de facturation électronique : l’e-reporting.

Les transactions B2B domestiques ne représentaient pas la plus grande partie des transactions réalisées en France. Afin de contrôler les autres flux, la DGFIP a identifié un autre axe de contrôle. Il a été ainsi décidé d’introduire l’obligation d’e-reporting sur les ventes B2B international et B2C.

Cela concerne également les opérateurs étrangers, sur les acquisitions intracommunautaires et acquisition de services hors EU. Il sera également obligatoire de transmettre les données de paiement lors des encaissements de prestation de services.

Pour transmettre des données de e-reporting au sein du modèle en Y, il existe deux possibilités :

• S’il existe une facture : envoyer un extrait des données de la facture avec les mentions obligatoires (du même niveau que ce qui est attendu pour la facture électronique).
• S’il n’existe pas de facture : faire une déclaration agrégée sur la période de e-reporting (soit grâce aux données du Z-de-Caisse ; soit manuellement sur le portail Chorus Pro).

La fréquence de e-reporting n’a pas été confirmée dans l’actuelle version des spécifications. Néanmoins, on suppose que la fréquence annoncée en atelier, soit une période de 10 jours, à transmettre sous 4 jours, est probable.

Quel est le rôle des PDP, Plateforme de Dématérialisation Partenaire ?

Dans le cadre du modèle en Y, les plateformes de dématérialisation partenaires devront être en mesure d’assurer le même rôle que le portail public de facturation. Elles seront en charge des contrôles de la facture, de l’extraction des données requises et de leur transmission à la bonne plateforme. Mais également en charge du e-reporting, de récupérer les statuts des transmissions, les données de facturation, etc…

Le PDP devra aussi envoyer l’extraction des informations obligatoires au Portail public de Facturation afin que celle-ci soit prise en compte par l’administration fiscale.

Les fournisseurs de PDP devront répondre à un cahier des charges qui n’est malheureusement pas encore connu pour l’heure. Celui-ci leur permettront d’obtenir une immatriculation de la part de l’administration fiscale. Ils seront ainsi certifier pour pouvoir effectuer les mêmes tâches que le portail public de facturation électronique Chorus. De nouvelles informations de la DGFIP sont prochainement attendues.

Les éditeurs de logiciel PDP auront donc la charge d’accompagner les entreprises dans la digitalisation du traitement de leurs factures. Que ce soit en émission ou en réception, ils les aideront à respecter les règles de conformité imposées par la réforme de facturation électronique dès 2024.

Quelles recommandations pour les entreprises souhaitant faire appel à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire ?

Toutes les parties prenantes des consultations publiques (que ce soit entreprises, administrations ou éditeurs) sont unanimes. Il faut que les entreprises anticipent dès maintenant, au risque de rater cette transition digitale et de se confronter à des sanctions.

Pour rappel, toutes les entreprises auront des choses à faire pour être prêtes en 2024 (côté facturation client et/ou facturation fournisseur). Chaque entreprise va devoir comprendre et prévoir les impacts sur ses systèmes d’information (en récupérant les nouvelles mentions obligatoires, en faisant le choix de sa plateforme d’émission, etc..).

Comment choisir un acteur de dématérialisation pour la facturation électronique B2B ?

Le choix de l’acteur sera crucial. Il faudra choisir une solution qui répond à vos besoins de conformité mais aussi métier. Un acteur leader et installé sur le marché qui saura répondre aux évolutions règlementaires et vous accompagner sur les futurs changements en France.

Idéalement, un acteur officiant aussi à l’international, et avec une réelle connaissance de la compliance à l’étranger. En effet, au delà de l’aspect réglementaire poussée par l’UE, c’est une vraie tendance aussi chez nos voisins européens et dans le monde.

Afin d’éviter les goulets d’étranglement, renseignez-vous dès maintenant sur la réforme et les solutions qui existent. C’est important et stratégique ! Les opérateurs vont être sur-sollicité et leur bande passante réduite au vu du nombre considérable d’entreprises qu’il faudra équiper en même temps. On parle de 4 millions d’entreprises !

C’est également en interne que de nombreux challenges vous attendent. Anticipez le paramétrage de vos outils, la formation des utilisateurs à ces nouveaux outils ou nouvelles procédures, etc…

Maintenez de bonnes relations avec vos partenaires. Ils s’attendent à ce que vous soyez, vous aussi, en conformité pour la deadline. Cela concerne vos clients, vos fournisseurs, mais surtout, et avant tout, l’administration fiscale. Cette dernière ne manquera pas d’appliquer des sanctions financières en cas de manquement.

Aussi, choisir une solution dès aujourd’hui, c’est aussi pouvoir optimiser vos flux actuels (format papier, EDI, etc…), tout en ayant une solution prête et qui vous accompagne pour la réforme et les nouveaux flux que vous devrez gérer en 2024.

Quelles opportunités à la facturation électronique B2B obligatoire ?

Enfin, au delà de ce cadre juridique, des impacts positifs sur votre organisation seront visibles rapidement :

• Réductions des délais de paiement
• Réductions des coûts de traitement
• Processus de facturation optimisé
• Processus d’envoi de factures simplifié par son format
• Des déclarations de TVA facilitées par le pré-remplissage
• Fiabilité des données & sécurité

Pour en savoir plus sur le sujet, visionner notre web conférence en partenariat avec la FNFE-MPE : Facturation électronique B2B en France : soyez prêt pour 2024 !

Vous pouvez également,

Pour en savoir plus à ce sujet, vous pouvez vous appuyer sur les contenus suivants :

• Facturation électronique obligatoire en 2024 pour le B2B : que faut-il savoir ?
• Facturation électronique : Quelle plateforme de dématérialisation choisir ?
• Facturation électronique : quels impacts pour les entreprises ?
• Facturation électronique : En route vers une obligation en France
• Facturation électronique : comment être en règle ?
• Assurer la conformité de la facturation électronique à l’échelle mondiale
• Facturation électronique obligatoire : comment s’y préparer ?