1ere étape dans la transformation du cycle Procure-to-Pay (P2P)
Le service comptabilité fournisseur de Butagaz est en charge du traitement de 20 000 factures par an. La gestion actuelle et manuelle représentait un vrai challenge pour les équipes. Les factures transitaient par courrier entre les sites, ce qui prenait du temps et pouvait entrainer une mauvaise traçabilité des envois de factures et des retards pour le règlement des fournisseurs.
Perte de temps, risque d’erreur, manque de visibilité sur la charge de travail, tâches redondantes … le processus en place avait un impact négatif sur le travail quotidien du service et aussi jusque sur la relation fournisseurs.
Butagaz a donc repensé son processus et choisi de digitaliser le traitement de ses factures fournisseurs avec pour objectif de :
- optimiser son processus de gestion des factures
- supprimer les échanges courriers
- gagner en productivité
- améliorer sa relation avec ses fournisseurs
- revaloriser les missions de son service comptabilité fournisseur
Un implémentation rapide
Butagaz souhaitait mettre en place rapidement la solution de digitalisation afin de pouvoir l’utiliser avant la clôture annuelle des comptes. Elle a donc été implémentée en quelques mois seulement. Elle s’intègre directement à son ERP SAP et permet de dématérialiser l’ensemble de la chaîne de traitement des factures fournisseurs.
Désormais, 42% des factures fournisseurs sont reçues par e-mails sur une boite de réception commune. Le but à terme est d’atteindre 90% grâce à une communication proactive faite auprès des fournisseurs et une conduite du changement en interne mais également en externe.
Une fois saisie, la facture se retrouve dans SAP et les services des différents sites de Butagaz peuvent la voir. Cette nouvelle organisation facilite le travail des équipes, qui peuvent contrôler et valider le document en un simple clic. Les factures papiers restantes sont scannées et instantanément intégrées dans la solution.
Un gain de 2 heures par jour au sein du service comptabilité
- Une simplification du processus de validation interne grâce à la suppression des échanges courriers,
- Une meilleure visibilité et traçabilité sur l’ensemble de la chaîne de facturation grâce aux tableaux de bord de la solution,
- Des missions a plus forte valeur ajoutée et l’acquisition d’expérience des équipes qui peuvent se concentrer sur l’analyse des données.
Simplicité, rapidité et sérénité ont été les maîtres mots de ce projet qui a permis au service comptabilité de revaloriser ses missions et acquérir de l’expérience sur d’autres tâches.
À PROPOS DE BUTAGAZ
Fournisseur multi-énergies et services, le groupe Butagaz a pour mission d’accompagner chaque Français dans sa transition énergétique en aidant à consommer moins et consommer mieux. Filiale du groupe DCC, il est en France un acteur majeur du gaz liquide (propane et butane) et est également fournisseur de gaz naturel, électricité et de granulés de bois. Opérant pour des clients BtoC et BtoB, le groupe Butagaz est composé de Gaz Européen, Distrinord Gaz, Logigaz Nord et Proxigaz.
Alizée Hannequart est en charge de la promotion de la marque et des solutions Esker auprès des clients de la filiale France.