Les 7 points clés pour réussir votre projet de dématérialisation du cycle Procure-to-Pay

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Selon une enquête de PwC sur les priorités des directeurs financiers pour 2020, l’optimisation des processus et le pilotage de la performance figurent parmi les enjeux principaux des directions financières. Si, pour y parvenir, les leviers sont multiples, digitaliser l’ensemble de son cycle Procure-to-Pay peut y contribuer. Mais quels sont les points clés pour optimiser les chances de réussite de votre projet de dématérialisation du cycle Procure-to-Pay?

Préparation du projet

#1 Définir les contours de votre projet

Préparation du projet Procure-to-pay - Esker

Le lancement d’un projet peut avoir une influence sur la réussite de toutes les étapes de décision et d’implémentation d’une solution, c’est pourquoi il est essentiel de délimiter les tenants et aboutissants avant le lancement.
La phase de réflexion doit ainsi être une des plus importantes.

Commencez par définir les aspects du projet : A qui est-il destiné ? Pourquoi mettre en place un tel projet ? Comment souhaitez-vous l’implanter ? Quand le projet doit-il être lancé et combien de temps doit durer chaque phase ? Quels sont les points essentiels et les fonctionnalités que doit avoir la solution ? Etc.

N’hésitez pas à rédiger un cahier des charges en amont, vous pourrez toujours modifier vos attentes par la suite mais il servira aux différents prestataires que vous consultez afin qu’ils puissent cerner votre besoin plus facilement.

#2 Accompagner le changement en interne

Accompagner le changement en interne - Dématérialisation du cycle Procure-to-Pay

L’accompagnement au changement est une phase clé du projet et peut conditionner son adoption par les différentes parties prenantes et donc sa réussite. Pour garantir une adhésion optimale au projet de dématérialisation du cycle Procure-to-Pay, il est important de placer l’humain au centre du projet.

Le bouleversement des habitudes de travail entraîné par la mise en place d’une solution de digitalisation du cycle Procure-to-Pay peut être une source d’inquiétudes chez les salariés, aussi bien pour les comptables qui voient leur façon de fonctionner totalement repensée que pour les opérationnels qui ont un rôle moins important dans le processus.

Il est donc primordial de communiquer avec eux sur le projet dès le début, d’écouter leur avis et de répondre à leurs questions afin de les rassurer et qu’ils se sentent impliqué dans le projet.

Choix du prestataire

#3 Comparer plusieurs prestataires

Comparer plusieurs prestataires - Dématérialisation du cycle Procure-to-Pay - Esker

Afin de ne pas vous tromper dans votre choix et de voir les différentes solutions qui existent sur le marché, il peut être intéressant de contacter plusieurs prestataires afin de les comparer et de les mettre en concurrence.

Il existe plusieurs solutions de dématérialisation du cycle Procure-to-Pay sur le marché. Toutes n’ont pas les mêmes fonctionnalités ou focus, certaines solutions peuvent être plus abouties dans la dématérialisation des factures fournisseurs et d’autres dans la partie achat.

N’hésitez pas à demander une démonstration de la solution, cela vous permettra d’avoir un aperçu de son ergonomie et de ses fonctionnalités.

#4 Anticiper les nouvelles réglementations

Anticiper les réglementations - Dématérialisation du cycle Procure-to-Pay - Esker

Les réglementations sont en constante évolution et les entreprises sont contraintes de s’y adapter.

Il est donc nécessaire de choisir un prestataire qui fait évoluer sa solution de digitalisation du cycle Procure-to-Pay pour rester constamment conforme au cadre réglementaire.

Mise en place du projet

#5 Désigner un chef de projet

Désigner un chef de projet - - Dématérialisation du cycle Procure-to-Pay - Esker

Une fois votre prestataire choisi, désigner un chef de projet vous permettra de coordonner le projet plus facilement et ainsi que votre solution soit fonctionnelle plus rapidement.

Cette personne sera le point de contact référent en interne pour connaitre l’avancée du projet mais également auprès du partenaire choisi qui pourra le contacter dès qu’il a besoin d’éléments ou d’informations.

#6 Impliquer vos fournisseurs

Impliquer vos fournisseurs - Dématérialisation du cycle Procure-to-Pay - Esker

Le changement de votre processus de gestion du cycle Procure-to-Pay peut désorienter vos fournisseurs. Il est important pour eux que vous les préveniez en amont des différentes évolutions qui risquent de les impacter, qu’ils puissent s’adapter.

En leur expliquant votre démarche et les bénéfices qu’ils peuvent en retirer, tels qu’une plus grand visibilité sur le traitement de leurs factures ou un paiement plus rapide, ils se sentiront rassurés et accepteront plus facilement ces changements.

#7 S’adapter à l’avancement du projet

S'adapter à l'avancement du projet - Dématérialisation du cycle Procure-to-Pay - Esker

Le dernier point important est la flexibilité. Même si vous avez écrit un cahier des charges précis et prévu un rétroplanning, il est important d’être agile et de s’adapter au fur et à mesure de l’avancement du projet. Si certaines étapes seront plus rapides, d’autres pourront prendre plus de temps.

Adaptez-vous au rythme de vos collaborateurs, du projet et du prestataire.

Pour en savoir plus

Marion Béhier est Chargée de Marketing Opérationnel pour l’offre Procure-to-Pay au sein de la filiale France d’Esker. Elle est en charge de la promotion des solutions Esker de dématérialisation des commandes d’achat et factures fournisseurs.