La fonction Achats est confrontée à un environnement en perpétuelle évolution. Elle permet non seulement aux entreprises de survivre mais aussi de prospérer dans le climat économique actuel – et ces dernières années l’ont prouvé. En effet, les entreprises font face à des défis majeurs et à un climat économique instable. Elles doivent relever de nombreux défis qui perturbent la chaîne d’approvisionnement : le rebond de l’inflation, l’instabilité géopolitique, des prix de l’énergie élevés. Face à ces défis, la fonction Achats se positionne en première ligne et assume un rôle majeur dans la gestion de la stratégie de l’entreprise.
Qu’est ce que la gestion des achats ?
Certaines entreprises utilisent le terme Achats uniquement pour désigner l’acte d’achat de biens et de services (autrement dit l’approvisionnement) tandis que d’autres font référence au processus entier, du Sourcing au paiement.
La gestion des achats se définit comme l’ensemble des activités, des processus et des stratégies mises en place pour piloter et optimiser l’acquisition de biens et de services – et donc de ressources – nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.
À première vue, la gestion des achats est un processus simple mais en réalité elle englobe plusieurs activités : la planification des besoins, la gestion des appels d’offre, la négociation des contrats, la sélection des fournisseurs, le suivi des commandes, la gestion des relations avec les fournisseurs, le suivi de la performance… L’objectif des achats est d’assurer un approvisionnement efficace et économique, tout en minimisant les risques et en contribuant aux objectifs de l’entreprise.
Les différentes catégories d’achats
Les achats peuvent être divisés en deux grandes catégories :
- Les achats directs : également appelés achats de production, ils englobent l’ensemble des biens et des services directement utilisés dans la fabrication d’un produit ou la prestation d’un service. Le coût et l’efficacité des achats directs ont un impact sur la rentabilité et les performances de l’entreprise. En effet, un problème dans le processus d’achats directs affecte la capacité de l’entreprise à fabriquer son produit.
- Les achats indirects : aussi appelés achats hors production, ils concernent l’acquisition des biens ou des prestations de services qui n’entrent pas directement dans le cœur de sa prestation, mais qui sont essentiels à ses activités quotidiennes. On peut donner en exemple les services d’entretien de l’équipement utilisé pour la fabrication.
La gestion des achats comporte plusieurs défis pour les entreprises. Parmi eux, on retrouve :
- la recherche et l’évaluation des fournisseurs pour trouver les meilleurs partenaires commerciaux,
- le suivi complexe des dépenses et des commandes,
- ainsi que la nécessité d’une communication fluide entre les départements concernés par le processus d’achats.
Bien choisir ses fournisseurs
Pour une entreprise, sélectionner judicieusement ses fournisseurs est capital. En effet, choisir les bons partenaires pour s’approvisionner en matières premières, en produits finis ou en services est une démarche stratégique cruciale. Non seulement elle impacte directement la qualité des produits ou services, mais elle influe également sur la rentabilité et la réputation de l’entreprise. Opter pour des fournisseurs fiables, solides financièrement, en adéquation avec ses valeurs et ses besoins spécifiques est donc essentiel.
Ce rapport d’Ardent Partner ¹ révèle les trois principales priorités des Directions Achats en 2023.
On retrouve d’abord l‘identification des économies de coûts. Si la maîtrise des coûts a toujours été un sujet important dans les fonctions Achats, elle devient capitale depuis le retour de l’inflation. Cependant le prix n’est pas le seul critère qui doit être considéré pour le choix des fournisseurs. Parmi les critères de choix figure aussi la qualité des produits ou services proposés. Il est primordial que les fournisseurs puissent répondre aux normes de qualité et de performance car cela affectera directement la satisfaction de vos clients.
La stabilité financière du fournisseur est tout aussi cruciale, car elle garantit une relation à long terme. Évaluer la réputation du fournisseur, sa conformité à votre politique RSE ainsi que sa capacité à respecter les délais de livraison peuvent également être des critères déterminants.
En résumé, c’est tout un écosystème qu’il faut prendre en compte. La sélection des fournisseurs repose sur un équilibre subtil entre divers critères : c’est en les évaluant minutieusement que vous pourrez garantir une chaîne d’approvisionnement robuste et performante.
La digitalisation des Achats et du Sourcing
En troisième position des priorités des Directions Achats de l’enquête publiée par Ardent Partner¹, on retrouve le pilotage de la transformation numérique. Il n’est plus possible d’ignorer les opportunités liées à la digitalisation des achats. Non seulement elle a rationalisé les processus, mais elle a également rendu le travail plus agréable.
Les entreprises qui n’ont pas encore mis en place une solution de digitalisation effectuent encore les opérations de façon manuelle : elles contactent les fournisseurs, renseignent les notes de chaque fournisseur dans une feuille Excel, n’ont pas une visibilité en temps réel sur les demandes d’Achats et le suivi des dépenses. Le niveau de collaboration sur ces activités est encore très faible, il peut y avoir un manque d’implication d’autres départements qui pourraient apporter un soutien dans le choix des fournisseurs pour des produits ou services spécifiques. Un tel processus manuel ralentit et alourdit le travail des employés.
L’utilisation d’une solution de digitalisation dédiée :
- améliore l’échange entre le service Achats et les fournisseurs,
- augmente la collaboration entre les différents départements,
- permet d’augmenter le nombre de fournisseurs à inviter aux enchères inversées, sans pour autant augmenter la charge de travail des employés,
- fournit un meilleur suivi et contrôle du budget via des données en temps réel.
Conclusion
Ces dernières années ont mis en lumière l’importance de la gestion des Achats pour les entreprises, qui ne doivent pas seulement survivre mais chercher à prospérer dans un contexte économique en constante mutation. Ainsi, il est impératif que les professionnels des Achats adoptent une approche proactive dans la gestion de leurs processus pour réussir dans cet environnement exigeant.
Pour cela, la digitalisation apparaît comme un facteur clé qui peut contribuer au succès des entreprises dans cette nouvelle réalité économique. En utilisant les outils de manière efficace et innovante, les entreprises peuvent identifier de nouvelles opportunités, optimiser leur efficacité opérationnelle et assurer une résilience face aux imprévus. En investissant dans des solutions de digitalisation adaptées, les entreprises peuvent transformer leur fonction Achats en un avantage concurrentiel durable et favoriser une croissance rentable à long terme.
Pour aller plus loin :
- Livre blanc : Exploiter l’automatisation pilotée par l’IA pour renforcer les relations avec les fournisseurs et minimiser les risques
- Replay de l’atelier TV des Universités des Achats : Maîtriser les coûts grâce à l’optimisation des processus achats
- Replay des “Esker Digital Days” : Comment améliorer l’efficacité de vos processus achats et financiers ?
- ¹ Rapport Ardent Partner“CPO rising 2023”
Hana occupe le poste de Chargée de Marketing Opérationnel pour l’offre Source-to-Pay de la filiale France d’Esker.