Les responsables financiers qui budgétisent actuellement des projets de dématérialisation et planifient de profonds changements en 2020 ont l’occasion d’avoir un impact important en fonction des types de projets qu’ils entreprennent.
Toutefois, les directeurs financiers et les auditeurs sont nombreux à ne pas disposer des informations nécessaires pour agir de la sorte et peinent à investir dans l’automatisation du cycle Credit-to-cash. Les grandes entreprises comprennent qu’il ne s’agit pas d’abattre la plus grande quantité de travail possible, mais de se concentrer sur les tâches les plus importantes. Voici trois projets qui devraient se démarquer en 2020 :
Impact maximal – Ressources minimales
Chaque projet peut sembler prioritaire dans le processus de recouvrement. La solution consiste à se concentrer sur ce que la plupart des entreprises ont jugé comme ayant le plus de valeur et le moins d’impact sur les ressources comptables et informatiques : les rappels de paiement automatisés. Cette tâche, bien souvent effectuée manuellement, peut être rapidement configurée pour générer automatiquement des rappels de paiement entièrement personnalisables en fonction des préférences d’envoi au niveau de l’entreprise, du groupe de clients ou du client. Les messages peuvent être adaptés en fonction du degré de gravité (p. ex. ton neutre dans les 30 jours, ton plus appuyé au-delà de 60 jours, mesures de recouvrement au-delà de 120 jours, etc.). Les agents de recouvrement peuvent suivre le statut des envois et des accusés de réception/lecture, ainsi que les e-mails non acheminés. Les rappels de paiement automatisés sont un outil de recouvrement simple, et pourtant largement sous-estimé.
Découvrez ici comment les rappels de paiement automatisés ont contribué à réduire les tâches manuelles chez LinPepCo, à écourter considérablement leur délai de recouvrement et à éliminer pratiquement tous les clients dans la catégorie des 90 jours de retard de paiement.
Credit-to-Cash : Priorité à l’expérience client
Qu’est-ce qui aura l’impact positif le plus important et le plus immédiat sur les clients ? Un projet Credit-to-Cash au potentiel illimité pour les clients et l’amélioration de leur expérience ? Tout simplement le fait de faciliter les transactions avec vous. Pour améliorer la satisfaction des clients, il est essentiel de mettre à disposition un portail leur permettant de consulter et de payer leurs factures, de télécharger leurs relevés, de demander des crédits ou un échéancier de paiement, de souscrire au paiement automatique, de contester une facture, de communiquer avec votre service de comptabilité clients, etc. Si vous proposez plusieurs de ces options en libre-service, vos clients auront moins besoin de vous contacter pour la gestion de leur compte et la facturation, ce qui donnera à votre équipe le temps nécessaire pour se concentrer sur d’autres aspects du recouvrement et de la gestion de vos factures clients.
Découvrez comment Trek a utilisé un portail international de paiement des clients pour réduire son délai de recouvrement dans la présente étude de cas.
Conformité : des fonctionnalités externes qui renforcent l’investissement ERP existant
Il est souvent difficile de choisir entre de nouveaux produits ou fonctionnalités et la nécessité d’optimiser la technologie existante afin de réduire les coûts et d’obtenir un meilleur retour sur investissement. Il n’est pas toujours évident de savoir quelle approche privilégier. Parfois, la meilleure stratégie consiste à trouver un moyen de combiner les deux. Il est facile de se laisser séduire par tous les nouveaux processus dématérialisés qui existent, en particulier les solutions qui favorisent la réalisation de plusieurs tâches en simultané. Or il n’est pas certain que ce soit toujours la solution la plus rentable ou la plus efficace. Par exemple, la facturation électronique aux clients est certainement déjà configurée dans votre ERP. Toutefois, les factures électroniques envoyées à vos clients en dehors de la France risquent de ne pas être conformes aux réglementations locales du pays et doivent alors être traitées manuellement.
Chaque pays a ses propres spécifications en termes de formats, de champs obligatoires et de plateformes d’envoi des factures électroniques. L’Italie est le premier pays membre de l’UE à avoir rendu obligatoire la facturation électronique B2B à partir du 1er janvier 2020. Toute entreprise qui ne respecte pas les exigences de l’Italie et n’émet pas ses factures électroniques dans le format requis s’expose à de lourdes sanctions. Si vous êtes assujetti à la TVA en Italie et que vous envoyez actuellement des factures à vos clients par voie électronique, mais que vous n’avez pas automatisé l’envoi, la réception ou l’archivage fiscal de ces fichiers conformément aux réglementations nationales, vous risquez de subir un lourd impact financier. Vous n’avez pas besoin de revoir l’ensemble de votre processus de facturation électronique. Conservez ce qui fonctionne, mais pensez à étudier les exigences de conformité des factures électroniques pour vos transactions en dehors de la France, afin de compléter votre processus d’envoi des factures.
Pour plus d’informations sur les tendances et les évolutions sur le marché de la facturation électronique, vous pouvez lire l’entretien mené avec Bruno Koch, chez Billentis.
Avec les technologies émergentes qui combinent la dématérialisation des processus, l’intelligence artificielle et l’analyse des données (autant de solutions prometteuses en termes d’efficacité, de réduction des coûts et d’amélioration de la qualité pour les entreprises), il n’est guère étonnant que les responsables financiers s’engagent dans des projets de transformation numérique et d’automatisation du cycle Credit-to-cash. Toutefois, si vous êtes prêt à suivre l’exemple des grandes entreprises et que vous mettez sans relâche l’accent sur l’efficacité, interrogez-vous sur les processus à abandonner et ceux à dématérialiser. L’automatisation des rappels de paiement constitue un bon point de départ pour 2020 pour offrir une meilleure expérience via un portail client et compléter votre processus de facturation électronique existant afin de respecter la conformité B2G & B2B internationale.
Pour aller plus loin:
- Nous vous proposons de télécharger gratuitement ce guide pratique ou d’évaluer l’efficacité de votre processus de recouvrement actuel en seulement 3 minutes !
- Retour d’expérience sur l’automatisation du recouvrement : la recette du succès pour Wine Warehouse
- Internaliser ou externaliser son recouvrement, comment faire le bon choix ?
Laura Guzzi occupe le poste de Digital Marketing Manager au sein de la filiale France d’Esker. Elle est en charge du référencement de nos sites, des campagnes publicitaires, du blog et de l’animation des réseaux sociaux.